Комплектование архива документами по истории России, находящимися за рубежом

Комплектование архива документами российского происхождения, находящимися по различным причинам за пределами Российской Федерации, и/или документами зарубежного происхождения, имеющими значение для России, заключается в:

- выявлении архивных и опубликованных сведений об этих документах за рубежом;

- выявлении государственных, общественных, иных организаций, частных лиц, располагающих документами российского происхождения и по истории России;

- установлении контактов с заинтересованными министерствами и ведомствами и их органами на местах, фондами, общественными организациями по связям с зарубежными странами и соотечественниками за рубежом и их отделениями на местах, музеями, в том числе краеведческими средствами массовой информации, а также представителями научной общественности;

- подготовке библиографии справочников и других изданий о зарубежных государственных и негосударственных архивах, хранящих документы российского происхождения и по истории России;

- составлении перечней фондов, коллекций, собраний и отдельных документов профиля архива по странам, архивохранилищам, владельцам;

- изучении обстоятельств попадания за рубеж документов российского происхождения;

- выявлении сведений о документах российского происхождения, профиля архива, возвращенных в Россию в виде подлинников, а также документов по истории России, полученных в виде копий;

- своевременном информировании вышестоящего органа управления архивным делом о выявлении документов российского происхождения с обоснованными предложениями о необходимости их получения в виде подлинников или копий;

- осуществлении оперативного взаимного информирования о местонахождении профильных архивам документов;

- осуществлении работы по эквивалентному обмену копиями документов в соответствии с соглашениями Федеральной архивной службы России, органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации с архивными службами и учреждениями зарубежных стран;

- приеме подлинных документов или их копий на постоянное хранение.

Федеральная архивная служба России и органы управления архивным делом субъектов Российской Федерации осуществляют координацию работы архивов, согласовывают с заинтересованными учреждениями науки и культуры, общественными объединениями и фондами вопросы выявления документов российского происхождения, их возвращения в Россию в виде подлинников и копий.

Прием полученных из-за рубежа документов в архив осуществляется в соответствии с соглашением (договором) между владельцем документов и архивом о продаже, дарении подлинных документов или их копий, обмене копиями документов. Заключение договора осуществляется с учетом законодательства соответствующей страны. В договоре могут оговариваться особые условия использования передаваемых документов.

Документы, поступившие из-за рубежа в виде подлинников или копий на правах подлинников, принятые на постоянное хранение в архив, независимо от их происхождения включаются в государственную часть Архивного фонда Российской Федерации и подлежат государственному учету.