Состав потоков документов

Тема: Организация документооборота в организации.

1. Основные понятия документооборота.

2. Состав потоков документов.

3. Основные положения по организации документооборота.

 

Основные понятия документооборота.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

К общим принципам организации документооборота можно отнести следующие:

· оперативность движения документов, его целенаправленное регулирование и оптимальное осуществление;

· обеспечение единообразия в порядке прохождения и технологии обработки основных категорий документов;

· исключение инстанций прохождения и действий с документами, не обусловленных деловой необходимостью.

Таким образом, главным правилом организации документооборота является оперативное движение документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами труда и времени.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить следующие этапы:

· прием и первичная обработка документов;

· предварительное рассмотрение и распределение документов;

· регистрация документов;

· контроль за исполнением;

· информационно-справочная работа;

· исполнение документов и отправка.

Порядок прохождения документов и операции с ними регламентируются рядом документов: регламент федерального органа исполнительной власти, инструкции по делопроизводству, табель унифицированных форм документов, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и должностные обязанности.

На основе этих документов в каждой организации разрабатываются внутренние регламенты и инструкции, утверждаемые руководителем организации и являющиеся нормативными документами по делопроизводству в организации.

Состав потоков документов.

Вся документация организации по отношению к аппарату управления делится на три документопотока: входящие документы, исходящие документы, внутренние документы.

Основными параметрами этих потоков, учитываемых при организации документооборота являются:

- направление потока, определяемое пунктами отправления и назначения;

- объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через его сечение в единицу времени;

- структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими признаками классификационного деления;

- режим потока, который определяется периодичностью движения документов через пункты обработки.

Движение документов в каждом потоке должно быть прямоточным, т.е. исключать возвратные, зигзагообразные и другие маршруты. Различные операции по обработке документа следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения.

Документооборот современной организации формируется на основе синтеза традиционных «бумажных» и компьютерных технологий. Документы, как правило, создаются при помощи современных информационных технологий, а их пересылка, обработка и хранение осуществляются как в электронном, так и в бумажном виде.

Для автоматизации документационного обеспечения управления используют различные информационные технологии:

· программное обеспечение для подготовки графических и текстовых документов, обработки изображений и оптического распознавания символов (позволяет работать с графическими образами документов и текстовыми файлами);

· системы управления документами, обеспечивающие автоматизацию хранения, поиска и управления электронными документами;

· системы автоматизации деловых процедур, предназначенные для обеспечения коллективной обработки документов в процессе реализации различных бизнес-процессов;

· программные системы для рабочих групп, служащие организации электронного взаимодействия исполнителей на основе постоянного обмена документами.