Основные положения по организации документооборота

Основные положения по организации документооборота отражаются в уставе организации, положениях о подразделениях, приказах о распределении обязанностей, организационной структуре, а главными документами, регламентирующими конкретные способы организации документооборота, являются инструкция по делопроизводству и график документооборота.

Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления и закрепления единого порядка составления документов и организации работы с ними, она должна сдержать:

· образцы оформления документов с указанием имен файлов. При этом на компьютерах сотрудников должны быть установлены шаблоны документов, применяемых в работе организации;

· номенклатуру дел организации и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;

· порядок регистрации документов;

· правила хранения файлов (с указанием директории и папки, в которой следует сохранять файлы различных видов документов);

· сроки хранения документов и файлов;

· правила работы с версиями документов, для которых предусмотрено уничтожение всех предыдущих вариантов (то есть хранение только одного файла с последним подписанным (утвержденным) вариантом документа);

· сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;

· порядок информирования руководства организации о состоянии исполнения документов;

· правила составления и оформления дел;

· порядок временного изъятия документов из дел;

· правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;

· порядок уничтожения документов после рассмотрения описей и актов экспертной комиссией;

· методическое руководство работой с документами.

 

 

График документооборота – создание и обработка документов в соответствии с порядком и сроками.

График документооборота составляется в виде схемы или перечня работ, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ. Для каждой организации график документооборота должен разрабатываться с учетом ее конкретных особенностей: размера, вида деятельности, структуры управления и т.п.

Рекомендуется по каждому документу включать в график документооборота следующие разделы:

1) порядок создания документа:

- количество экземпляров;

- ответственный за выписку;

- ответственный за оформление;

- ответственный за исполнение;

- срок исполнения;

2) порядок проверки документа:

- ответственный за проверку;

- кто представляет;

- порядок представления:

- срок представления;

3) порядок обработки документа:

- исполнитель;

- срок исполнения;

4) порядок передачи документа в архив:

- исполнитель;

- срок передачи.

Каждому исполнителю целесообразно вручить выписку из графика, в которой перечислены документы, относящиеся к его работе. Лица, составляющие и подписывающие управленческие документы, должны обеспечивать своевременное и качественное оформление документов, а также достоверность содержащихся в них данных.

Работы по составлению графика документооборота и контроль его исполнения организует руководитель специального структурного подразделения (управления делами, общего отдела.канцелярии, секретариата и др.). График документооборота утверждается руководителем организации.

Организация документооборота с применением компьютерных технологий должна обеспечивать совместимость ручной и автоматизированной обработки документов.

Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствует рациональному распределению должностных обязанностей между работниками и усилению контрольных функций, обеспечивает своевременность подготовки необходимых управленческих документов.