Переписка по электронной почте

В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Её преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При этом следует помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы.

В общем виде структуру делового электронного письма можно представляет собой структуру обычного делового письма. Но существует несколько особенностей.

Поле «тема»

Не стоит оставлять это поле пустым. Люди, с которыми ведется переписка, могут получать сотни писем в день и используют это поле для быстрой оценки важности содержания письма.

«Важность письма»

Если письмо содержит информацию о срочных изменениях, текст какого-либо договора или другую информацию, на которую надо обратить внимание в первую очередь, используйте важность «высокая», это выделит письмо в папке «Входящие».

§ Не используйте напрасно «высокая» важность!

Написание ответа

1. Начать необходимо с приветствия.

2. Деловое письмо должно быть точным, конкретным и лаконичным.

§ Точность – указание точных данных, на которые вы ссылаетесь (например, дату встречи, пункт повестки встречи, дату и тему другого письма или имя файла).

§ Конкретность – из письма должно быть точно понятно, что именно требуется от получателя.

§ Лаконичность. Необходимо ясно излагать свои мысли.

3. Если письмо содержит несколько вопросов, тем или задач, структурируйте их и отделяйте. Сплошной «поток мыли» сложно читать и можно пропустить, собственно, основной вопрос письма.

4. Текст не должен содержать ошибок! Опечатки не страшны, но если в каждом письме содержаться неверные слова, это становится заметно очень быстро и накладывает негативный отпечаток на имидж делового партнёра.

5. Никогда не отправляйте письмо, не прочитав то, что написали! Необходимо прочитать ответ и убедиться, все ли лаконично, точно, понятно, конкретно и не содержит грамматических ошибок. Нужно проверить, все ли необходимые адресаты указаны, правильно ли они расставлены в полях «Кому» и «Копия». Цитируйте текст оригинального письма.

Вложения

Воздержитесь от вложений сомнительного содержания: во-первых, Ваш корреспондент может не разделять ваших вкусов, а во-вторых, Вы можете доставить неприятности человеку, работающему в организации, где применяется перлюстрация почты.

Электронная подпись

1. Ее наличие – полезно (есть ваша контактная информация) и это хороший тон, демонстрирующий ваш профессионализм.

2. Подпись не должна превышать 5-6 строк. Она должна включать в себя минимум Вашу фамилию и имя. Кроме этого желательно указать номер Вашего телефона, адрес электронной почты, название и физический адрес компании, а также адрес ее сайта.

Таким образом, деловая переписка и делопроизводство в целом напрямую связаны с управлением. Отношение к документам – это вопрос менеджмента, исполнительской дисциплины. Письма организации являются весомыми слагаемыми имиджа компании в глазах партнёров и контрагентов. Именно поэтому так важно уметь грамотно вести деловую переписку.