Языковые нормы в официально–деловом стиле речи

История формирования делового стиля

Официально-деловой стиль выделился прежде других письменных стилей благодаря тому, что обслуживал важнейшие сферы государственной жизни:внешние отношения, закрепление частной собственности и торговлю.

Деловые документы появились на Руси после введения в Х в. письменности. Первыми письменными документами являются тексты договоров русских с греками 907, 911, 944 и 971 гг. А в XI в. появляется первый свод законов Киевской Руси «Русская правда. После «Русской правды» древнейшим документом считается «Грамота великого князя Мстислава и его сына Всеволода 1130 года».

Принятие в 1811 г. «Общего учреждения министерств» закрепляет в качестве государственной формы процесс унификации языка деловых бумаг. Активно формируются характерные черты канцелярского стиля: формально–логическая организация текста, неличный характер высказывания, синтаксическая громоздкость, именной характер речи, морфологическое и лексическое однообразие (превалирование именительного и родительного падежей), стандартизация.
Новую эпоху в процессе стандартизации открыла машинная обработка и компьютеризация делопроизводства.

Основные черты официально–делового стиля

Лексика

Характерной чертой лексики языка документов является высокая степень терминированности, причем к терминам примыкает огромный пласт номенклатурной лексики:
- номенклатура наименований (АООТ «Олимп», ИЧП «Старт»)
- номенклатура должностей (менеджер по продажам, рекламный менеджер);
- номенклатура товаров (ЗИЛ–130, Сталь угловая СТ–ЗКП,.).
Кроме юридических, экономических в языке деловых бумаг используется достаточно большое количество технических терминов: датчики, блоки питания, источники ионизирующего излучения. Среди последних достаточно много аббревиатур:КПД – коэффициент полезного действия.

Кроме терминов сокращаются названия известных правовых актов:
ГК – Гражданский кодекс;

Процедурная лексика – это лексика с обобщенным значением, которое в высокой степени свойственно и терминированной лексике:

- предприятие – фирма, концерн, холдинг, картель, синдикат;
- товар – консервы, термосы, автомобили, обувь и т.д.

Термины и процедурная лексика составляют, опорную, стилеобразующую лексику языка документов, составляющую по отдельным жанрам от 50 до 70 % всех словоупотреблений.

В текстах документов не допускается употребление сниженной лексики, разговорных выражений и жаргонизмов.

Грамматика

К грамматическим нормам делового стиля, представляющего язык документов, относят унификацию грамматической структуры словосочетания и словоформы. Например, в тексте приказа каждый пункт начинается с указания адресата в дательном падеже – «кому?», а затем «что исполнить?»:

Начальнику технического отдела Волкову М.Ю. организовать работу отдела в субботние дни в период с 10.01.96 г. по 10.02.96 г.
При этом особенно важно учитывать закрепленность предлогов за определенной формой: в отношении, в сторону, во избежание, в целях, в течение.

Синтаксис

В деловой письменной речи доминируют простые предложения. Особенностью их функционирования в языке деловых бумаг является то, что они в документах часто передают информацию, которая по объему равна информации, передаваемой с помощью сложного предложения.

Предложение в деловой письменной речи часто осложняется однородными членами, причастными и деепричастными оборотами. Таким образом, оно разрастается (особенно в приказах, постановлениях, распоряжениях) до абзаца, иногда – страницы, т.е. до нескольких сотен слов.

Порядок слов в предложении в официально–деловом стиле отличается своей строгостью и консерватизмом. У каждого члена предложения есть обычное, свойственное ему место, определяемое структурой и типом предложения.

Высокая степень стандартизации деловой переписки. В итоге складывается определенный тип языка, отличающийся консерватизмом, замкнутостью, непроницаемостью для иностилевых вторжений, для проявления индивидуального стиля автора.

Языковые нормы в официально–деловом стиле речи

1. слово должно употребляться с учетом его лексического значения;

2. слово должно употребляться с учетом его стилистической окраски (принадлежности);

3. Грамотность. Оно подразумевает не только знание правил словоупотребления, грамматической сочетаемости, моделей предложения, но и разграничение сфер использования языка.

4. Прямой порядок слов. Нарушение порядка слов часто порождает двусмысленность, неоднозначность прочтения.

Деловая переписка

Любая деловая переписка предполагает корректность и уважение к адресату, даже если цель письма – высказать претензию.

Неприемлемо начинать текст с отказа в ответ на какую-либо просьбу. Необходимо объяснить, почему было принято подобное решение и что при определенных условиях к данному вопросу можно вернуться.

Не нужно также поторапливать адресата и приписывать «срочно», «незамедлительно». К содержанию письма прислушаются, прочитав фразы: «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;

Структура делового письма

Типичное деловое письмо состоит из шести частей.

1. обращение,

2. преамбула,

3. основной текст,

4. подпись,

5. постскриптум,

6. приложения.

Обращение

Находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата. Для официальной деловой переписки стандартным считается обращение «Уважаемый», которое пишут с большой буквы и по центру листа. Если Вы знаете партнера лично, можете обратиться так: «Уважаемый Андрей Петрович», не знаете – «Уважаемый господин Смирнов». Кстати, в обращении к человеку слово «господин» сокращать до «г-н» нельзя. И ни в коем случае нельзя писать»Уважаемый господин Смирнов А. П.». Либо «Андрей Петрович», либо «господин Смирнов».

Преамбула Составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая Вас его написать. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.

Основной текст

Далее в 2х – 4х абзацах должна быть изложена ситуация, выражены Ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложен Ваш вариант разрешения вопроса.

Подпись

Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением». Также возможны варианты: «С надеждой на продуктивное сотрудничество», «С благодарностью за сотрудничество» и т.п.

При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта. Письмо на имя генерального директора должен подписывать также генеральный директор или, как минимум, его заместитель.

Постскриптум

Постскриптум (P.S.) – приписка в конце письма после подписи – довольно редко используется в деловой переписке. Она служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.

Приложения

Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своём листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.