Построение презентаций в Microsoft Power Point

Экзаменационные вопросы по информатике (гр. 1_1И, 1-2К)

 

Назначение и основные возможности Microsoft Excel.

Адрес ячейки, основные свойства ячейки, совокупность ячеек.

Форматирование ячеек в Microsoft Excel. Вставка и удаление строк, столбцов и диапазонов ячеек в Microsoft Excel.

Форматирование таблиц в Microsoft Excel.

Построение диаграмм в Microsoft Excel. Редактирование диаграмм.

Абсолютные, относительные и смешанные ссылки на ячейки.

Формула в MS Excel (определение, операнды, знаки сравнения, ошибки в формулах).

8. Вычисление формул в таблицах Microsoft Excel (копирование формул).

Листы рабочей книги. Связывание листов рабочей книги.

Работа с функциями в Microsoft Excel. Вычисление суммы и среднего значения.

Логические функции в Microsoft Excel. Использование вложенных функций.

Функция ВПР, основное назначение, аргументы функции.

Анализ деловых данных. Подбор параметра.

Сеть Internet (избранное, работа с иерархией папок).

Построение презентаций в Microsoft Power Point.

 

 

Ответы

1) Процесс проектирования электронной таблицы состоит из следующих этапов:

формирования заголовка электронной таблицы;

ввода названий граф документа;

ввода исходных данных;

ввода расчетных формул;

форматирования электронной таблицы с целью придания ей профессионального вида;

Подготовки к печати и ее печать.

Документ Excel - Рабочая книга. Рабочая книга представляет собой электронный эквивалент папки-скоросшивателя. Книга состоит из листов, имена которых выводятся на ярлычках в нижней части экрана. По умолчанию книга открывается с 3 рабочими листами – Лист1, Лист2, Лист3, однако их число можно увеличить или уменьшить. В книгу можно поместить несколько различных типов документов, например рабочий лист с электронной таблицей, лист диаграмм, лист макросов.
В ячейки электронных таблиц могут быть введены текст, цифры и фор-мулы. Во всех табличных процессорах существуют синтаксические соглашения, позволяющие отличить формально-цифровую информацию от текстовой.

Формула – это выражение, состоящее из числовых величин и арифметических операций. Кроме числовых величин, в формулу могут входить в качестве документов адреса ячеек, функции и другие формулы. Пример формулы: =А5/Н8*12. В ячейке, в которой находится формула, виден только результат вычислений. Саму формулу можно увидеть в строке ввода, когда данная ячейка станет активной.

Функции представляют собой запрограммированные формулы, позволяющие проводить часто встречающиеся последовательности вычислений. Например, функция автосуммирования может быть представлена следующим образом: =СУММ (А1:А4). Excel предоставляет большой набор возможностей по графическому представлению данных. Имеется возможность выбора из 14 различных типов диаграмм, причем каждый тип диаграмм имеет несколько разновидностей (подтипов). Представление данных в виде диаграмм позволяет наглядно представить числовые данные и осуществлять их анализ по нескольким направлениям.

 

2) Ячейка - область электронной таблицы, находящаяся на пересечении столбца и строки, это наименьшая структурная единица на рабочем листе. Ссылка - способ (формат) указания адреса (имени) ячейки. Адреса ячеек (ссылки) могут быть относительными или абсолютными. Ячейки могут иметь собственные имена.
Ссылки на ячейку (адреса ячеек) используются в формулах и функциях в качестве аргументов. При выполнении вычислений на место ссылки вставляется значение, находящееся в ячейке, на которую указывает ссылка.

Типичными установками, принимаемыми по умолчанию на уровне всех ячеек таблицы, являются:, ширина ячейки - около 8 разрядов, высота - около 12 пунктов; левое выравнивание для символьных данных;, основной формат для цифровых данных с выравниванием вправо. Адрес ячейки составляется из обозначений столбца и номера строки, на пересечении которых находится эта ячейка, например: А1, C24, АВ2 или 11, если столбцы и строки нумеруются числами.

Пустые ячейки можно вставлять сверху или слева от активной ячейки на листе, при этом остальные ячейки будут смещены вниз в этом же столбце или вправо в этой же строке. Таким же образом можно вставлять строки над строкой или столбцы слева от столбца. Ячейки, строки и столбцы можно также удалять. ПРИМЕЧАНИЕ. В Microsoft Office Excel 2007 имеется больше строк и столбцов, чем в предыдущих версиях. Их число ограничивается следующими предельными значениями: 18278 (A — ZZZ) столбцов в ширину и 1048576 строк в высоту. Вставка пустых ячеек на листеВыделите ячейку или диапазон ячеек в том месте, где необходимо вставить новые пустые ячейки. Выделите столько же ячеек, сколько нужно вставить. Например, чтобы вставить пять пустых ячеек, необходимо выделить пять ячеек.

2. На вкладке Начальная страница в группе Ячейки щелкните стрелку рядом с командой Вставка, а затем выберите в списке команду Вставить ячейки.

СОВЕТ. Вместо этого можно щелкнуть выделенные ячейки правой кнопкой мыши, а затем в контекстном меню выбрать команду Вставить.В диалоговом окне Добавление ячееквыберите направление, в котором будут смещены окружающие ячейки. Вставка столбцов на листе

1. Выполните одно из следующих действий.

· Чтобы вставить один столбец, выделите столбец или ячейку непосредственно справа от того места, куда нужно вставить новый столбец. Например, чтобы вставить новый столбец слева от столбца B, щелкните ячейку в столбце B.

· Чтобы вставить несколько столбцов, выделите столбцы непосредственно справа от того места, куда нужно вставить новые столбцы. Выделите столько же столбцов, сколько нужно вставить. Например, чтобы вставить три новых столбца, необходимо выделить три столбца.

Чтобы вставить несмежные столбцы, удерживайте нажатой клавишу CTRL при выделении несмежных столбцов

Выделение ячеек, диапазонов, строк и столбцов. На вкладке Начальная страница в группе Ячейки щелкните стрелку рядом с пунктом Вставка, а затем выберите команду Вставить столбцы листа.

Удаление ячеек, строк и столбцов

1. Выделите ячейки, строки или столбцы, которые нужно удалить.

Выделение ячеек, диапазонов, строк и столбцов

2. На вкладке Главная в группе Ячейки выполните одно из следующих действий.

· Чтобы удалить выделенные ячейки, щелкните стрелку рядом с кнопкой Удалить и выберите команду Удалить ячейки.

· Чтобы удалить выделенные строки, щелкните стрелку рядом с кнопкой Удалить и выберите команду Удалить строки с листа.

· Чтобы удалить выделенные столбцы, щелкните стрелку рядом с кнопкой Удалить и выберите команду Удалить столбцы с листа.

4) В Microsoft Excel форматирование рабочей таблицы происходит аналогично соответствующим операциям в Microsoft Word. Правда в электронных таблицах меньше используются действия с изменением параметров страницы и абзаца, а чаще выполняются выравнивание, шрифтовое оформление и обрамление рамки ячеек таблицы. В Excel предлагаются готовые стили таблицы, которые можно использовать для быстрого форматирования таблицы. Если такие стили не соответствуют потребностям пользователя, можно создать и применить настраиваемый стиль таблицы. Для таблиц также доступны инструменты, помогающие анализировать данные. Тем не менее можно удалить функции таблицы и сохранить только ее форматирование.

5) Excel обеспечивает возможность наглядного отображения числовых данных электронных таблиц – в виде диаграмм и графиков.

Для создания диаграмм удобнее всего использовать таблицы, организованные в виде списка или базы данных, т.е. такие таблицы, у которых все строки содержат однородную информацию (однотипные числовые данные), заголовки столбцов находятся в верхней строки, а названия строк – в левом столбце.

В Excel диаграммы можно создавать различными способами:

 

• 
  с помощью команды меню ^ ВСТАВКА ð Диаграмма;
• 
  с помощью кнопки панели инструментов окна Excel Мастер диаграмм;
• 
  щелчком по кнопке Создать диаграмму текущего типа;
• 
  с помощью клавиши F11.

Первые два способа позволяют создавать любые типы диаграмм за четыре последовательных шага Мастера диаграмм.

Диаграммы создаются на основе одного или нескольких рядов данных – групп ячеек, заполненных числами, находящимися в одной строке или одном столбце. Готовая диаграмма сохраняет связи с таблицей, на основе которой она была построена, и автоматически обновляется при изменении исходных данных в таблице.

Для построения диаграмм в Excel обычно используется Мастер диаграмм. Перед вызовом Мастера диаграмм рекомендуется заранее выделить диапазон данных, на основе которых будет создаваться диаграмма. В этом случае при работе Мастера выделенные данные будут автоматически включаться в создаваемую диаграмму. Если диаграмма создается на основе целой таблицы, то достаточно просто установить курсор в одной из ее ячеек. Указать диапазон данных можно и в процессе работы Мастера диаграмм (на втором шаге).

Диаграммы можно создавать на основе несмежных рядов данных. В этом случае при выделении нужного диапазона следует одновременно нажимать клавишу Ctrl или перед выделением исходных данных скрыть неиспользуемые столбцы (или строки).

Третье окно Мастера диаграмм обычно содержит следующие вкладки:

 

• 
  Заголовок – для ввода текста заголовка диаграммы и подписей осей;
• 
  Оси – для определения отображения и маркировки осей координат;
• 
  Линия сетки – для выбора типа линий и характера отображения сетки;
• 
  Легенда – для отображения или скрытия легенды и определения ее места на диаграмме. Легенда – небольшое подокно на диаграмме, в котором отображаются названия рядов данных и образцы их раскраски на диаграмме (в виде ключа легенды);
• 
  ^ Подписи данных – для управления отображением надписей, соответствующих отдельным элементам данных на диаграмме;
• 
  Таблица – для добавления к диаграмме (или скрытия) таблицы данных, использованной для построения диаграммы.

Последнее (четвертое) окно Мастера диаграмм служит для определения места ее размещения в рабочей книге.

При выделении диаграммы или любого ее элемента на экране появляется панель инструментов Диаграмма, а в строке меню окна Excel – новая команда Диаграмма.

6) Ссылка в Excel – это адрес ячейки или диапазона ячеек.

В Excel есть два вида стиля ссылок:

· Классический (или А1)

· Стиль ссылок R1C1; здесь R — row (строка), C — column (столбец).

По умолчанию ссылка на ячейку является относительной. Например, если вы ссылаетесь на ячейку A2 из ячейки C2, вы указываете адрес ячейки в том же ряду (2), но отстоящей на два столбца влево (C минус A). Формула с относительной ссылкой изменяется при копировании из одной ячейки в другую. Например, вы можете скопировать формулу =A2+B2 из ячейки C2 в D2, при этом формула в ячейке D2 сдвинется вниз на один ряд и превратится в =A3+B3. Если необходимо сохранить исходный вид ссылки на ячейку из этого примера при копировании, ссылку на ячейку можно сделать абсолютной, поставив перед названиями столбцов (A и B) и строк (2) знак доллара ($). В таком случае, при копировании формулы (=$A$2+$B$2) из C2 в D2 формула не изменяется.

В некоторых случаях ссылку можно сделать «смешанной», поставив знак доллара перед указателем столбца или строки для «блокировки» этих элементов (например, $A2 или B$3). Чтобы изменить тип ссылки на ячейку, выполните следующее.

1. Выделите ячейку с формулой.

2. В строке формул выделите ссылку, которую нужно изменить.

3. Для переключения между типами ссылок нажмите клавишу F4.

В таблице показано, как изменяется тип ссылки, если формула со ссылкой копируется на две ячейки вниз и на две ячейки вправо.

7) Выполнение всех математических расчетов осуществляется с помощью формул. Написав некоторую формулу, Вы определяете порядок выполнения действий. Порядок выполнения операций записывается с помощью операторов. Однако для получения результата необходимо подставить в формулу конкретные значения входящих в нее величин. Значения — это числа, даты, время, текст. Например, в выражении 2+3 числа 2 и 3 — значения. Операторы — это условные обозначения, определяющие действия со значениями. Умножение, деление, сложение и вычитание — операторы, которые мы используем в виде символов или условных обозначений. Для выполнения табличных вычислений нужны формулы. Поскольку некоторые формулы и их комбинации встречаются очень часто, то программа Excel предлагает более 200 заранее запрограммированных формул, которые называются функциями. Формулы представляют собой выражения, позволяющие выполнять вычисления, возвращать данные, манипулировать содержимым других ячеек, проверять условия и т. д. Формула всегда начинается со знака равенства (=).

Ниже приведены примеры формул различных типов, которые можно использовать на листах.

· =5+2*3 Сумма числа 5 и произведения чисел 2 и 3.

· =A1+A2+A3 Сумма значений в ячейках A1, A2 и A3.

· =SQRT(A1) Функция SQRT возвращает квадратный корень значения в ячейке A1.

· =СЕГОДНЯ() Возвращает текущую дату.

· =ПРОПИСН("привет") Преобразует строку "привет" в "ПРИВЕТ" с помощью функции ПРОПИСН.

· =ЕСЛИ(A1>0) Анализирует ячейку A1 и проверяет, превышает ли значение в ней нуль.

8) Формулы. Вычисления в таблицах программы Excel осуществляются при помощи формул. Формула может содержать числовые константы, ссылки на ячейки и функции Excel, соединенные знаками математических операций. Скобки позволяют изменять стандартный порядок выполнения действий. Если ячейка содержит формулу, то в рабочем листе отображается текущий результат вычисления этой формулы. Если сделать ячейку текущей, то сама формула отображается в строке формул.

Правило использования формул в программе Excel состоит в том, что, если значение ячейки действительно зависит от других ячеек таблицы, всегда следует использовать формулу, даже если операцию легко можно выполнить в “уме”. Это гарантирует, что последующее редактирование таблицы не нарушит ее целостности и правильности производимых в ней вычислений.

Ссылки на ячейки. Формула может содержать ссылки, то есть адреса ячеек, содержимое которых используется в вычислениях. Это означает, что результат вычисления формулы зависит от числа, находящегося в другой ячейке. Ячейка, содержащая формулу, таким образом, является зависимой. Значение, отображаемое в ячейке с формулой, пересчитывается при изменении значения ячейки, на которую указывает ссылка.

Абсолютные и относительные ссылки. По умолчанию, ссылки на ячейки в формулах рассматриваются как относительные. Это означает, что при копировании формулы адреса в ссылках автоматически изменяются в соответствии с относительным расположением исходной ячейки и создаваемой копии.

9) В Excel существует возможность связывания рабочих листов. С ее помощью можно, например, свести воедино значения разных таблиц на одном рабочем листе.

 

Прямое связывание

Для ссылки из таблицы, расположенной на Листе 1, на данные таблицы, расположенной на Листе 2, надо в ячейке таблицы Листа 1 указать абсолютный адрес ячеек с данными Листа 2, в виде:

= Лист 2!$A$1.

Если нужно сослаться на данные, расположенные в незагруженном файле (другой рабочей книге), то нужно задать полный путь местонахождения файла с названием листа в одинарных кавычках, при этом имя рабочей книги указывается в квадратных скобках:

=d:\ excel\[primer]лист 2'!$n$20. Связывание - это использование ссылок на ячейки из внешних рабочих книг в целях получения из них данных для своего рабочего листа. При связывании рабочие листы связываются таким образом, что один становится зависим от другого. Рабочая книга, содержащая связанные формулы (т.е. формулы с внешними ссылками), называется зависимой. А рабочая книга, в которой находится информация, используемая в форме с внешними ссылками, называется исходной. Исходная рабочая книга необязательно должна быть открыта в то время, когда открыта зависимая рабочая книга.

Существует несколько способов создания формулы с внешними ссылками:

• Набрать ссылку на ячейку вручную. Эти ссылки могут быть достаточно длинными, так как они содержат, кроме адреса ячейки, имена рабочей книги и рабочего листа. Приемущество этого метода состоит в том, что исходная рабочая книга необязательно должна быть открыта.
• Указать ссылку на ячейку. Если исходная рабочая книга открыта, то чтобы создать формулы с внешними ссылками, можно воспользоваться стандартным методом указания.
• Выполнить команду Правка | Специальная вставка, а затем щелкнуть на кнопке Вставить связь. Этот метод требует, чтобы исходная рабочая книга была открыта.
• Воспользоваться командой Данные | Консолидация.

10) Предположим, требуется найти среднее количество дней для выполнения этапа работ в проекте или вычислить среднюю температуру в определенный день за 10 лет. Существует несколько способов вычисления среднего значения ряда чисел.

Функция СРЗНАЧ вычисляет среднее значение, то есть центр набора чисел в статистическом распределении. Существует три наиболее распространенных способа определения среднего значения, описанных ниже.

· Среднее значение — это значение, которое является средним арифметическим, т. е. вычисляется путем сложения набора чисел с последующим делением полученной суммы на их количество. Например, средним значением для чисел 2, 3, 3, 5, 7 и 10 будет 5 (результат деления суммы этих чисел, равной 30, на их количество, равное 6).

· Медиана — число, которое является серединой множества чисел: половина чисел имеют значения большие, чем медиана, а половина чисел — меньшие. Например, медианой для чисел 2, 3, 3, 5, 7 и 10 будет 4.

· Мода — число, наиболее часто встречающееся в данном множестве чисел. Например, модой для чисел 2, 3, 3, 5, 7 и 10 будет 3.

При симметричном распределении множества чисел все три значения центральной тенденции будут совпадать. При смещенном распределении множества чисел значения могут быть разными.