Вопрос 64. Основы работы СУБД MS Access. формы, отчеты

В отчете можно выделить форму и содержание. Форма отчета постоянна, а содержание изменяется. Например, квартальный отчет о составе работающих имеет стандартную форму, а его содержание может меняться от квартала к кварталу из-за текучести кадров. Целью создания отчета является возможность периодического представления изменяющихся текущих данных в стандартной форме.

Структура отчета

В структуре отчета можно выделить следующие области.

Заголовок отчета. Он находится в начале, “открывая” отчет. В него входит текст типа “Отчет о... “ и, иногда, изменяющаяся часть типа “по состоянию на.......”.

Верхний колонтитул (заголовок страницы). На первой странице эта область следует за титулом, а затем повторяется на каждой странице. Поскольку чаще всего отчет имеет вид таблицы, в верхнем колонтитуле содержится шапка этой таблицы с названиями столбцов.

Нижний колонтитул (конец страницы). Обычно в нем содержится номер страницы, реже – дата создания отчета и, при необходимости, контрольные суммы нарастающим итогом.

Область данных. Это – строка отчета. Чаще всего в ней содержится информация, выводимая из одной записи БД. При создании формы отчета можно задать лишь вид, в котором эта информация будет выведена, но выводимые значения и количество повторений этой области определяются текущим состоянием БД.

Примечание отчета (итоги). Почти в каждом отчете требуется получение некоторой итоговой информации. Это может быть общее количество человек, сумма их зарплат, средняя, минимальная или максимальная зарплата. Для получения этих сведений и используется область Примечание отчета. Она появляется в отчете сразу же за последней областью данных.

Группировка данных в отчете

Довольно часто требуется не просто получить общие итоги, но и вычислить промежуточные итоги по некоторым группам записей. Например, может потребоваться определить среднюю зарплату по должностям (для инженеров, экономистов, рабочих) или количество сотрудников, проживающих в каждом районе. Для получения таких сведений используется механизм группировки данных.

В этом случае следует ввести в отчет еще две области.

Заголовок группы – область, помещаемая перед выводом каждой группы. Например:

Сведения по району: ………………………….

Примечание группы – область, завершающая группу. В ней могут находиться итоги по группе.

СУБД допускает использование вложенных групп. Так, можно сгруппировать сведения о сотрудниках по районам, а внутри каждого района – по должностям. Заголовки и итоги можно ввести для каждой группы.

Задание

Разработать форму для просмотра, коррекции и ввода сведений о новых сотрудниках. Форма должна включать фото. При распечатке на каждую запись должно отводиться по отдельному листу.

Порядок выполнения работы

Создание черновика формы

На листе Формы базы данных создается форма для таблицы КАДРЫ. Выбирается Мастер создания автоформ в столбец. Эта часть работы аналогична созданию автоотчета.

Работа в режиме Конструктора

Просмотрев полученную форму, Вы увидите много недостатков. Поля расположены неудачно, их размеры не соответствуют размеру данных, область данных занимает слишком много места.

Чтобы исправить вид формы, следует открыть ее в режиме Конструктора.

Работа с формой аналогична работе с отчетом. Используются те же типы полей. Однако, поскольку поля используются не только для вывода, но и для ввода, следует учитывать некоторые особенности.

Особенности работы с полями в форме

Поскольку форма предназначена для ввода данных, к ее полям иногда предъявляются требования, отличные от требований к полям отчета.

В форме часто используются Списки (List Box) или Поля со списком (Combo Box). Это стандартные поля для Windows. Поле со списком имеет справа стрелку, направленную вниз. При нажатии на нее появляется список. Такое поле используется, например, при выборе типа данных в Конструкторе таблиц. Список позволяет сразу просмотреть все возможности выбора. Пример списка – поле выбора способа создания формы или отчета.

Для создания таких полей имеются соответствующие инструментальные кнопки. Однако проще выделить некоторое поле и выбрать в контекстном меню опцию Преобразовать элемент в … Это дает следующие преимущества:

будут показаны только возможные преобразования;

большинство свойств будут заданы автоматически.

Каждый из указанных типов полей имеет главное свойство – набор данных, который следует показать в списке. В простейшем случае это просто перечень значений (см. выше, задание значений подстановки для поля Пол в Конструкторе таблиц). В более сложных случаях следует создавать запрос для создания такого списка.

Записав исходные значения свойств такого поля, попробуйте изменять те свойства, смысл которых интуитивно понятен. Добейтесь простого интерфейса с программой.

Для ввода логических значений используются Флажки (Check Box), которые устанавливаются и сбрасываются щелчком мыши. Установите красивый вид такого поля для признака Служба в армии.

Для задания группы радиокнопок используется объект Группа переключателей. Кнопка для его создания имеет вид рамки. Когда Вы установите ее на экран, будет вызван Мастер создания группы радиокнопок. Группа радиокнопок используется аналогично списку для выбора одной альтернативы из фиксированного набора.

К сожалению, выходом для такой группы кнопок является числовое значение номера нажатой кнопки. Поэтому такие группы используются в основном для работы с закодированными данными (например, если в некоторой форме подписи к кнопкам содержат названия месяцев и набор кнопок связан с полем Месяц, то в таблице могут сохраняться номера месяцев).

Внимание. Этот пример говорит о том, что проектирование структуры таблиц невозможно без знаний особенностей СУБД. Кроме того, при проектировании следует учитывать не только свойства хранимых данных, но и планируемые способы работы с ними.

Для облегчения навигации и управления работой можно воспользоваться кнопками управления (объект Кнопка на панели инструментов). При создании кнопки в форме (этот процесс не отличается от создания других объектов) вызывается Мастер. С его помощью задаются действия, выполняемые кнопкой, и вид этой кнопки. Положительным моментом является то, что можно задать для кнопки понятный рисунок.

Действия, связываемые с кнопкой, выбираются из категоризированного списка и не требуют дополнительного программирования. Фактически для заданного действия генерируется программа на языке Visual BASIC.

Требуется создать несколько кнопок, из которых обязательными являются:

удаление записи, закрытие формы.

Для обеспечения единства стиля работы с формой можно дополнительно ввести кнопки:

переход к следующей записи, переход к предыдущей записи, переход к первой записи;

переход к последней записи,создание новой записи;

Настоятельно рекомендуется потренироваться с созданием Набора вкладок (он имеет несколько ярлыков для нескольких страниц и похож на окно базы данных).

Можно воспользоваться таким набором для создания двухстраничной формы. На одной странице показываются общие сведения (ФИО, фотография, дата рождения), а на другой – сведения о карьере (должность и оклад).

Особенности работы с набором вкладок обусловлены тем, что набор вкладок не является формой, а представляет собой объект, который располагается в форме.

Поэтому, чтобы поместить имеющийся в форме объект (например, надпись или поле ввода-вывода) внутрь вкладки, следует выполнить следующие действия:

выделить поле, которое следует поместить на вкладку; вырезать его (убрать из области формы и переместить в буфер обмена); выделить объект Набор вкладок;

перейти на нужную вкладку ("лист") набора вкладок;

вставить поле в объект Набор вкладок;

передвинуть поле на нужное место вкладки.

Внимание. Если Вы просто перетащите поле из формы во вкладку, то оно останется на форме, но БУДЕТ РАСПОЛОЖЕНО ПОД НАБОРОМ ВКЛАДОК. Чтобы извлечь его оттуда, понадобится передвигать набор вкладок.