Приказное делопроизводство XV—XVII вв

Система государственного делопроизводства начинает склады­ваться в период формирования русского централизованного государ­ства, с середины XV в. Управление Московским государством сло­жилось из удельного княжества, а последнее было не столько госу­дарство, сколько хозяйство князя, в котором различные части управ­ления поручались отдельным боярам, составляя прообразы будущих административных ведомств.

По мере превращения Московского княжества в великорусское государство в нем усложнялись административные задачи, отдельные части управления, находившиеся в ведении того или иного лица по при­казу князя, превратились в сложные и постоянные присутственные места - избы или приказы. Происхождение приказов связано с практи­кой личных поручений (приказов) великого князя ближайшему окру­жению — князьям и боярам по разрешению отдельных вопросов госу­дарственного управления. Их деятельность объединялась высшим пра­вительственным учреждением — Боярской Думой. Московским вели­ким князьям удалось создать сильную централизованную систему уп­равления, в которой все важнейшие функции административного уп­равления выполняли Боярская Дума и приказы. Именно поэтому пе­риод становления и развития государственного делопроизводства при­нято называть приказным периодом - по названию первых государст­венных учреждений — приказов. Этот период охватывает время с XV по XVII вв. В целом система органов государственного управления в этот период выглядит следующим образом:

 

ЦАРЬ

↓

боярская дума

↓

ПРИКАЗЫ

(разрядный, поместный, посольский, тайных дел.

разбойный, пушкарский, холопий, казанский,

большой казны, сибирский и др.)

 

Однако в этот период управление не составляло стройной систе­мы и строилось на системе «поручений» — какой-либо круг дел пере­давался в ведение определенного лица по степени близости и дове­рия к нему великого князя. В отдельных случаях в ведении одного лица оказывалось несколько ведомств. С другой стороны, нередко в управлении одного ведомства одновременно участвовало несколько разных учреждений, что приводило к смешению их функций и не­разберихе.

В этот период в системе государственного управления не про­слеживался последовательно принцип отраслевого управления, и только часть приказов являлась органами территориального управ­ления, а часть ведала отдельными отраслями. Общее количество при­казов, существовавших на Руси, точно не известно, в частности, в XVII в. разные исследователи называют их число от 40 до 70. Во главе отдельного приказа стоял приказной судья (в некоторых при­казах судей было по два и более; они назывались товарищами глав­ного судьи), назначаемый из думных чинов. В его ведении состояли дьяки — от одного до трех, а к концу XVII в. в крупных приказах от 6 до 10 человек. В ведении дьяков находились подьячие, которые в соответствии со стажем работы делились на «старых» (старших), «середних» и «молодых» (младших). В крупных приказах подьячие объединялись в «столы», или повытья, — структурные подразделения приказов; деление на столы производилось не по роду дел, а по тер­риториальному принципу. Для приведения в исполнение разных рас­поряжений существовали особые должности - толмачи, трубники, недельщики и др. В их обязанности входило также доставлять пере­писку приказов по принадлежности, вызывать тяжущихся на суд и др. В деятельности приказов принципы коллегиального и единолич­ного управления четко не разграничивались. Определенно можно лишь сказать, что распорядительная деятельность всецело принадлежала приказным судьям, роль дьяков была гораздо скромнее. Они наряду с подьячими занимались организацией и ведением делопро­изводства. Через их руки в приказ поступали челобитные, доклады, доношения местных правителей, они хранили дела и вели письмо­водство. Старшим подьячим, наиболее опытным и уважаемым, и подьячим «средней руки» доверялась сложная работа, связанная с подготовкой решений по делам, хранением дел, опечатыванием архивных сундуков. Младшие подьячие не пользовались особым дове­рием. Многие царские указы XVII в. обращают внимание на необхо­димость строго контролировать их работу. За ошибки, допускаемые в официальных документах, подьячих строго наказывали: били бато­гами, лишали жалованья.

На местах в ведении приказов состояли воеводы, управлявшие тер­риториями и выполнявшие предписания центральных властей. Воево­ды имели свою «канцелярию» — приказную избу и помощников - «меньших» воевод и дьяков. В приказной избе хранилась государствен­ная городская печать, денежные суммы и велось делопроизводство. Приказная изба делилась на столы. Например, Нижегородская съезжая изба в 1663 г. состояла из четырех столов: денежного, где хранилась каз­на и приходно-расходные книги; судного, занимавшегося делопроиз­водством по вершенным и невершенным судебным делам; сыскного и поместного и ямского, хранившего царские грамоты о поместных де­лах. Приказы и приказные избы представляли собой одновременно и присутствие, и канцелярию, и архив. Документы обычно размещались на столах, на скамьях, особо ценные — в сундуках-ларях в тех же поме­щениях, где велась текущая работа и прием посетителей.

В XV в. дорогостоящий пергамент вытеснила бумага, которую первоначально также привозили из западноевропейских стран, а со второй половины XVII в. — своя, отечественная. Первую бумажную «мельницу» (фабрику) построили на реке Пахре по приказу патриар­ха Никона, затем в Москве на реке Яузе. Однако только в XVIII в. после строительства нескольких бумажных мануфактур удалось удов­летворить внутренний спрос на бумагу в России. Первоначально бумага изготавливалась из тряпья, а чернила делались из солей желе­за и дубильных веществ, добываемых из чернильных орешков — на­ростов на дубовых листьях. Сочетание железистых чернил и тряпич­ной бумаги делало текст особенно стойким, он почти не выцветал. Поэтому документы этого периода, хранящиеся в архивах, достаточ­но хорошо читаются.

Инструментами письма служили гусиные перья, затачиваемые особым образом перочинным ножом. Лучшими, как отмечают исто­рики, считались перья из левого крыла гуся, а сама очинка требовала значительного уменья. Гусиные перья применялись вплоть до второй половины XIX в., хотя металлические перья появились уже в начале века. Написанный гусиным пером текст посыпался мелким кварце­вым песком. Московские приказы пользовались песком, привози­мым с Воробьевых гор, который считался особенно светлым и чис­тым. С появлением так называемой скорописи (начертание округ­лых букв и использование графических сокращений слов и частей слов с вынесением их над строкой письма) свободно читать такие тексты стало довольно сложно, требовались знания и навыки.

В делопроизводстве приказов продолжала использоваться весь­ма специфическая форма документа — столбец (столп, столпик), иначе говоря, свиток из подклеенных друг к другу узких листов бу­маги. Важные государственные акты могли иметь особенно большие размеры. Например, грамота царя Алексея Михайловича Пыскорскому монастырю на земли имеет длину более метра, а Соборное уложение 1949 г. насчитывает 309 метров!

Составные части столпа назывались «поставами». Такое же на­звание получили и сами места склейки листов. Столбец являлся фак­тически не одним документом, а включал всю совокупность доку­ментов дела. Текст в столбцах писался только с одной стороны, обо­ротная использовалась лишь для проставления помет, резолюции, ад­реса. Документы хранились свернутыми в свиток или рулон; для осо­бо важных документов изготавливались специальные футляры, но чаще они хранилось просто в ларях, или сундуках. Такая форма до­кумента была неудобной, поскольку много времени уходило на раз­вертывание и свертывание столбца при поиске необходимых сведе­ний. Сама склейка была недостаточно прочной, что приводило к вет­шанию и износу документа. Столбцовая форма делопроизводства отменена Петром I.

Наряду со столбцовой формой документа в приказах зародилась и начала применяться тетрадная форма. Тетрадь — это лист бумаги, сложенный вдвое. Тетради собирались вместе, переплетались по мере необходимости и составляли книги. В форме книг велись списки, финансовые, учетные, регистрационные записи и др. Известно ог­ромное количество разновидностей книг — более трехсот. Это — ужинные, умолотные, денежные и другие книги. Но основной фор­мой документа все-таки оставался столбец, имеющий по существу характер «дела», последовательно отражавшего все «производство» по тому или иному вопросу, начиная с инициативного документа (че­лобитной, памяти), включая все промежуточные документы (справ­ки, выписки из других дел) и заканчивая документом, содержавшим решение. Остальные бумаги, не сформированные в столбцы, тетради или в книги, сгруппировывались в связки, где нередко оказывались самые разнообразные документы.

Видовой состав документов приказного делопроизводства был довольно однообразным. Все существовавшие в этот период доку­менты группируются в следующие основные виды: грамоты (царские указы или указные грамоты), приговоры, наказы, доклады, памяти, отписки, челобитные. Однако внутри каждого вида существовало множество разновидностей. Отписки — документы, поступавшие в приказы с мест, от воевод; грамоты — это царские указы, посылае­мые из приказов на места — боярам, воеводам, приказным людям. Приказы представляли царю отписки или доклады; воеводам и дру­гим местным начальникам царь давал наказы; приказы между собой сносились памятями; обращения граждан к центральной власти оформлялись в виде челобитных.

Важнейшим признаком официального документа является его формуляр — совокупность устойчивых информационных элементов (реквизитов, языковых формул) документа, расположенных в опре­деленной последовательности, специфической для каждого вида до­кумента. Формуляр — результат повторяемости управленческих си­туаций и управленческих действий. Исследователи отмечают, что еще на заре клинописи письменные памятники отличались использова­нием устойчивых текстовых формулировок с определенным распо­ложением материала.

В документах приказного делопроизводства большинство рек­визитов еще не выделилось из текста, т.е. обращение, адресат, дата документа, обозначение автора и др. и собственно содержание доку­мента составляли один сплошной текст. Как правило, документ на­чинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата доку­мента. Например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого — кому):

«От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому...»

или:

«...князю Ивану Алексеевичу Воротынскому с товарищами...», а затем излагалось существо вопроса.

Челобитные и отписки начинались с обращения:

«Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой...»

или:

«Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Ве­ликой и Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов...».

При обращении к великому князю служилые люди писались холопами («бьет челом холоп твой»); посадские люди и крестьяне, их жены, вдовы и дети — сиротами; духовные лица — богомольцами.

В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана:

«Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 7166 года, марта в 16 день».

Челобитная заканчивалась и заверительной надписью: «К сей челобитной Демьянко Блисов руку приложил», а также указывались имена послухов (свидетелей), место и время составления челобит­ной.

Кроме этих обязательных элементов можно говорить о некото­рых стабильных элементах текста для каждой разновидности доку­мента. Например, изложение просьбы в челобитных начиналось тра­диционной формулой: «... вели государь мне дать...», а заканчивалось: «...царь-государь смилуйся пожалуй...».

Анализируя формуляр документов приказного периода, многие исследователи отмечают наличие устойчивых форм, образцов, по которым совершалось делопроизводство. В частности, по единому образцу писались наказы воеводам из приказов, включавшие следу­ющие части:

вступление в должность нового воеводы, порядок приема долж­ности от прежнего воеводы;

постановления о финансовом управлении;

отношение воеводы к местному обществу и выборным должно­стям;

постановления о полицейской деятельности воеводы;

определение военных обязанностей воеводы, правила его отно­шения к иноземцам.

Процедура подготовки документов в приказном делопроизвод­стве включала следующие основные этапы:

поступление документа на рассмотрение;

подготовка дела к «докладу»;

рассмотрение и решение дела;

оформление документа, содержащего решение.

Рассмотрение дела в приказе начиналось по инициативе царя или по жалобе, извету, челобитной или отписке. Указание царя пере­давалось им лично кому-либо из чинов приказа или передавалось в приказ через кого-либо из тех, кто находился в это время при царе. По указу царя либо сразу готовилось решение («отпуск»), если при­каз располагал для этого нужными сведениями, либо начиналось ис­полнение — рассмотрение вопроса и сбор необходимых материалов. Если во исполнение царского указа нужно было написать грамоту, дьяк писал ее сам или давал поручение кому-нибудь из старших по­дьячих. Если для решения дела требовалась переписка с другими при­казами, она велась без соблюдения особых формальностей коротки­ми «памятями» или записками подьячих одного приказа подьячим другого приказа.

При поступлении документа на нем проставлялась дата и дьяк делал помету «Выписать», что означало «Навести справки». Факти­чески это означало начало рассмотрения дела. Подготовкой дел к рассмотрению («докладу») занимались столы, или повытья, где дьяк или по его поручению старший подьячий собирал нужный материал, составлял проект ответного документа (решения по делу). Роль до­кладчика по делу принадлежала дьяку, а решение вопроса - думным дьякам. Решение по делу принималось после его обсуждения. Дум­ные дьяки могли согласиться с подготовленным решением, но могли и внести свои коррективы. В результате после вынесения решения дьяк «чернил» подготовленный документ, т.е. исправлял его, млад­ший подьячий переписывал набело, подьячий «справлял», т.е. сверял беловик с черновиком, удостоверял («справлял») его своей подпи­сью - «справой», которая выражала ответственность подьячего за точное соответствие беловика черновику, но еще не придавала юри­дической силы документу. Для этого требовалась «припись» дьяка, которая свидетельствовала об ответственности за содержание доку­мента.

Руководители приказов — судьи и приближенные к ним лица, участвовавшие в принятии решений, - не ставили своих подписей на документах. Это входило в обязанность дьяка, отвечавшего за ве­дение делопроизводства приказа: «а на всех делах закрепляют и по­мечают думные дьяки, а царь и бояре ни к каким делам... руки не прикладывают, для того устроены они, думные дьяки». Царь и бояре собственноручно подписывались только на договорных грамотах, заключаемых с другими государствами. Подпись, или «припись», дья­ка была весьма своеобразна: если документ состоял из нескольких листов, дьяк «приписывал» документ на каждой склейке, проставляя по одному слогу своей фамилии на каждой склейке, чтобы буквы захватывали оба листа, что было узаконено Судебником 1550 г. Это предохраняло документ от фальсификации и подлога.

В московских приказах впервые намечается обособление окон­ченных дел от «текущих». Наряду с хранением документов в кулях, мешках, сундуках в некоторых приказах (например, Поместном при­казе) появляются шкафы для хранения документов, а затем и меры по охране документов, например снабжение сундуков замками.

Изучение Уложения 1646 г. и целого ряда указов, принятых поз­же, позволяет говорить о введении норм письменного оформления различных договоров, установлении внешнего единообразия деятель­ности приказов. В Уложении перечислены неприсутственные дни — Рождество (с 24 декабря до 8 января) и вся неделя Пасхи и др.; общее количество неприсутственных дней было достаточно велико. Сно­шения приказов с городами до учреждения почты в 1666 г. осуществ­лялись с помощью нарочных; ответы воеводам отсылались не с на­рочным гонцом, а при случае.

В целом, в приказной период постепенно создается система де­лопроизводства центральных и местных учреждений, складываются кадры делопроизводственных служащих, создаются устойчивые фор­мы документов и приемы их составления. Однако государство, дей­ствуя отрывочными и частными мерами, не сознавая общих админи­стративных правил, не могло еще ввести систематического порядка в организацию учреждений и их делопроизводство. Только с середи­ны XVII в. принимаются некоторые меры для наведения порядка в делопроизводстве, появляются отдельные законодательные акты о порядке документирования и составления частных актов.