II. Налоговая инспекция

Как долго хранить кадровые и налоговые документыИП.

Вам придется длительное время хранить любые кадровые документы и бумаги, на основании которых считались налоги, а также страховые взносы. Ведь запросить бумаги могут проверяющие из трудовой или налоговой инспекции, ФСС, Росалкогольрегулирования и других ведомств.

 

Ø Сроки хранения документов.

По большинству документов сроки хранения нужно считать с 1 января года, следующего за тем, в котором ИП их составил.Для большинства документов сроки предусматривает Переченьтиповых управленческих архивных документов, утвержденного приказом Минкультуры России от 25.08.2010 №  558.

Документы	Срок	С какой даты считать срок
Кадровые бумаги
· Трудовые договоры, · Личные карточки, · Дела работников, · Приказы о приеме и увольнении, премиях, командировках.	§ Зависит от того, когда составили документ: ü 75 лет, если до 2003 года, ü 50 лет — если позже 2003 года.	§ С 1 января года, следующего за тем, в котором ИП составил документ.
· Штатное расписание.	§ Постоянно	§ С даты составления документа.
· Журналы учета рабочего времени.	§ 5 лет	§ С даты, когда закончился период, на который ИП составил журнал.
· График отпусков.	§ 1 год	§ С 1 января года, следующего за тем, на который ИП составил график.
Документы для расчета налогов и страховых взносов
· Декларации, · Налоговые регистры (по расчету ЕНВД, 6-НДФЛ, 2-НДФЛ), · «Первичка», · Акты сверки с ФНС.	§ 5 лет	§ Срок по регистрам, «первичке» и актам считайте с даты, когда закончился период, по которому ИП составил документ. Например, регистр по расчету ЕНВД за IV квартал 2017 года храните до конца 2022 года — срок начинается с 1 января 2018 года. § Сроки по декларациям определяйте с 1 января года, следующего за тем, в котором сдавали отчетность (письмо Минфина от 19.07.2017 №  03-07-11/45829). Например, декларацию по УСН за 2016 год ИП сдал 21 апреля 2017 года. Считайте срок с 1 января 2018 года по 31 декабря 2022 года.
· Книги учета по УСН и патенту.	§ Постоянно, пока работает предприниматель	§ С даты, когда ИП составил Книгу.
· Индивидуальные карточки по расчету взносов.	§ 6 лет	§ С 1 января года, следующего за тем, на который ИП составил карточку.
· Отчеты по страховым взносам.	§ Постоянно, если отчет за год, и 5 лет — по квартальным формам	§ С 1 января года, следующего за тем, в котором составили отчет. Например, бухгалтер ИП заполнит ЕРСВ за 9 месяцев 2017 года 10 октября. Срок считайте с 1 января 2018 года. Он закончится 31 декабря 2022 года.
· Документы, подтверждающие покупку и создание амортизируемого имущества (договоры, акты приема-передачи).	§ 5 лет	§ С 1 января года, следующего за тем, в котором ИП с амортизировал основное средство полностью. Например, ИП в июле 2017 года построил здание. Срок службы — 12 лет. ИП закончит амортизировать здание в июле 2028 года. Тогда срок хранения документов начнет течь с 1 января 2029 года и закончится 31 декабря 2033 года.
· Договоры и соглашения по сделкам.	§ 5 лет	§ С даты, когда договор или соглашение прекратили действовать.

Давайте разберемся, какие документы требуют проверяющие:

I. Трудовая инспекция

Проверяющие потребуют документы, на основании которых Вы платите зарплату, премии, отпускные, пособия, считаете стаж. Это:

ü договоры со штатными сотрудниками,

ü зарплатные ведомости,

ü приказы,

ü личные карточки и другие кадровые документы.

II. Налоговая инспекция

Налоговики вправе во время камеральных проверок изучить декларации, а также документы на вычеты НДС и льготы. А во время выездных проверок ИФНС запрашивает любые документы по деятельности ИП:

ü регистры по расчету налогов,

ü «первичку»,

ü книги учета по УСН или патенту,

ü договоры с контрагентами,

ü индивидуальные карточки по расчету взносов, т.к. ФНС проверяет и страховые взносы.

III. ФСС РФ

Фонд вправе изучить:

ü отчетность по взносам на травматизм,

ü больничные,

ü приказы на «детские» отпуска,

ü иные документы на пособия.