Структура номенклатуры дел

 

4.1. Номенклатура дел организации может быть построена по структурному принципу или функционально-производственному.

4.2. При использовании структурного принципа построения названиями разделов номенклатуры дел организации являются названия структурных подразделений, расположенные в номенклатуре в соответствии с утвержденным штатным расписанием.

 

Например: Общий отдел

Организационно-аналитический отдел

Плановый отдел

Производственный отдел

Отдел главного механика

Бухгалтерия

Отдел кадров

Административно-хозяйственный отдел

Ведомственный архив

 

4.3. Если организация не имеет структурного деления, номенклатура дел строится по функционально-производственной схеме. Названия ее разделов в этом случае определяются содержанием управленческих функций и направлений деятельности организации. Разделы располагаются в порядке значимости функций организации.

 

Например: разделы номенклатуры дел лесхоза могут быть следующими:

01. Руководство

02. Планирование

03. Лесоустройство

04. Механизация производственной деятельности

05. Бухгалтерский учет и отчетность

06. Работа с кадрами

 

 

Систематизация заголовков дел в номенклатуре

 

5.1. Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

5.2. В начале помещаются дела с распорядительными документами вышестоящих органов (постановления, приказы, рекомендации, акты и т. д.), даже если они присланы для сведения

5.3. Затем помещаются учредительные документы организации (уставы, положения, регистрационные свидетельства)

5.4. Если в организации имеются совещательные органы (советы, дирекции и т.д.), на заседаниях которых принимаются важные для деятельности организации вопросы, их протоколы включаются в номенклатуру за учредительными документами организации.

5.5. Далее следуют распорядительные документы организации (решения, приказы, распоряжения) и документы, послужившие основанием для их издания.

5.6. Если в номенклатуре организации кадровая служба не выделена как структурное подразделение, далее следуют штатные расписания.

5.7. Затем идут документы планового характера (перспективные, годовые, квартальные, тематические и т.д. планы, комплексные, региональные и прочие программы).

5.8. За планами следуют отчеты (по основной деятельности, статистические, тематические, сводные, аналитические обзоры и т.д.).

5.9. Если в номенклатуре организации не выделена в отдельный раздел работа с кадрами, документы по кадрам следуют за планово-отчетной документацией.

5.10. Далее справки, информации, сведения, договоры о сотрудничестве, соглашения.

5.11. За ними следует переписка с вышестоящими, подведомственными и сторонними организациями.

5.12. Затем регистрационные документы и книги, вспомогательные картотеки.

5.13. Завершает каждый раздел номенклатура дел отдела.