6.1. В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все направления деятельности организации, в том числе образующихся в деятельности общественных организаций.
6.2. В номенклатуру включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования» (ДСП) и справочные картотеки, журналы учета документов и изданий с грифом «ДСП».
6.2.1. Исполненные документы с пометкой «ДСП» группируются в дела отдельно
или вместе с другими несекретными документами по одному и тому же вопросу. На обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка «ДСП».
6.3. В номенклатуру дел включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организаций или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации).
6.4. Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.
|
|
6.5. В номенклатуру дел организации включаются заголовки не завершенных делопроизводством дел ликвидированных организаций, правопреемником которых является организация.
6.6. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий.
6.7. Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовках неконкретных формулировок («разная переписка», «материалы проверок» и т.д.).
6.8. В начале заголовка указывается вид дела (переписка, журнал, книга и т.д.) или виды документов, составляющих дело (приказы, протоколы, акты и т.д.).
Затем в логической последовательности располагаются следующие элементы заголовка:
-автор документа (название организации или структурного подразделения),
-адресат или корреспондент документа (название организации, которой будет направлен или от которой получен документ),
-краткое содержание документов дела,
-название местности (территории), с которой связано содержание документов дела,
-даты (период), к которым относятся документы дела,
-указание на копийность документов дела.
Например: «Приказы управляющего региональным отделением Фонда по основной деятельности», «Целевая комплексная программа развития библиотечного дела в крае на 2000-2005 годы», «Положения, инструкции, методические рекомендации, присланные для сведения», «Годовой план лесхоза по финансированию операционных затрат на лесное хозяйство. Копия».
|
|
6.9. В заголовках судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и дел, связанных последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу, в качестве вида дела употребляется термин «дело».
6.10. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка или сразу за словом «документы» в скобках указываются основные разновидности документов, сгруппированных в деле.
Например: «Документы (предложения, справки, заявки, автобиографии) на получение грантов», «Документы, характеризующие лесной фонд (таксационные описания, схемы лесхозов, планы лесонасаждений, планы охотугодий, планшеты)».
Термин «документы» применяется также в заголовках дел, содержащих документы-приложения к какому-либо документу.
Например: «Документы к протоколам заседания ученого совета института».
6.11. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
Например: «Переписка с администрациями субъектов РФ об исполнении бюджетов социального страхования», «Переписка с управлением лесами по вопросам финансирования».
6.12. В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (месяц, квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).
Например: «Годовой план работы отдела», «Квартальные бухгалтерские отчеты и документы к ним».
6.13. Если дело состоит из нескольких томов или частей, составляется общий заголовок дела.