Практическое занятие № 9

Тема занятия: Организация работы с документами. Подготовка к архивному хранению

Цель занятия: Способствовать формированию и развитию самостоятельности при оформлении управленческой документации. Научить безошибочно производить регистрацию документов, составлять номенклатуру дел. Помочь студентам осознать необходимость правильного оформления реквизитов в документах.

Ход работы:

1. Прочитать задание и изучить методические указания и бланки представленных документов.

2. Выполнить задания 1, 2.

Задание 1.

Используя данные таблицы 1, составьте номенклатуру дел. Наименование организации, фамилии укажите самостоятельно.

Таблица 1 – Исходные данные для выполнения задания 1

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню	Примечания
1-1 1-2 1-3 1-4 2-1 2-2 3-1	Устав предприятия Переписка с вышестоящими организациями Приказы по основным вопросам Картотека регистрации исходящих документов Штатное расписание Годовой бухгалтерский Отчёт Личные дела сотрудников	1; 2 части 12 томов 4 тома	Пост 5 л. Пост 3 г. Пост Пост 75 л.

Задание 2.

Зарегистрируйте входящую корреспонденцию:

· письмо ОАО РИФЫ от 12.10.2015. «Об изменении условий работ на складах», адресованное начальнику участка Колову В.Б.

· договор оферты ООО «Нива» от 21.10.2015. на поставку семян льна, адресованное директору Сидорову Н.Д.

Зарегистрируйте исходящую корреспонденцию:

· акт сверки взаиморасчетов главному бухгалтеру ОАО РИФЫ от 20.10.2015. в двух экземплярах по 2 листа каждый, исполнитель – бухгалтер Викторова А.Б.

· справка о доходах главного инженера Пирова П.О. в консульство Польши в г. Краснодар в одном экземпляре, исполнитель – гл. бухгалтер Ронова А.Н.

Форма журнала регистрации входящей корреспонденции

Дата поступления	Регистрационный номер документа	Заголовок (краткое содержание)	Корреспондент	Кому направлении документ, резолюция	Расписка в получении	Примечание

Форма журнала регистрации исходящей (отправляемой) корреспонденции

Дата документа	Регистрационный номер документа	Вид документа	Адресат	Заголовок (краткое содержание документа)	Количество листов	Количество экз.	Исполнитель (ФИО, структурное подразделе ние)	Примечание

Форма номенклатуры дел

Наименование организации

УТВЕРЖДАЮ __________________________________ (наименование должности руководителя) __________________________________ (подпись, расшифровка подписи и дата)

________________________________

(наименование подразделения)

Индекс ______________

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ №__

на _________ год

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел (томов, частей)	Сроки хранения дела (тома, части) и номер статьи по перечню	Примечания

__________________________________________ _____________________________

(подпись и должность составившего номенклатуру) (расшифровка подписи)

__.__._____

СОГЛАСОВАНО

_____________________________________ ___________________________

(подпись и должность сотрудника архива) (расшифровка подписи)

Форма итоговой записи о категориях и количестве дел

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных в _______ году в ________________________________________________

(наименование структурного подразделения)

По срокам хранения	Всего	В том числе:
переходящих	с отметкой "ЭПК"

Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого: