Представляю начальную информацию о прикладной области тайм-менеджмента

Эта информация не противоречит теории, представленной в большом количестве книг и источников информации в сети Интернет. Я просто пошел дальше в области инструментов и алгоритмов. Все, что я предлагаю, многократно проверено на себе. Очень ценная информация у Глеба Архангельского, в том числе и в области корпоративного менеджмента. Многие его инструменты можно использовать и в любой организации. Я же в основном концентрировался на организации личной работы, хотя есть старые наработки и в корпоративном менеджменте. Могу потом предложить некоторые инструменты.

Предлагаю учебную программу для внедрения авторского алгоритма оперативного планирования и организации личной работы на основе использования Модульного Кассетного Органайзера.

Для внедрения данного алгоритма в свою жизнь и деятельность необходимо 3 - 4 недели ежедневного дистанционного коучинга. Дополнительно могут быть организованы индивидуальные очные занятия в режиме репетиторства. Также возможны и групповые учебные занятия для мотивированных участников. Схема очень простая, но знать и понимать эту информацию - недостаточно. Нужно применять знания на практике и формировать необходимые навыки, доводить данные процедуры до автоматизма. Только в этом случае будет получен результат.

Это базовый алгоритм для начинающих пользователей Модульного Кассетного Органайзера.

Первая неделя:

Используется пока только один бланк (лист учета времени). О планировании пока не говорим. Организация учебного процесса на этом этапе заключается в том, что в течение недели необходимо вести записи в листе учета времени (сплошной автохронометраж), в конце каждого дня подводить итоги в этом листе и каждый день отчитываться перед тьютором (преподавателем), отправляя через сеть Интернет сканы своих записей. Это ключевой пункт в учебном цикле.

Цель учета времени на этом этапе - сбор необходимой информации о том, как фактически организовано время до начала учебного процесса. Это просто исследование текущего состояния (точка А). Организация мониторинга затрат времени - ключевой пункт в тайм-менеджменте, это формирование канала обратной связи, без чего управление временем невозможно.

В конце первой недели (в воскресенье) необходимо выполнить следующие обязательные аналитические действия:

• Составить полный список тех задач, которые были зафиксированы в листе учета времени (это просто выписка).
• Выполнить упражнение "Колесо жизни" - определить болевые проблемные области
• Структурировать список задач по сферам жизни и по периодичности на основе использования соответствующих классификаторов. Добавить к этому списку целевые задачи, обеспечивающие выравнивание колеса жизни. Этот список выполняет функции накопителя задач. Для накопителя предусмотрен специальный бланк в составе модульного органайзера. Записи вносятся в накопитель постоянно, как только появляется информация или собственные мысли о необходимости решения каких-либо проблем или выполнения заданий. В накопитель вносятся также стратегические цели. Органайзер при этом должен быть всегда рядом.
• Заполнить бланк "Список задач на неделю с матрицей мониторинга". В этом бланке предусмотрено 100 уникальных номеров (идентификаторов). Это план на неделю. В данный список необходимо включать только те задачи, которые актуальны для выполнения в этот период. В течение недели список может дополняться новыми записями

Вторая неделя:

В течение первой учебной недели мы сформировали начальные умения работы с листом учета времени, начали вести структурированный список дел - накопитель, подготовили список актуальных задач на неделю и привязали каждую задачу к уникальному номеру (от 1 до 100). Это результат учебных действий за первую неделю.

В течение второй недели мы продолжаем вести лист учета времени и добавляем к этой учетной форме еще два бланка:

• Структурированный список дел с недельной матрицей мониторинга задач
• Детальный план работы на день (чек-лист).

Переходим к внедрению алгоритма ежедневного системного анализа и оперативного планирования.

Каждый день, вечером перед сном необходимо выполнить следующие базовые действия:

• На основе данных автохронометража подсчитать фактические затраты времени на выполнение каждой задачи (дополнительные записи в чек-листе)
• Определить к какому сектору матрицы распределения времени относится каждая выполненная задача (указать в чек-листе)
• Подготовить ежедневный отчет о затратах времени по следующим статьям (предусмотрен специальный бланк для системного анализа):

[ I ] Сектор кризисов (срочно + важно)

[ II ] Сектор качества жизни (не срочно + важно)

[ III ] Сектор зависимости (срочно + не важно)

[ IV ] Сектор деградации (не срочно + не важно)

Технологические перерывы

Cон

• На основе записей в дневном чек-листе заполнить в общем списке задач соответствующие ячейки недельной матрицы мониторинга, для чего отметить знаком "+" те задачи, которые пока еще не закончены, но по этим делам были выполнены некоторые действия. Если какое-либо дело в текущем недельном цикле было закончено, то соответствующую ячейку матрицы можно просто закрасить.
• Внимательно прочитать общий список задач на неделю и отметить в ячейках недельной матрицы мониторинга те дела, которые мы намерены выполнить в течение следующего дня (рекомендуется знак "-", который легко превратить в знак "+")
• Подготовить чек-лист на следующий день в специальном бланке (это детальный список задач - выписка из списка задач на неделю)

В конце второй недели (в воскресенье) необходимо выполнить следующие действия:

• Системный анализ задач и отчет за неделю (какие цели были поставлены, какие задачи решены и что не удалось выполнить, причины, анализ по Стивену Кови, выводы)
• Список актуальных задач на следующую неделю (100 номеров)
• Детальный план на понедельник (чек-лист)
• Карта жестких мероприятий и задач, привязанных к расписанию (это дополнительный бланк)

Третья неделя:

Далее в течение третьей недели необходимо продолжать ведение листа учета времени, выполнять действия, связанные с ежедневным анализом и планированием, закрепляя полученные навыки. Отправлять ежедневные отчеты и продолжать каждый день дистанционное общение с преподавателем в on-line или off-line режимах

В конце третьей недели (в воскресенье) подвести итоги учебной работы, выполнить рефлексивный анализ учебного процесса и написать эссе "История Успеха". Этап формирования базовых умений использования бланков-вкладышей Модульного Кассетного Старт-Органайзера на этом закончен. Это начальный уровень. Далее недельный цикл управления временем продолжается на основе применения полученных знаний и умений.

Кроме модуля "Тайм-менеджмент" в учебном курсе "Основы управления и организации жизни" предусмотрены дополнительные образовательные модули, которые расширяют представление о возможностях модульного кассетного органайзера (модуль "Основы управления денежными потоками" и модуль "Системный подход к организации деловых и бизнес-контактов").