Подошел участник на встречу

 

· Участник пришел на встречу 1ым, стол свободен

 

Улыбка. Здравствуйте. У вас назначена встреча? Позвольте ваш бейдж ( сканируем). Отлично, вижу ваш график.

Петр Петрович, Ваша встреча будет проходить за столом №__. Ваш партнер по встрече подойдет с минуты на минуту. Пожалуйста, проходите, присаживайтесь. Отмечаем в софте, что участник пришел

 

· Участник пришел 1ым, стол занят

 

Улыбка. Здравствуйте. У вас назначена встреча? Позвольте ваш бейдж ( сканируем). Отлично, вижу ваш график.

Петр Петрович, Ваша встреча будет проходить за столом №__. Сейчас за этим столом заканчиваются переговоры, подождите, пож-та, буквально пару минут. Если есть свободные места на диванчиках, провожаем туда.

Отмечаем в софте, что участник пришел

 

· Участник пришел на встречу 2ым, его уже ждут

 

Здравствуйте. У вас назначена встреча? Позвольте ваш бейдж ( сканируем). Отлично, вижу ваш график.

Петр Петрович, Ваша встреча будет проходить за столом №__. Ваш коллега, с которым у Вас назначены переговоры, уже Вас ждет. Пожалуйста, проходите.

Отмечаем в софте, что участник пришел

 

· Участник пришел вместо коллеги, который назначал встречу

 

Здравствуйте. У вас назначена встреча? Позвольте ваш бейдж ( сканируем). Отлично, вижу ваш график.

Петр Петрович, не могу найти вас в системе. Подскажите, встречу назначали именно вы или кто-то из ваших коллег? (отвечает, что кто-то из его коллег) Сейчас мы все решим. Подскажите, пожалуйста, ФИО Вашего коллеги, который назначал встречу. (если не получается) А подскажите, пожалуйста, название компании?
Ага. Нашла. Одну минуту.

 

Если не очень большой поток, провожаем за стол, если очередь – показываем куда идти (на схеме или визуально)

Участник хочет назначить / отменить / перенести встречу

Добрый день! Петр Петрович, для более эффективной работы мы выделили отдельную стойку информации. Пройдите, пожалуйста, туда (рассказывают, куда идти). Мои коллеги смогу Вас сориентировать, как можно назначить встречу с интересующей вас персоной/ перенести встречу/ отменить встречу.

3. ВНУТРИ ЗОНЫ - КООРДИНАТОРЫ

Подготовка к встрече - начинаем звонить посетителю за 20 мин до начала встречи.

Иван Иванович, добрый день! Меня зовут Елена, я представляю Биржу деловых контактов на Форуме. Ранее Вами была согласована встреча в ____ часов, с господином Петровым, компания York. Подскажите, вы сейчас находитесь на выставке? Через сколько минут Вы подойдете? Будем Вас ждать.