Алгоритм работы на площадке

ОБЩАЯ ИНФОРМАЦИЯ

 

Мероприятие	Форум «Открытые инновации» 2017 https://openinnovations.ru
Дата проведения	16 – 18 октября 2017
Место проведения	Технопарк Сколково
Зона Matchmaking	Биржа деловых контактов
Организатор	Эрнст&Янг при поддержке Правительства Москвы
Кол-во столов	25 + 5 резервных (диванчики)
Время встреч	с 10:00 до 19:00
Продолжительность	20 минут

 

 

АЛГОРИТМ РАБОТЫ НА ПЛОЩАДКЕ

 

На площадке 4 зоны ответственности персонала, задачи которого следующие:

 

1. Информационная стойка (3 чел)

Это точка информации для Участников о Бирже деловых контактов.

 

Функционал:

· Ответить на вопросы по личному графику встреч

· Распечатать график

· Помочь найти зону

· Попросить переводчика

· Назначить новую встречу, перенести или отменить встречу.

· Если есть свободные столы и/или никто не подходит – «исходящий режим» - привлекать проходящих мимо посетителей.

 

Алгоритм:

- Пришел участник, у которого встречи. Сканируем бейдж, видим его график, место проведения встречи, стол. Решаем вопросы по встречам.

- Пришел участник, у него сейчас встреча. Направляем на стойку регистрации.

- Пришел участник, хочет организовать встречу. Сканируем бейдж, выясняем пожелания, назначаем встречу в Личном кабинете на сайте Форума. Прозваниваем вторую сторону.

- Пришли 2 участника и говорят, что они хотели бы провести переговоры/организовать встречу/забронировать переговорную зону/стол. Назначаем встречу в Софте, ставим статус «состоится», и направляем в зону регистрации.

 

Скрипт по общению – см ниже.

2. Стойки регистрации у входа в зону Биржи (2 входа * 2 чел)

 

Основная задача стойки регистрации – пропустить в зону только тех, у кого назначена встреча.

 

Функционал:

· Сканируем бейдж

· Проверяем наличие встречи

· Пропускаем или отправляем подождать

· Отмечаем в софте, что участник пришел

· Если не очень большой поток, то провожаем до стола. Если очередь, то на схеме показываем и просим пройти самостоятельно.

 

Алгоритм:

- Участник пришел на встречу первым, его стол свободен. Регистрируем, еще раз сообщаем номер стола и просим пройти и подождать вторую сторону за столом.

- Участник пришел на встречу первым, но его стол еще занят.Регистрируем, еще раз сообщаем номер стола, говорим, что предыдущая встреча пока идет и просим подождать освобождения стола.

- Участник пришел на встречу вторым. Регистрируем, озвучиваем номер стола. Говорим, что его вторая половинка уже пришла и ждет его.

- У участника встречи каждый час с перерывами. Ему озвучиваем номер стола на встречу 1, говорим, что перед остальными встречами нужно подойти опять на стойку и зарегистрироваться.

- У участника встречи 2 или больше встреч подряд. Тогда он не выйдет, просто перейдет со стола на стол. Дополнительной регистрации не нужно.

- Участник пришел на встречи вместо своего коллеги. Находим изначально участника по имени или компании, меняем участника вручную, и дальше по аналогии с обычным участником.

- Пришел Участник, который думает, что у него должна состояться встреча, но она изначально не была подтверждена второй стороной. Смотрим в софт, сообщаем, что, к сожалению, встреча изначально не была подтверждена второй стороной, поэтому она не состоится. Внутрь не провожаем.

- Участник опоздал или не пришел вообще. См. пункт «обзвон».

- Участник подходит и говорит, что хочет забронировать переговорку/стол для встречи с коллегой. Отправляем на информационную стойку.

 

Базовый принцип. Пропускаем всех, у кого встречи через 5-10 минут. Если есть пустые столы, то пропускаем тех, у кого встречи попозже, но не раньше чем ЗА 20 МИНУТ до начала встречи. Либо если вторая сторона уже пришла.

 

Скрипт по общению – см ниже.

 

3. Внутри зоны – координаторы встреч (7 чел.)

 

Основная задача координаторов – сделать так, чтобы встреча состоялась. Они отслеживают состояние встреч за своими столами визуально: кто пришел, кто не пришел, торопят по телефону тех, кто опаздывает, предупреждают вторую сторону. Отражаем реальный статус встречи в софте.

 

Функционал:

 

· Отслеживание состояние встречи – кто пришел, кого нет, кто опаздывает.

· Прозвон опоздавших участников

· Информирование участника о результатах прозвона

· Завершение встречи при наличии очереди и следующей встречи за столом

· Общение с участником по всем его вопросам

· Фиксирование актуальной информации по встрече в планшете – внесение информации об актуальном столе, статусе встречи. Если встреча началась, подтверждение встречи в софте. Это нужно делать очень четко, аккуратно и оперативно, так как от этого зависит отображение графика, который выводится на большой экран.

 

Алгоритм:

 

УЧАСТНИК НЕ ПРИШЕЛ

Обзваниваем тех участников, которые опаздывают или не дошли до регистрации в назначенное время. По времени – если встреча в 10:00, то начинаем звонить в 09:55. Если успеваем прозвонить всех до 10:05, то можно сделать повторный звонок тем, кому не дозвонились в первый раз.

Звоним по следующим приоритетам (по убыванию): 1) один участник пришел, второго нет 2) ни один не пришел, но у участника много встреч 3) ни один не пришел, у участника всего одна эта встреча.

 

Варианты в процессе обзвона:

- Дозвонились, участник опаздывает. Говорим, куда подойти, ждем. Если участника ждет вторая сторона, то предупреждаем, что его ждут. Информируем вторую сторону за столом о том, что участник сейчас подойдет.

- Дозвонились, участник не придет. Уведомляем вторую сторону, извиняемся за него.

- Не дозвонились (не менее 2х попыток). Просто ждем. Через 5 минут говорим второй стороне, что пытаемся связаться с участником – чтобы он меньше волновался, видел, что у нас получается. После 10 минут предупреждаем вторую сторону, что встреча скорей всего не состоится.

- Отмечаем по результатам обзвона статус этого участника в софте (если не придет, то отражаем, что встреча не состоялась). Если придет, то как только придет, проверяем, что его зарегистрировали, и что встреча в статусе «идет».

- Подтверждаем встречу в софте.

ЗАКАНЧИВАЕМ ВСТРЕЧУ

Первый участник пришел на встречу, второй подошел, они пообщались. Через 15 минут от начала планового времени встречи напоминаем, что встреча должна закончиться через 3 мин. Через 18 минут от начала планового времени делегатов просят освободить стол. Стол освободили. Пришел следующий участник – стол свободен. Если следующая встреча в 10.20, то стол должен быть железно свободен в 10.18.

Варианты в процессе закачивания встречи:

- Встреча началась вовремя, но через 18 минут участники все еще общаются и через 2 мин должна начаться другая встреча. Участникам предлагается освободить стол и переместиться в открытую зону форума либо куда-то еще.

- Участники задерживаются, но дальше встреч за этим столом нет. Не трогаем, пусть общаются.

- У участника несколько встреч подряд. Уведомление делаем только тем участникам, которые должны уйти. Тем, у кого следующая встреча, говорим, за каким столом она пройдет. Все это видно в софте.

- В зону Биржи хотят пройти участники, хотят посидеть попить кофе и т.п.

 

Общая инструкция для координаторов на входе в зону и внутри – это зона забронирована для Биржи деловых контактов, поэтому, к сожалению, нельзя. Если есть свободные столы и/или встреч немного и/или нужна движуха, то пропускаем, но предупреждаем, что если придут люди на встречу, стол придется освободить. На все остальные случаи (пришли ВИПы от Правительства Москвы и т.п.) будут даны актуальные инструкции.

Скрипт по общению – см ниже.

4. Внутри зоны – анкетирование по результатам встречи (7 чел.)

 

Основная цель анкеты - зафиксировать итоги встречи, получив информацию в письменном виде от каждого участника. Анкета заполняется после каждой встречи каждым участником (т.е. после встречи должно быть заполнено 2 анкеты).

 

Если участник спрашивает Зачем «Эта анкета позволит понять результативность встречи и эффективность инструмента назначения встреч организаторам Форума».

 

Функционал:

· Информируем о необходимости заполнить анкету

· Заполняем данные по встрече

· Даем участнику анкету или заполняем с его слов

 

Алгоритм:

- Перед началом встречи, когда оба участника за столом, подходим и предупреждаем о том, что нужно будет заполнить анкету по итогам встречи.

- Пока идет встреча, заполняем шапку анкеты: информацию о встрече (дата время стол) и участнику (ФИО компания).

- Как только встреча запончилась, подходим к столу и даем анкеты. Ждем пока заполнят, и забираем. Проверяем, если не все заполнено, спрашиваем и отмечаем за них.

- Если получен отказ в заполнении анкеты, то эту информацию нужно зафиксировать и передать координатору.

 

Скрипт по общению – см ниже.