Business letter format

Notice the following points:

WRITER’S ADDRESS OR COMPANY LETTERHEAD: at the top right-hand comer. The writer’s name is not at the top of the letter.

READER’S NAME, POSITION AND ADDRESS: on the left. If you are writing to another country, write the country in the address.

DATE: on the right. Various forms of the date are possible.

OPENING SALUTATION: Use the name of the reader if you know it, without the initial. If you do not, write Dear Sirs to a company. Dear Sir to a man, Dear Madam to a woman or Dear Sir or Madam if you do not know the sex of the reader.

BODY OF THE LETTER: Start a new paragraph for each new idea or subject. Leave a line space between each paragraph. Do not break words at the end of a line.

CLOSING SALUTATION: Yours faithfully if you do not know the reader’s name, Yours sincerely if you do. (US Yours truly or Sincerely yours.)

SIGNATURE.

WRITER’S NAME AND TITLE (and position in the company, if appropriate). A man uses the title Mr. The title Mrs. shows that a woman is married; Miss shows that she is unmarried; Ms shows only that she is a woman.

BLOCK STYLE is the modern style – all paragraphs start at the left-hand margin.

PUNCTUATION: in modern business letters punctuation is not used in the headings and endings of a letter. Normal punctuation is used in the body of the letter.

Business letter terminology

Read and translate a business letter:

30 Empire Drive Manchester M6 2PQ   Mr Graham Davis Assistant Manager Transworld Freight ltd 74 Dockside Manchester M15 7BJ 8 March 2007   Dear Mr Davis I saw your advertisement for an Export Manager in the Daily Herald of 7 March and I would like to apply for the position.   I would be grateful if you could send me an application form and further information about the salary and working conditions.   I look forward to hearing from you in the near future. Yours sincerely   Geoffrey Andrews Geoffrey Andrews (Mr)

 

Note and use the following written patterns in letters of your own

1). Opening Phrases: Dear Sirs In reply to your letter of… We thank you for your letter of… With reference to our (referring to) (your) letter (telex, fax) we wish To inform you that… We are pleased (We are glad) to inform you that… We learn from your letter that… We offer apologies for the delay In answering your letter…   2). Binding Phrases: We find it necessary to note…   Further to the above…   It is self understood… It goes without saying… We wish to draw your attention to the fact that… In view of the above… In this connection… 3). Closing Phrases: We are looking forward to hearing from you We expect your early reply On receipt of the letter please cable (telex) your confirmation (consent) Yours faithully (truly) (sincerely)

- Уважаемые господа В ответ на ваше письмо от… Благодарим за письмо от… Ссылаясь на наше (Ваше) письмо (телекс, факс) мы хотим сообщать, что… Рады сообщить Вам, что…   Из Вашего письма мы узнали, что… Приносим извинения за некоторую задержку с ответом на Ваше письмо…   Считаем необходимым отметить… В дополнение к вышеуказанному… Само собой разумеется…   Обращаем Ваше внимание на тот факт, что… Ввиду вышеизложенного… В связи с этим…   Надеемся получить Ваш ответ в ближайшем будущем   По получении письма просим телеграфировать (сообщить телексом) подтверждение (согласие) С уважением

Write the answer to the above mentioned letter

Write a business letter of your own

Topic 3

Telephoning

1. Разговор по телефону на иностранном языке всегда представляет особую сложность – к обычным трудностям добавляются технические помехи, плохая слышимость и т.п. На самом деле совсем не обязательно услышать и разобрать каждое слово. Важны «key words» (ключевые слова), несущие необходимую информацию: who? when? where? what? Кроме того, телефонный разговор имеет определенную структуру и овладев ею, Вы почувствуете себя гораздо увереннее.

Представьте себе, что Вы звоните своему знакомому домой. Раньше, согласно этикету, снимая трубку, полагалось назвать свой телефонный номер. Теперь в частных домах это делается редко. Хотя, когда Вы звоните в офис, банк, отель, театр, музей, первое, что Вы услышите, будет:

Hilton Hotel. Good morning! Can I help you?

Barclays Bank. Good morning! Can I help you?

В частном доме Вам скорее всего скажут просто: Hello!

Вы должны представиться:

Peter Dolin speaking/This is Peter Dolin/ My name’s Peter Dolin/ Peter here.

(последний вариант – если Вы хорошо знакомы с тем, кому звоните)

и далее позвать нужного Вам человека к телефону:

Could I talk to Linda, please?/ Can I speak to Linda, please?/ May I have a word with Linda?/ Is Linda there, please?

Возможно, Вас попросят подождать:

Hold the line, please/ Hang on a moment.

 

Может быть, поднявший трубку должен посмотреть, дома ли она:

I’ll just see if she is in/ I’ll find out if she’s at home.

 

Вы отвечаете: «Хорошо»

Ok/ Right/ All right/ Right you are.

Если Линды нет дома, Вам скажут:

Sorry, but she is out/ I’m afraid she’s not here/ I think she’s gone shopping/ Sorry, but she won’t be back till Monday.

И, скорее всего, добавят: «Передать что-нибудь?»

Would you like to leave a message?

Вы и сами можете попросить: «Вы не могли бы передать ей…?»

Could you take a message?/ I’d like to leave a message.

Если Вы хотите передать Линде, что Вы звонили:

Would you tell her I rang?

Если Вы хотите, чтобы она Вам перезвонила:

Would you ask her to call back?/ Can you ask her to ring me when she gets back?

Поскольку русские имена часто бывают трудны для иностранцев, Вас могут попросить повторить Ваше имя и даже «сказать его по буквам» - «spell it». По-русски мы сделаем это так: «До-лин. Дарья, Ольга, Леонид, Иван, Наталья». По-английски же надо произнести составляющие имя буквы так, как они произносятся в алфавите: Do-lin. D, O, L, I, N.

Возможно, Вам придется продиктовать свой телефон: по-английски все цифры произносят по отдельности – не «двести пятьдесят девять – шестьдесят три – сорок четыре», а «two – five – nine, six – three, double four».

Обратите внимание на использование слова «double» при повторе цифр. Ноль читается как буква «О». Последующие диалоги помогут Вам в этом потренироваться.

2. Make up the dialogues of your own according to the pattern. Use the information suggested.

Model Dialogue

TELEPHONING

A: Hello!

B: Hello! David Brown speaking.

Could I talk to Steve, please?
A: Hold the line, please.
B: OK.
A: I think he’s at the swimming pool.
B: Could you take a message?
A: With pleasure.
B: Would you ask him to ring me when he gets back?
A: Certainly. What’s your number?
B: Two-double five–seven–o–nine.
A: Pardon, what’s the last figure?
B: Nine.
A: Nine…yes. Two-double five–seven–o–nine.
B: Right. Thanks.
A: You’re welcome.

I. tel.: 302-4889

Tom Cruise

Mr. Cruise is abroad.

He won’t be back until Monday.

 

II. tel.: 413-7005

Barclays Bank – Mr. Burton

I’m afraid he’s away on business.

He’ll be back next week.

 

 

III. tel.: 168-3434

Mrs. Hudson

She’s not in.

I think she’s gone shopping.

IV. tel.: 256-1770

Steve Williams

He’s at the swimming pool.

 

V. tel.: 329-2800

New World Ltd – Mr. Blake.

I’m afraid Mr. Blake is engaged just now.

VI. tel.: 945-2261

Mary Stone

Sorry, but Mary’s not in.

She’s at the hairdresser’s.

 

TELEPHONING - 2

Деловой разговор имеет в основном ту же структуру, что и частный разговор. Представим себе, что г-н Носов приехал в Лондон на переговоры с английским партнером и звонит в его офис, чтобы подтвердить встречу. Скорее всего, сначала ему ответит секретарь-телефонистка, которая принимает все звонки и переключает их далее на соответствующие внутренние номера.