Из чего состоит организация и что ее окружает

§ Внутренняя среда организации и ее элементы

§ Внешняя среда

Основными элементами организации считаются цели, ресурсы, разделение труда, культура, технологии, структуры, каналы обмена информацией, нормы поведения сотрудников и проч. Их совокупность образует ее внутреннюю среду. Рассмотрим эти элементы подробнее.

Разделение труда представляет собой разграничение и обособление различных видов деятельности, закрепление их за отдельными людьми и группами. Оно бывает горизонтальным и вертикальным. Горизонтальное имеет в основе технологии, профессии, выпускаемую продукцию и т.п. и определяет общую организационную структуру.

Вертикальное разделение труда, связанное с обособлением исполнителей и руководителей разного уровня, служит основой структуры управленческой.

Технология определяет связь между отдельными видами работ, в том числе по управлению, последовательность их выполнения во времени и пространстве.

Существует четыре типа технологий.

Складывающаяся технология заключается в том, что все участники относительно независимо друг от друга работают на кого-то одного, кто создает конечный продукт. Так часто происходит при написании книг, когда каждый из авторов приносит составителю свой раздел, а тот уже компонует из них произведение.

Последовательная технология предполагает, что работы в организации вытекают друг из друга, ни одна не может начаться раньше, чем закончится предыдущая. На основе такой технологии работает конвейер.

Связанная технология означает, что работы взаимно обусловливают друг друга, но при этом не обязательно в строгой последовательности. Так, например, происходит работа над сложным документом, который руководитель может многократно после уточнений вновь передавать исполнителям.

Наконец, групповая технология заключается в том, что работы выполняются на одном стационарном объекте многими участниками. Так строится судно на стапеле.

Важнейшим элементом внутренней среды является организационный порядок. Под ним понимается совокупность автоматически действующих правил и норм (прохождение документов, прием посетителей, начало и окончание работы, перерывов и проч.). В соответствии с ними исполнители могут самостоятельно принимать значительную часть решений, не обращаясь каждый раз за указаниями к руководителю. Такой порядок может складываться стихийно либо конструироваться искусственно, но в любом случае закрепляется официально в приказах, инструкциях и проч.

Внутреннюю среду организации составляют также отношения между ее участниками. По содержанию эти отношения могут быть либо деловыми (между должностными лицами), либо эмоциональными с учетом симпатий и антипатий, а по форме – силовыми или партнерскими. Партнерские отношения более открыты, стабильны, основываются на осознании взаимозависимости людей. Организации, где они господствуют, напоминают рынок, в то время как предыдущие – гладиаторскую арену.

Постоянное изменение соотношения сил внутри организации придает отношениям между ее участниками динамизм.

Внешнюю среду (окружение) образует совокупность условий, складывающихся за пределами организации, с которыми она взаимодействует. С деловым окружением (поставщиками, потребителями, конкурентами и т.п.) такое взаимодействие происходит непосредственно, что позволяет организации оказывать на него активное влияние.

К фоновому окружению (например, законодательству) можно только приспосабливаться. Это предполагает либо подчинение, либо «уход» от влияния, либо нейтрализацию его неблагоприятных последствий.

Окружение организации характеризуется многообразием, сложностью, постоянным изменением и в целом оказывается неустойчивым. Это обстоятельство наряду с непредсказуемостью поведения персонала и менеджеров придает деятельности организации, особенно в перспективе, неопределенность.

Руководство организации должно быстро улавливать изменения во внешней и внутренней среде, понимать их роль в настоящем и будущем и выбирать наилучший вариант реакции на них в пределах существующих материальных и людских ресурсов.

Поскольку последние ограничены, особенно в краткосрочном периоде, на деле организация может реагировать лишь на некоторые изменения среды, а остальные – игнорировать. и от того, как она сумеет это сделать, зависит ее будущее.

 

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Внутренняя среда – это совокупность элементов самой организации, к которым относятся:

§ разделение труда(горизонтальное и вертикальное);

§ технология деятельности (складывающаяся, последовательная, связанная, групповая);

§ организационный порядок;

§ отношения в коллективе.

 

Внешняя среда (окружение)-совокупность объектов и условий, с которыми организация взаимодействует непосредственно (деловое) или которые должна учитывать (фоновое).

 

Законы организации

§ Восемь знаков организации

 

Как жизнь природы и людей, жизнь организации подчиняется определенным законам, главным из которых принято считать закон синергии (с греч. – сотрудничество, содружество). Он гласит, что возможности организации как единого целого превышают сумму возможностей ее отдельных частей. Это обусловлено их взаимной поддержкой и дополнением. В результате возникает реальный выигрыш для ее членов от объединения в организацию, перекрывающий потери, связанные с ограничением их самостоятельности.

Второй закон организации – закон дополнения внутриорганизационных процессов и функций противоположно направленными. Например, разделения – объединением, специализации - универсализацией, дифференциации – интеграцией, и наоборот. Это позволяет одновременно использовать выгоды того и другого, а следовательно, также существенно увеличить общие возможности.

Третий закон организации требует сохранения пропорциональности между ней и ее частями при любых возможных изменениях. Это позволяет в наибольшей степени реализовывать имеющиеся возможности. Например, при раздутых штатах работники слоняются без дела и мешают друг другу, в то же время при нехватке персонала организация бывает не в состоянии выполнить даже текущую работу. Понятно, что в том и другом случаях возникают экономических потери, которых при разумном подходе к делу можно избежать.

Четвертый закон получил название закона композиции. Его суть в том, что функционирование всех без исключения частей организации в той или иной степени подчиняется общей цели. Индивидуальные же задачи каждой из них уточняют и детализирует ее.

Пятый закон – закон самосохранения. Он предполагает, что любая организация, равно как и ее отдельная часть, стремится сохранить себя как целое. Это требует соблюдения ряда условий. К ним можно отнести недопущение серьезных потрясений, которые могут привести к потере устойчивости (например, конфликтов, изменения границ, замены ключевых фигур и т.п.), а также экономию ресурсов, расширение сферы деятельности.

Шестой закон организации – закон информированности. Он утверждает, что в организации не может быть больше порядка, чем у ее членов имеется информации о реальном положении вещей, позволяющей им принимать осмысленные решения.

Седьмой закон – закон необходимого разнообразия. Речь идет о том, что устойчивость функционирования организации требует, чтобы она выполняла некий минимальный набор разных видов деятельности и располагала специалистами разного направления и уровня подготовки.

Наконец, восьмой закон – закон онтогенеза (индивидуальное развитие, охватывающее все изменения от зарождения до окончания жизни). В соответствии с ним жизнь любой организации состоит из трех основных фаз, последовательно сменяющих друг друга, - становления, развития и угасания. Понятно, что задача руководства состоит в максимальном сокращении первой фазы, продлении второй и отсрочке наступления третьей.

 

ОСНОВНЫЕ ПОНЯТИЯ

Жизнь организации подчиняется следующим законам:

1. Закон синергии

2. Закон дополнения внутренних процессов и функций противоположно направленными.

3. Закон сохранения пропорциональности.

4. Закон композиции.

5. Закон самосохранения.

6. Закон информированности.

7. Закон необходимого разнообразия.

8. Закон онтогенеза.