Случай из жизни

На одном из предприятий с «сильно многоуровневой системой» корпоративных стандартов на 4-м уровне находятся документы категории «Порядки», а на 5-м уровне — «Регламенты». На вопрос: «Чем «порядок» отличается от «регламента»?» — менеджеры компании отвечают недоуменным пожатием плеч. И действительно, разницы между ними нет никакой — посвящены одинаковым объектам управления, похожим образом описывают их, круг пользователей у данных документов также одинаковый.

Таким образом, больше (уровней и видов документов) не значит лучше. Другое дело, что и слишком мало уровней тоже не должно быть. Иначе документы станут «наползать» друг на друга, сливаться, так что трудно будет провести границу между ними. Поэтому оптимальным представляется именно трехуровневая иерархическая схема. Тем более что аналогичный подход предусмотрен и международными стандартами качества серии ISO-9000. «Система документирования менеджмента качества» тоже строится по трехуровневой иерархической схеме (рис. 2).

На 1-м уровне находится документ, описывающий цели и политику предприятия в области менеджмента качества. На 2-м уровне располагаются «Методологические инструкции» (читай — «Положения»), содержащие описание принципов и порядка реализации различных действий. И на 3-м уровне — «Рабочие и контрольные инструкции», представляющие собой дальнейшую детализацию «Методологических инструкций» для отдельных рабочих мест (отдельных исполнителей)

ПРАВИЛО 2

Создание документов должно идти «сверху вниз».

Сначала пишется концепция, далее на ее основе формируется положение. Затем для конкретизации положения разрабатывается инструкция. Таким образом, каждый нижестоящий документ конкретизирует нормы документа вышестоящего уровня.

Например, на 1-м уровне иерархии находится «Политика компании в области материально-технического обеспечения» (кадровая политика). Документ описывает идеологию и общие принципы, на основании которых компания предполагает проводить материально-техническое обеспечение (кадровое обеспечение). Документ 2-го уровня — «Положение о материально-техническом обеспечении» («Положение о кадровом обеспечении»)— конкретизирует общие принципы, в том числе дает перечень и порядок реализации процессов материально-технического (кадрового) обеспечения, определяет ответственность за реализацию этих процессов. На 3-м уровне находится «Инструкция о порядке приемки и передачи на хранение материальных ресурсов». («Инструкция о порядке приема работников и оформлении трудовых взаимоотношений») Она описывает вполне конкретные действия конкретных исполнителей при поступлении материалов на склад предприятия (работников в организацию)

Указанное правило справедливо и при формировании стандартов внутри определенной категории документов. В частности, в отношении положений. Например, готовится базовое «Положение об управлении персоналом». К нему создается группа «дочерних» положений — «Положение о найме персонала», «Положение о развитии персонала», «Положение о мотивации персонала».