Учет расчетов с подотчетными лицами

Денежные авансы выдаваемые работникам организации из кассы на мелкие хозяйственные расходы или на расходы по командировкам называются подотчетными суммами.

Подотчетными лицами могут быть только работники данной организации в том числе совместители которые получили денежные авансы под отчет, т.е. с условием предоставления отчета об их использовании.

При направлении работника в командировку издается приказ о командировке, оформляется служебное задание и командировочное удостоверение. По возвращении из командировки в течении трех дней работник должен оформить авансовый отчет и отчет о проделанной работе.

К отчету прилагаются документы подтверждающие расходы. Отчет проверяется бухгалтером и утверждается руководителем. В связи с командировкой организация производит оплату:

1. Расходов по проезду до месте командировки и обратно.

2. Расходов по найму жилья.

3. Суточных (за каждый день нахождения в командировке, за каждый день, включая праздничные и выходные дни и дни нахождения в пути).

4. Прочих расходов (оплата телефонных разговоров производственного характера, проезд на общественном транспорте и др).

5. Налоговым кодексом РФ установлены нормы возмещения суточных, которые не включаются в налогооблагаемую базу, по НДФЛ и по налогу на прибыль: на территории РФ 700 р/сутки, а по зарубежным командировкам 2500 р/сутки, нахождение в заграничной командировке.

Руководитель может установить более высокий размер суточных при этом этот размер должен быть записан в коллективном договоре или другом локальном нормативном акте.

Суточные сверх норм установленных НК РФ облагаются НДФЛ.

Пример: Организация отправила в командировку работника на 8 дней под отчет было выдано 33000 руб, установлена суточная норма 1000 рублей. По возвращении из командировки работник составил авансовый отчет, к которому приложил: авиабилеты стоимостью 10620, в том числе НДС 1620, счет гостиницы по форме ЗГ на сумму 14160, в том числе НДС 2160, НДС был выделен отдельной строкой.

После утверждения авансового отчета сотрудник вернул в кассу остаток неиспользованных средств.

В бухгалтерском учете были составлены проводки:

1. Выданы под отчет денежные средства на командировку. Д71 К50 33000 р

2. Отражена стоимость авиабилета Д26 К71 9000 (без НДС)

3. Отражен НДС со стоимости проезда Д19 К71 1620

4. Отражена стоимость гостиничных услуг Д26 К71 12000 руб

5. Учтен НДС по услугам гостиницы Д19 К71 2160

6. НДС по авиабилетам и гостиничным услугам предъявлен к вычету. Д68/НДС К19 3780

7. Суточные включены в расходы предприятия. Д26 К71 8000

8. Удержан НДФЛ с дохода работника сверхнормативных суточных 1000-700*8*13 312 руб Д70 К68/НДФЛ

9. Возвращен в кассу остаток неиспользованных подотчетных сумм. Д50 К71 220 руб

10. Отражено постоянное налоговое обязательство. В налогом учете образуется постоянная разница в размере 2400 1000*8-700*8 поэтому отражается постоянное налоговое обязательства 2400*20%=480 руб. Д99 К68/Налог на прибыль 2400 руб.? входной НДС по проездным билетам, счетам или квитанциям гостиниц и чекам ККМ принимается к вычету даже в случаях когда НДС не выделен отдельной строкой.

Синтетический учет расчетов с подотчетными лицами ведется на счете 71.

По дебету счета 71 отражаются суммы, выданные под отчет и не возмещенный перерасход. По кредиту счета 71 отражаются использованные суммы и возмещенный перерасход.

Основные проводки:

1. Выдача средств из кассы под отчет работнику Д71 К50.

2. Произведенные расходы принимаются к учету Д20,26,44,10,08 К71

3. Возврат в кассу неиспользованной подотчетной суммы Д50 К71.

4. Если работник своевременно не вернул неиспользованные суммы в кассу, то издается приказ и составляется проводка. Д94 К71

5. Не возвращенные своевременно суммы являются дебиторской задолженностью и могут выть взысканы с работника из з/п Д70 К94, а если из з/п удержать нельзя Д73 К94.

Аналитический учет по счету 71 ведется по каждой сумме выданной под отчет.

Работнику нельзя выдавать деньги под отчет, если он не отчитался по предыдущей подотчетной сумме.