Фестиваль - синтетический вид массовых мероприятий.
Фестиваль может включать в себя как концертные номера песен, танцев, инструментальных произведений, так и сопутствующие формы – различные выставки художественно-прикладного вида; в программу фестивалей могут быть включены мастер-классы, семинары, круглые столы, встречи, конкурсы и др.
Подготовка к фестивалю ведется заранее, то есть планируется во времени теми организациями и учреждениями, которые курируют, руководят и организуют культурно - досуговую деятельность. Органы управления принимают Постановление о проведении фестиваля.
Задачи при подготовке:
1. Создание инициативной группы или оргкомитета по проведению фестивалей;
2. Определение целей и задач, темы и идеи;
3. Разработка положения о фестивале;
4. Написания сценария;
5. Подбор будущих участников и работа с ними;
6. Подбор ведущих;
8. Покупка призов для награждения участников;
9. Оформление места проведения;
10. Репитиционно-постановочный процесс;
11. Подготовка художественных номеров, выступление творческих коллективов;
12. Подбор и запись музыкального сопровождения.
13. Завершается вся подготовительная работа одной – двумя генеральными репетициями. После проведения фестиваля проводится анализ и обсуждение, чтобы избежать повторения ошибок и закрепить наиболее удавшиеся моменты.
Руководство фестивалем осуществляет Оргкомитет (Организационный комитет). В состав Оргкомитета входят представители организаций-партнеров, организаторов и спонсоров фестиваля.
Оргкомитет фестиваля до начала мероприятий формирует и утверждает состав Исполнительной Дирекции по подготовке и проведению мероприятий фестиваля.
Оргкомитет решает вопросы кадрового обеспечения фестиваля, финансирования, формирует имидж фестиваля и т.п.
Исполнительная Дирекция фестиваля утверждает персональный состав рабочих групп, состав жюри, атрибутику фестиваля, а также решает другие вопросы, связанные с подготовкой и проведением фестиваля.
Рабочие группы фестиваля осуществляют руководство по подготовке мероприятий фестиваля на местах, формируются и подчиняются Исполнительной Дирекции фестиваля.
Оргкомитет разрабатывает Положение о фестивале. Положение – это документ, в котором регламентируются организационные моменты фестиваля.
Положение включает в себя:
1. Название (тема) фестиваля;
2. Цель и порядок его проведения;
3. Сроки и условия проведения;
4. Количественный и качественный состав участников, репертуар или задание;
5. Требования к фонограммам и реквизиту;
6. Критерии оценки результатов;
7. Состав жюри;
8. Партнеры фестиваля – организационная поддержка, информационная поддержка (СМИ), спонсоры фестиваля;
9. Определяются предлагаемые награды победителям;
10. Транспорт, питание и проживание;
12. Обеспечение порядка;
13. Реквизит организаторов для решения организационных вопросов или оказания методической помощи.
Положение утверждается советом, администрацией или директором в зависимости от уровня конкурса, фестиваля, смотра (областной, открытый, районный и т.д.)
Для оценки качества представленных номеров, программ, работ создаётся компетентное жюри. В состав жюри включаются специалисты по номинациям и конкурсам, представленным в Положении о фестивале, пользующиеся авторитетом в соответствующих областях культуры. Его заключения по просмотренным номерам кладутся в основу решения оргкомитета о распределении призовых мест и награждении победителей.
Для оценки выступлений участников фестиваля разрабатывают соответственные фестивалю критерии и оценки.
Для участия в фестивале разрабатывается специальная заявка-анкета, в которой предусматриваются графы необходимые при организации фестиваля и сроки подачи в оргкомитет.