Контроль как непрерывная деятельность

Новые идеи контроля в бизнесе

Методы предотвращения злоупотреблений в бизнесе и общепринятый взгляд на эту проблему также претерпели серьезные изменения.

Здесь было предпринято еще меньше усилий, чтобы сделать финансовый контроль абсолютно непроницаемым для воздействий, оказываемых на индивидов. Но в одном отношении бизнес от этого выиграл. Финансовый контроль в бизнесе стал несколько шире, чем дотошный подсчет каждого государственного пенса. Поэтому бизнесу было легче принять вышеописанную смену акцентов: к финансовым данным стали относиться не как к записям, предназначенным для описания прошлой деятельности и выявления злоупотреблений, а просто как к одному из аспектов общего статистического аппарата, измеряющего все направления работы предприятия.

Другим фактором, способствовавшим принятию новой точки зрения в деловом мире, была близость бухгалтеров и инженеров. Работая на одном предприятии, они не могли не повлиять на взгляды друг друга, несмотря на разницу профессиональных обязанностей. Таким образом, бухгалтер заимствовал у инженера интерес к проблемам измерения вне области финансов. Инженер начал применять свои профессиональные знания для решения проблем бухгалтерии. Он понял, что бухгалтерские данные могут дополнить его знания тех процессов, которыми он управляет. Он пытается соединить все учетные работы на предприятии в единую систему.

Еще есть бухгалтеры, относящиеся к своим функциям по-старому: их обязанность — проверка бухгалтерских документов, получение недостающих данных и выдача сертификатов. Но большинство руководителей современных коммерческих предприятий не удовлетворены таким ограничением инструментов контроля. Данные, полученные через несколько недель после конца года или полугодия — это не то, что нужно для управления. Они требуют непрерывного предоставления данных, от месяца к месяцу, от недели к неделе, которые отражали бы факты, пока еще не поздно исправить неблагоприятные тенденции, и позволяли бы предсказывать будущее.

Различные аспекты администрирования, выделяемые Файолем, Урвик представляет в виде сегментов полного круга. Прогноз ведет к планированию. Следующая операция — организация, имеющая результатом координацию. Затем идет командование и, наконец, контроль. Вслед за контролем вновь осуществляется прогнозирование, так как в соответствии с новой системой контроля смотреть вперед так же полезно, как и оглядываться назад.

Этот аналитический подход согласуется с более психологическим подходом М.Фоллетт к тем же проблемам. Она делает акцент на важности понимания взаимных реакций людей друг на друга. Организация никогда не стоит на месте. Она состоит из человеческих существ — живущих, изменяющихся, развивающихся, разрушающихся организмов. Все, что происходит, изменяет этих индивидов, модифицирует их взаимосвязи друг с другом. И окружающая среда, в которой эти индивиды работают и от которой они зависят, тоже изменяется. Происходит постоянное действие и взаимодействие факторов.

Мы можем выделять какую-либо проблему или вопрос. Мы можем делить время на секунды, минуты, часы, дни, недели, месяцы, годы. Но это деление — интеллектуальная условность. Ни одна проблема не существует изолированно. В самом процессе обсуждения идей люди изменяют их и модифицируют ситуацию. Время — это континуум. Сегодня и завтра, этот год и прошлый год — это категории нашего рассудка.

М.Фоллетт пишет, что одно из преимуществ непрерывного планирования — это то, что круг или спираль не разрывается переходом от планирования к деятельности и от деятельности к планированию. Мы постоянно делаем ошибку, считая, что мир остается неизменным, пока мы к нему приспосабливаемся. Это не так. Положение дел постоянно меняется, мы должны его учитывать; учитывая положение дел, мы его меняем. Пока мы не начнем рассматривать контроль как непрерывную деятельность, мы не преодолеем заблуждение, что мы способны устранить проблему. Мы думаем, что устранили проблему, но в самом процессе устранения возникли новые элементы ситуации и появилась новая проблема, которую надо устранить.