Принцип полезности

Принцип сравнения

Влияние на функции бухгалтера

Различие между контролем и учетом

Урвик ссылается на Файоля, который разграничивал учет и контроль. Учет он относил к шести существенным функциям и включал в него переучет товаров и инвентаря, подведение баланса, отчеты, статистику и т. д. Контроль он считал одним из аспектов администрирования и определял как наблюдение за тем, чтобы все выполнялось в соответствии с принятым планом, отданными распоряжениями и установленными правилами.

Современное понимание контроля влияет как на методы, используемые в бухгалтерии, так и на перечень данных, необходимых администратору. Деятельность бухгалтера становится намного более специализированной. В его обязанности не входит контроль. Ни при каких обстоятельствах он не должен указывать главам других отделов, что им делать. Это узурпация функций главного менеджера. Бухгалтер должен только предоставлять цифры.

Если согласиться, что идеал любой организации — продвижение к все более научному менеджменту, то сущность так понимаемых функций бухгалтера — стремление сделать данные как можно более беспристрастными, непредвзятыми и не вызывающими вопросов.

Данные, необходимые администратору для эффективного управления, рассматриваются во многих книгах. Каждое предприятие само вырабатывает систему, наиболее приспособленную к обстоятельствам. Но Урвик выделяет некоторые основные принципы.

Все данные и отчеты, используемые для контроля, должны быть составлены с учетом организационной структуры. На их содержание не должны влиять люди, в должностные обязанности которых это не входит. К процессам контроля должен применяться принцип соответствия: власть и ответственность должны соответствовать друг другу. Поскольку ответственность предполагает санкции за невыполнение обязанностей, эти санкции должны соответствовать власти данного лица.

Все данные и отчеты, используемые для контроля, должны отражать стандартный требуемый уровень выполнения работы, а также, если это необходимо, прошлый уровень. Это значит, что простое соотношение выработок за два каких-либо произвольных периода содержит мало информации. Перемены в экономических условиях могли совершенно изменить ситуацию и сделать цифры бессмысленными. Сопоставление реальной выработки с запланированной показывает, были ли реализованы намерения менеджеров, подразумевает исследование причин расхождения плана с действительностью и позволяет привлечь к ответу каждого, кто не выполняет свою часть плана, одобренного им самим.

Урвик считает, что распространенное мнение о трудности выработки стандартов преувеличено. Это не так уж сложно. Всегда можно установить некоторый уровень, к которому надо стремиться. Сначала он может быть достаточно произвольным. Урвик советует начать с вопроса: какова была бы идеальная выработка, если бы теоретически было возможно выполнить какую-либо работу идеально, без всяких потерь, вызванных несчастными случаями, болезнями, выходными и т. д. После этого разрабатываются ограничения, связанные с факторами, заставляющими работу отклоняться от совершенства. Администратор должен исследовать и объяснить эти факторы.

Ценность данных и отчетов, используемых для контроля, зависит:

a) от того, насколько правильно выбран рассматриваемый период

b) от времени, которое проходит между окончанием этого периода и использованием данных контроля. Урвик вновь подчеркивает условный характер деления времени и основанных на нем умственных построений. Как правительство, так и бизнес склонны строить контроль вокруг дней и недель, месяцев и лет. Но для одной формы деятельности однодневный период контроля слишком длинен, а для другой — годовой слишком короток.

Ежегодные расчеты торговой деятельности не позволяют вовремя исправить тенденции, уменьшающие прибыль, чтобы они не повлияли на контрольный период. Ежемесячные данные необходимы хотя бы для того, чтобы осуществлять текущий контроль. Их точность с точки зрения бухгалтерии гораздо менее важна, чем их немедленная доступность сразу по окончании периода, к которому они относятся.

С каждым днем после окончания контрольного периода отчеты и статистика, связанные с ним, становятся все менее полезными. С этой точки зрения старый подход к бухгалтерии, нацеленный в первую очередь на предотвращение злоупотреблений и учет каждого пенса, представляет определенную опасность. Один отчет, предоставленный вовремя, стоит тысячи опоздавших.