Запрос на бронирование номера в отеле может поступать по разным каналам. При поступлении запроса оформляется заявка

Технология резервирования мест в отеле

Виды резервирования

При объявлении тарифа цена обязательно должна сопровождаться подробным разъяснением, что включено в тариф.

Сезонные скидки

На отдельные периоды времени и события - Новый Год, День города, фестивали, выставки, карнавалы и т.д.

Для постоянных клиентов - скидки.

Бонусные скидки - в зависимости от времени проживания в отеле.

Молодёжные (до 26 лет)

Семейные (с детьми) и т.д.

Могут быть ЦЕНЫ ОТКРЫТИЯ. Они ниже объявленных тарифов, держатся 90 дней.

В гостинице должен быть установлен ЦЕНОВОЙ ПЕРИОД - время, в течение которого все тарифы остаются неизменными.

Бронирование бывает следующих видов:

Мягкое бронирование - бронирование по категориям комнат.

Жёсткое бронирование - бронирование по номерам (резервируется конкретный номер).

Бронирование «он-лайн» (on-line) - мгновенное - когда клиент почти одновременно посылает сигнал на покупку в гостиницу и на оплату в свой банк по кредитной карточке.

Подтверждённое резервирование - когда отель высылает подтверждение с указанием условий бронирования.

Гарантированное резервирование - когда отель гарантирует оплату по кредитной карточке или авансом.

Негарантированное резервирование - когда отель держит для гостя номер до заявленного часа. Если гость не прибыл до согласованного срока, гостиница имеет право выставить номер на продажу (автоматическая аннуляция в определённое время).

По международным правилам, если не оговорено иначе, номер считается зарезервированным до 18 часов. Потом снимается с брони.

Гостиницам следует поощрять аннуляцию броней (если у гостя поменялись планы, он может аннулировать заказ). Условия аннуляции сообщаются в письме-подтверждении.

Штрафы за незаезды оговариваются в контрактах с компаниями.

Служащий, принявший заявку, должен проверить историю клиента и по результатам проверки сделать соответствующие отметки или отказать в бронировании.

Отдел бронирования ведёт Историю гостей. В ней хранится вся информация о предпочтениях гостей, их пожеланиях, просьбах и пр. (верхние этажи, угловые номера, дополнительные подушки, кофе рано в номер и пр.).

После обработки заявки гостю направляется подтверждение или отказ.

По законодательству заявка с подтверждением эквивалентна письменному контракту со всеми вытекающими юридическими последствиями. Гость может без последствий для себя отказаться от забронированного номера за 48 часов до даты заезда.

От чёткой работы отдела бронирования напрямую зависит коэффициент загрузки отеля. Это важнейший показатель работы гостиницы, определяющий её рентабельность. Сейчас в мире наблюдается постепенное снижение этого коэффициента из-за превышения спроса над предложением.

Требования к организации службы приёма в гостинице, правила для персонала

Служба приёма и размещения (Reception, Front desk)

Front desk расшифровывается как служба приёма и как стойка регистрации; переводится как первая полоса, первая линия обороны. Это и есть первая линия отеля.

Служба приёма и размещения находится в главном вестибюле у входа.

Служба, как правило, состоит из двух частей: Front office, собственно стойка, и Back office - помещение за стойкой, вне поля зрения гостей.

Служба представляет собой стойку или конторку в двух уровнях высотой 110-120 см с рабочими столами внутри шириной 80-85 см, высотой 85 см. Может подразделяться на участки, имеющие индивидуальные функции.

Размеры и конфигурация стола (стойки), а также количество людей, работающих за ним, зависят от размеров самого отеля. Чем больше гостиница, тем больше служащих будет работать за стойкой.

Длина стойки зависит от того, на сколько рабочих мест она рассчитана. Площадь рабочего пространства на одного сотрудника определяется длиной размаха рук.

Рабочие инструменты служащих:

- компьютер

- лазерный принтер профессиональный для печатания счетов (должен выдерживать большие нагрузки);

- авторизационная машина для проката кредитных карточек.

- электрические прокатные машины для пластиковых кредитных карточек.

- терминал для кодирования ключей (монитор с клавиатурой и прокатным механизмом);

- цифровая многоканальная телефонная станция, которая переводит звонки внутри гостиницы; телефон должен иметь дисплей, на который выводится информация о том, кто и кому звонит;

- факс

- ксерокс

- детектор для просмотра денег

- калькулятор, лучше американская модель, печатающая на бумаге все действия и результат

- информационно-ключевой щит

- документация

- канцелярские товары

- информационные проспекты (могут располагаться рядом на специальных стойках).

Всё это должно быть скрыто от глаз клиента и размещено удобно для работы.

Основной рабочий инструмент - автоматизированная система управления.

Перед стойкой предусматривается пространство, позволяющее избегать скученности во время регистрации больших групп.

Служащие за стойкой должны работать стоя. СИДЯЧАЯ СЛУЖБА ПРИЁМА может быть организована (как в сети NIKKO) только тогда, когда сидят обе стороны, и гость, и сотрудник.

В международной практике приняты три смены работы службы приёма:

дневная с 7.00 до 15.00

вечерняя с 15.00 до 23.00

ночная с 23.00 до 7.00

На каждого сотрудника должна быть сформирована папка со следующей документацией: