Оцените личную эффективность

ü Насколько Вы владеете информацией о расходах собственного времени.

Подсчитайте количество галочек в столбце 1 и разделите на общее количество строчек. Полученный процент характеризует Ваше владение ситуацией с информационной стороны. То есть именно в такой степени Вы осведомлены о происходящем в персональной фирме «ЗАО Я», остальное покрыто завесой таинственности и соответственно неуправляемо.

ü Что для Вас важней: стратегические цели или текучка?

Выделите из дел те, которые «работают» на Ваши важнейшие, крупные, долгосрочные цели. Отметьте их галочками в столбце 2. Разделите количество галочек в столбце 2 на общее количество строк. Полученный процент показывает, насколько сильно Вы ориентированы на достижение стратегических результатов и насколько Вас затягивает «текучка».

Подумайте, как уменьшить ее количество? Что нужно сделать, чтобы избавиться от части таких дел? Имейте в виду, что сейчас Вы теряете на этих мелких делах очень много, поскольку из-за них откладываются более крупные, важные, перспективные дела, которые в будущем и приносят РЕЗУЛЬТАТ.

Если относительно какого-то дела вы не уверены, к какому классу его отнести, а дело длинное и занимает несколько строчек, можно часть дела отметить, а часть оставить неотмеченной. Можно кроме галочек использовать какой-нибудь другой, «половинный» значок для повышения точности оценок. Хотя точность цифр здесь не главное. Важно увидеть, прочувствовать структуру своего времени, понять, в каком направлении стоило бы над ним поработать. Численные оценки играют в этом вспомогательную роль.

ü Оценка управляемости ситуации.

В столбце 3 разделите дела по признаку: «обделенные» — «поглотители». «Обделенные» — это такие дела, на которые следовало бы тратить больше времени, уделять им больше внимания, но по каким-то причинам не удается. «Поглотители», наоборот, съедают слишком много времени, не принося вам ни результатов, ни удовлетворения. Отмечайте галочками и те и другие. Те дела, на которые тратится нормальное количество времени, оставляйте неотмеченными. Процент неотмеченных клеточек — это мера того, насколько структура Вашего времени соответствует Вашему желанию, т.е. насколько Вы владеете своим временем.

«Обделенные» — это перспективные направления деятельности вашего «ЗАО Я», а «поглотители» — платежи внешним обстоятельствам. Подумайте, как снизить эти «платежи», как побороться с поглотителями и за счет выигранного времени «профинансировать» обделенные перспективные направления?

ü Оцените количество помех.

Работа в этом направлении особенно полезна, если Вы работаете в офисе с другими людьми и Вас часто отрывают от дела телефонные звонки, посторонние посетители и т. п.

В столбце 4 отметьте примерное количество таких мелких отвлечений, соответствующих каждому периоду времени. Прикиньте, сколько времени в среднем отнимает каждое такое отвлечение (время на переключение внимания, на само отвлечение, на «возврат» в прежнюю деятельность). Помножьте на количество отвлечений и получите сумму времени, потерянного совершенно напрасно.

Можете с помощью этой цифры внести соответствующие коррективы в предыдущий показатель (увеличив долю поглотителей). Но главное — задуматься о том, как снизить такие потери, которые очень снижают Вашу эффективность.

ü Оцените качество привязки дел ко времени.

В столбце 5 отметьте галочками дела, время выполнения которых было выбрано неудачно. Например, следовало бы сделать это дело еще неделю назад, тогда результат был бы лучше. Или когда у вас была высокая работоспособность, вы занимались чем-то не самым важным и не самым сложным.

Итоговая оценка будет показывать, насколько хорошо вы учитываете окружающую ситуацию и закономерности ее развития. Чем выше процент «несвоевременных» дел, тем более Ваше «ЗАО Я» склонно предлагать «сани летом, а телегу зимой». Возможно, стоит подумать о планировании, бюджетировании и прочих достижениях цивилизации.

ü Оценка соотношения функционирования и развития.

Отметьте в столбце 6 дела, которые дают Вам что-то для собственного развития — вырабатывают новые навыки, дают новые знания, умения и т. п. Не отмечайте те, которые Вы можете выполнять легко и уверенно, выполнение которых не вносит ничего в Ваше развитие. Полученный процент характеризует соотношение функционирования и развития, т.е. показывает Вашу ориентацию на краткосрочную или долгосрочную перспективу. Здесь нельзя дать точных рекомендаций по наилучшему соотношению; главное, чтобы оно вам было известно и вас удовлетворяло.

Здесь уместно вспомнить известную притчу о «гусыне, которая несла золотые яйца». Функционирование – это дела связанные с собиранием «яиц», получением результатов (некоторые при этом забывают кормить гусыню и собирают яйца, пока она не издохнет; некоторые для получения быстрого результата пробуют зарезать гусыню и вынуть все золото сразу). «Кормежка гусыни» и забота о ее потомстве – это дела, которые создают нашу способность производить результаты. Это дела, связанные со здоровьем, профессиональным и личным развитием, с инвестициями в новые технологий, в организацию личного времени и т. п.

ü Насколько хорошо Вы делегируете задачи.

Если делать все самому – неизбежно упремся в потолок времени! Один из способов освобождения времени для главного, приоритетного – делегирование задач, когда мы не тратим на выполнение задачи свое время, а «покупаем» чужое. Виды делегирования: передача задачи подчиненному; передача задачи «по горизонтали» коллегам; покупка внешней услуги и т. п.

По каждому делу задайте себе вопросы: «Было ли необходимым выполнять эту работу самому? Мог ли я делегировать эту работу?». В столбце 7 отметьте галочками дела, которые могли бы поручить кому-то, но почему-то выполнили сами. Процент таких работ в общей сумме не должен превышать 10%. Если это не так – обратите внимание на Ваши навыки делегирования.

Делать все самому – это тупик, завал текучкой! Необходимо повышать стоимость своего часа – и покупать себе время (для работы, повышения экспертности, отдыха…)

Если есть подчиненные, то грамотное делегирование задач – это ключевой способ «покупки» времени, освобождения вашего времени для приоритетных дел.

ü Столбцы 8, 9 ….

Идеальную систему организации собственного времени Вы можете сделать только сами.

Поставленные вопросы вряд ли охватили все ваши потребности. Если есть какие-то показатели дел важные именно для Вас (например, в какой период времени дня у Вас наивысшая производительность? Были ли оправданы затраты времени на задачу? и т.п.) – отслеживайте их и самостоятельно создавайте систему повышения личной эффективности!

P.S. Итак, вы проанализировали Ваш типичный рабочий день. Если Вы довольны собой на 100%, значит Вы или совершенно уникальный человек, или не очень самокритичный (что скорее всего L).

Очень надеюсь, что выполненные задания обратят Ваше внимание на проблему организации Вашего времени, помогут выявить узкие места, наметить пути дальнейшей работы.

Если Вы еще не определились в каком направлении развиваться, какие меры принять для повышения Вашей личной эффективности, -- присоединяйтесь к нашим семинарам, тренингам и походам-тренингам https://vk.com/privat_tm!

P.P.S. Желаю находить все новые и новые резервы эффективности и радоваться жизни!