Лекция : Редактирование и проверка документов

Режимы просмотра документа

Word позволяет отображать документ в режиме, который в наибольшей степени подходит для выполнения операций:

- Обычный режим подходит для отображения основного текста в том виде, как он будет напечатан.

- Режим структуры документа используется для просмотра документа в соответствии со структурой заголовков.

- Режим разметки страницы позволяет увидеть страницу в точности так, как оно будет напечатана, включая колони, колонтитулы и номера страниц.

- Режим главного документа используется для создания и реорганизации составных документов

- Режим Web- документа предназначен для просмотра документа на экране???

- Режим просмотра во весь экран позволяет видеть только сам документ, убрав остальные элементы, обычно присутствующие на экране.

- Режим предварительного просмотра документа перед печатью позволяет просмотреть общий вид сразу нескольких страниц в том виде, как они будут напечатаны, и позволяет внести правку и настроить документ для печати.

Наилучший режим просмотра документа подсказывает квалификация пользователя и набор выполняемых операций. Например, для профессиональной машинистки нужно как можно больше места на экране для отображения текста. С другой стороны, при верстке оригинал-макета лучше использовать режим просмотра разметки страницы. По мере изменения выполняемых операций можно перестраивать режим просмотра документа.

Работа в обычном режиме

Обычный режим просмотра используется при выполнении большинства операций ввода и редактирования текста. В этом режиме (он используется Word по умолчанию) форматирование символов и абзацев отображается полностью. Разрывы строк и страниц, позиции табуляции и выравнивание отображаются без искажения.

В то же время область вне основного текста, т.е. поля, колонтитулы и номера страниц не отображаются. Не отображаются также те параметры оформления документа, которые связаны с точным расположением материала на странице, в частности заполнение колонок текста змейкой и обтекание текстом закрепленного абзаца или объекта. За счет этого операции редактирования и перемещения точки вставки выполняются быстрее.

Работа в режиме разметки страницы

В режиме разметки страницы каждая страница отображается так, как она будет напечатана. Можно прокрутить страницу за пределы основного текста и просмотреть колонтитулы, номера страниц и размеры полей. Колонки, заполненные змейкой, и текст, обтекающий кадры, отображаются в точности так, как будут напечатаны. В режиме просмотра разметки страницы можно производить все операции по вводу и редактированию текста.

Работа в режиме структуры

В режиме структуры отображаются структурные уровни абзацев документа и появляется специальная панель инструментов Структура., кнопки которой позволяют повышать и понижать уровни абзацев, а также передвигать их вверх или вниз.

Работа в режиме Web – документа

Режим просмотра электронного документа позволяет просмотреть документ в том виде, как он появится на экране. В этом режиме слева от текста появляется схема документа, которая позволяет быстро переходить к любому заголовку документа.

Работа в режиме просмотра во весь экран

Режим просмотра во весь экран используется в тех случаях, когда нужно максимально увеличить область для отображения текста. В этом режиме не отображаются структурные элементы окна. На экране появляется специальная панель инструментов инструментов ВО ВЕСЬ ЭКРАН с единственной кнопкой ВЕРНУТЬ в обычный режим.

Настройка масштаба

Word позволяет управлять масштабом отображения документа. Для установки масштаба отображения документа нужно выбрать одно из чисел из раскрывающегося списка МАСШТАБ на панели инструментов Стандартная. Чем меньше масштаб, тем большая часть документа поместится на экране.

Настройка параметров просмотра

С помощью команды Сервис, Параметры можно произвести еще более детальную настройку режима просмотра документа. Например, можно отобразить или скрыть символы табуляции и маркеры конца абзаца, отметить границы полей пунктирными линиями, скрыть или отобразить полосы прокрутки. Асе эти параметры устанавливаются на вкладке ВИД диалогового окна Параметры.

Перемещение по документу

Word предоставляет целый ряд уникальных методов, сокращающих до минимума время поиска места в документе.

Перемещение и прокрутка с помощью мыши

Вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки позволяют с помощью мыши очень быстро прокручивать документ. Бегунок полосы прокрутки показывает место отображаемой в данный момент части документа относительно полной длины и ширины документа. При перемещении бегунка по вертикальной полосе прокрутки рядом с ним появляется номер страницы.

Чтобы переместить точку вставки с помощью мыши, необходимо прокрутить документ так, чтобы увидеть нужное место, переместить туда указатель мыши и щелкнуть по нему.

Абсолютный переход

Чтобы перейти к конкретной странице, разделу, строке, закладке, таблице, рисунку и т.д. необходимо:

- Выбрать команду Правка, Перейти. Появится диалоговое окно Перейти.

- Выбрать вариант СТРАНИЦА в списке объектов перехода.

- Ввести номер страницы в поле ввода ВВЕДИТЕ номер страницы

- Нажать кнопки ПЕРЕЙТИ.

- Нажать кнопку ЗАКРЫТЬ.

Относительный переход

Команда Правка, Перейти позволяет также перемещаться относительно текущего положения точки вставки. Так, можно переместиться на определенное число страниц, строк, разделов и т.д. относительно текущего положения точки вставки. Чтобы выполнить относительный переход, например, к странице, надо выполнить следующие действия:

- Выбрать команду ПРАВКА, Перейти

- Выделить вариант Страница в списке Объект перехода

- Ввести число со знаком плюс (+) или минус (-)

- Нажать кнопку ПЕРЕЙТИ

- Нажать кнопку ЗАКРЫТЬ

Страницы, таблицы, рисунки и т.д. нумеруются от начала документа.

Чтобы перейти к любому элементу документа, необходимо выделить тип элемента в списке ОБЪЕКТ перехода и указать его абсолютный или относительный номер.

Например, если выбран вариант СТРАНИЦА, то ввод числа 12 означает именно 12 страницу документа, но +12 означает двенадцатую страницу, считая от текущей страницы вперед, а, соответственно, -12 – двенадцатую страницу, считая от текущей страницы назад. Если ввести значение 50%, то это означает переход к середине документа.

Переход к месту последнего редактирования

Чтобы вернуться к предыдущему положению точки вставки, где была выполнена какая-то операция, необходимо нажать клавиши Shift+F5. Word помнит три последних положения точки вставки. Четвертое нажатие этой комбинации клавиш вернет точку вставки в исходное положение.

Выделение текста

Word использует общий принцип, характерный для приложений Windows: сначала нужно выделить какой-либо объект, а потом выполнить необходимую операцию. Если необходимо удалить слово, абзац или предложение, то сначала нужно выделить слово, абзац или предложение, а потом выбрать соответствующую команду. Выделение можно выполнять как с помощью мыши, так и клавиатуры.

Выделение текста с помощью мыши

Выделять текст с помощью мыши просто и удобно. Выделить можно любое количество текста, от одного символа до всего документа. Чтобы выделить необходимое количество текста, необходимо:

1. установить указатель мыши в начало выделяемой области

2. нажать левую кнопку мыши

3. протащить указатель мыши, удерживая нажатой кнопку мыши, до конца выделяемой области

4. отпустить кнопку мыши

5. если указатель мыши достигнет границы окна, за которой еще есть текст, то начнется автоматическая прокрутка.

Чтобы выделить текст, начиная от текущей позиции точки вставки до некоторой отдаленной позиции необходимо:

1. установить указатель мыши в начало выделяемой области

2. нажать клавишу Shift или F8
Пока включен режим выделения,в строке состояния виден индикатор ВДЛ

3. удерживая нажатой клавиша Shift, прокрутить документ так, чтобы на экране был виден конец выделяемой области

4. щелкнуть левой кнопкой мыши в конце выделяемой области

5. если для выделения использовалась клавиша Shift, для снятия выделения нужно щелкнуть кнопкой мыши в любом месте вне выделенной области

6. если для выделения использовалась клавиша F8, для снятия выделения нажать ESC, затем, аналогично, щелкнуть кнопкой мыши в любом месте вне выделенной области.

Выделение элементов текста с помощью мыши

Выделяемый объект	Действие мыши
Слово	Двойной щелчок по слову
Предложение	Одинарный щелчок по предложению принажатой и удерживаемой клавиши Shift
Абзац	Двойной щелчок в области выделения в начале абзаца
Документ	Одинарный щелчок в области выделения принажатой и удерживаемой клавише Ctrl

После того как текст выделен с помощью мыши, можно щелкнуть правой кнопкой мыши по выделенному тексту, чтобы открыть контекстное меню. Использование контекстного меню экономит время, поскольку не нужно двигать указатель мыши по экрану, чтобы выбрать команду меню или кнопку на панели инструментов.

Выделение элементов текста с помощью клавиатуры

Выделяемый объект	Число нажатий клавиши F8
Слово
Предложение
Абзац
Раздел
Документ

Ввод текста с заменой

Word обладает полезным средством, которое позволяет заменять выделенный текст на вводимый текст или содержимое Буфера обмена. Чтобы установит режим замены выделенного фрагмента при вводе необходимо:

Ú выбрать команду СЕРВИС, Параметры

Ú выбрать вкладку ПРАВКА

Ú установить флажок заменять выделенный фрагмент

Ú нажать кнопку ОК.

Чтобы установить режим замены символов при вводе, необходимо:

Ú выбрать команду СЕРВИС, Параметры

Ú выбрать вкладку ПРАВКА

Ú установить флажок включить режим замены символов при вводе

Ú нажать кнопку ОК.

Можно также включить этот режим двойным щелчком по индикатору ЗАМ в строке состояния.

Разметка документа с помощью закладок

В Word закладка – это некоторый элемент, которому присвоено определенное имя. Закладки используются для быстрого перемещения к определенному месту в документе.

Создание закладок

Так как закладка используется для быстрого перемещения по документу, при создании закладки надо указать имя данному элементу документа. Чтобы создать закладку необходимо:

Ú переместить точку вставки в то место, которому необходимо дать имя, или выделить текст в документе и графику, которым дадо дать имя

Ú выбрать команду ВСТАВКА - Закладка, появится диалоговое окно Закладки

Ú в поле Имя закладки ввести имя закладки или выделить в списке существующее имя, если необходимо его изменить

При этом нужно иметь в виду, что имя закладки:

Ú может быть длиной не более 40 символов

Ú должно начинаться с буквы

Ú может содержать буквы, цифры и подчеркивания

Ú не может содержать пробелы, знаки препинания и специальные символы

Ú нажать кнопку Добавить

Ú нажать кнопку Закрыть

Переход к закладке

Если какой-то фрагмент документа отмечен закладкой, то можно быстро перейти к этому тексту. Для перехода к закладке: