Создание простых отчетов

Отчет используется для представления данных в виде, характерном для печатных документов.

Они позволяют получить итоговую информацию, как результат сложной (часто статистической) обработки, группировки, сложной сортировки. Часто применяется графическое представление информации в виде диаграмм и разнообразных графиков (кривых, поверхностей и т.п.). отчеты могут предназначаться как для экрана, так и для принтера (чаще).

Существует несколько стандартных типов отчетов (подобно формам):

· Ленточные - в виде строк и столбцов с группированиями и итогами;

· В столбец - в виде формы с возможным включением итогов и графиков;

· Отчеты для рассылки - шаблоны писем;

· Почтовые наклейки - наклейки с адресной информацией для конвертов.

Структура ленточного отчета:

Номер заказчика	Заказ	Дата	Сумма (итоги)
Заказчик А	Заказ А1	Дата А1	Сумма А1
Заказ А2	Дата А2	Сумма А2
Заказ А3	Дата А3	Сумма А3
	Итог: сумма…
Заказчик В	Заказ В1	Дата В1	Сумма В1
Заказ В2	Дата В2	Сумма В2
	Итог: сумма…

Структура отчета в столбец:

Принципиальное различие между отчетом и формой заключается в их назначении. Форма используется для ввода данных (т.е. для интерактивного взаимодействия с системой). Отчет- только для отображения и просмотра данных и итоговых значений.

Этапы создания отчета- определение макета отчета, сбор данных, конструирование, печать (просмотр).

1. Определение макета- это определение структуры в виде эскиза.

2. Сбор данных. Чаще всего источником данных является запрос по нескольким таблицам. Полученный dynaset рассматривается как виртуальная таблица, данные из которой подставляются в поля отчета.

Рассмотрим создание простого ленточного отчета с помощью мастера.

Начинаем с кнопки «Создать» в окне БД в режиме «Отчеты». Выбираем «Мастер отчетов», а в качестве источника данных- подготовленный запрос. Запрос создаётся аналогично показанному выше простому однотабличному запросу, но по трём таблицам: Клиент, Животное, Визит. Допустим, мы хотим получить отчет по дневной выручке.

Просматривая данные, получим:

Возможен вариант выбора полей из нескольких таблиц вместо запроса.

После выбора источника идет выбор полей для отчета.

Выбор уровней группировки:

После нажатия верхней кнопки можно нажать «Группировка» для более детального определения группируемых данных:

-для текстовых- обычный, по 1 букве, по 2-м буквам, …, 5;

-для числовых- обычный, 10, 50, 100,…;

-для Дата / время- обычный, год, квартал, месяц, неделя, день, час,….

Обычный означает по всему полю.

Выбор порядка сортировки. Внутри группы обычно задается сортировка (автоматическая). Например, для фамилий- в алфавитном порядке. Для остальных нужно задать в этом диалоге.

Выбор итоговых значений - кнопка итоги расположена ниже сортировки. Она позволяет задавать различные варианты (опции) подведения итогов для числовых полей - суммирование, усреднение, максимальное и минимальное значения:

Выбор макета:

Это способ размещения данных на страницах.

Выбор стиля и просмотр:

Анализ таблиц

Почти всегда данные уже существуют в каком-то виде (просто текст, выдача данных из АСУ из старой ЭВМ, таблицы Excel, Quattro Pro и т.д.). Имеются возможности импортировать данные в виде одной большой плоской таблицы со всеми избыточностями и повторениями. Это единственный язык получения данных от инородных источников.

В Access есть средство приведения таблицы к нормализованному виду.

Анализатор таблиц выполняет следующие функции:

- помогает разбить таблицу на несколько связанных таблиц (устраняя избыточность);

- создать первичные и внешние ключи;

- проверить орфографию.

Запуск. Сервис ® Анализатор ® Таблица.

Загружаются мастера Анализатора.

Первые два окна- объяснения, затем выбор таблицы для анализа и запуск собственно анализа. Анализ предлагается осуществить двумя способами. Первый- полуавтомат, когда анализатор берет все на себя и лишь задает уточняющие вопросы. Второй, вручную: перетаскиванием полей из одной таблицы в другую. После разбиения (нормализации) остается дать осмысленные имена вновь полученным таблицам и ключевым полям.

Анализатор в автоматическом режиме может сгенерировать лишнюю таблицу, или неудачно подобрать множество полей, не доопределить ключ и т.п. Все добавления и изменения можно сделать в окне- результате генерации. Здесь можно перетаскивать поля, определять ключи, создавать дополнительные таблицы (бросить поля при перетаскивании на свободном пространстве окна).

После ручных доработок и нажатия «Далее»- переход в серию окон с обнаруженными орфографическими ошибками.

Подстановки.

Рассмотрим типичную ситуацию с внешним ключом:

Если просто просматривать таблицу «Заказы» (поле Код Клиента), то кроме кода ничего не увидишь. В Access7 встроен новый способ отображения: Мастер подстановок.

Он задействуется в Конструкторе при указании типа данных поля (в свойствах). Мастер подстановок находится в конце списка типов (но это не тип).

В первом окне выбирается вариант подстановки. Первый вариант- это рассматриваемый (со связанной таблицей). Второй, жесткий набор, вводимый с клавиатуры (обычно небольшой). Для нашего примера выбирается первый вариант и в нем таблица клиентов и затем- поле для подстановки (Имя клиента). При отборе полей таблицы необходимо выбрать и поле первичного ключа (Код клиента). Но он не нужен в подстановке, поэтому его рекомендуется скрыть. Для этого есть специальный флажок в окне, где дается результат подстановка в виде списка. Очевидно, что в списке может быть много столбцов, кроме основного. Они могут носить справочный характер.

Последним окном мастера дается возможность изменить (присвоить) имя подставляемому столбцу.

Рассмотрим свойства поля. Свойства имеют две вкладки: общие и подстановка.

Если посмотреть содержимое вкладки подстановка до работы мастера, то там тип элемента управления поле

После работы мастера сам тип поля не изменится, изменится содержимое вкладки «Подстановка»:

Тип элемента управления Поле со списком.

Тип источника строк Таблица / Запрос

Источник строк SELECT DISTIVCTROW ….

Это выражение SQL, на который переводятся все запросы:

SELECT DISTINCTROW [Клиенты]. [Код Клиента] [Клиенты].[Имя Клиента], FROM [Клиенты];

Следующее свойство - Присоединенный столбец- 1 говорит о том, что первый по счету столбец используется для действительных значений (но его ширина должна быть 0 см).

Следующие - число столбцов- 2.

Параметр «Ограничиться списком» означает (если ДА), что каких-либо новых значений, отличных от текущего наполнения списка не удастся. Если НЕТ, то наполнение справочника возможно прямо здесь.

Подстановка работает и в форме. Туда копируются все параметры подстановки.