Команда Автофильтр выполняет отбор записей по критериям одного поля

Применение команды Автофильтр

Сортировка записей в БД по критериям

Записи в БД можно сортировать по значениям ячеек одного или нескольких полей по возрастанию или убыванию.

Порядок сортировки:

1. Поместить курсор в любую ячейку БД и выполнить команды меню Данные, Сортировка. Появляется окно Сортировка диапазона.

2. Выбрать необходимое поле для сортировки.

3. Выбрать переключатель - по возрастанию или убыванию.

4. Щелкнуть кнопку ОК.

Примечание. Сортировка по нескольким полям производится с использованием дополнительных пунктов окна Сортировка диапазона.

Порядок фильтрации:

1. Поместить курсор мыши в любой ячейке БД.

2. Выполнить в меню команду Данные, выбрать Фильтр и щелкнуть Автофильтр. После этого в каждом столбце БД появляются кнопки для раскрывающихся списков признаков отбора.

3. Выбрать поле для критерия фильтрации (например, поле Год рождения) и щелкнуть кнопку раскрытия.Раскрывается список, в котором выбрать критерий (например, 1980).. На экране останутся все записи с критерием 1980.

4. Для возврата к исходной таблице (в режиме фильтрации) выполнить команды: Данные, Фильтр, Отобразить все..

5. Выход из режима Автофильтр – выполнить повторно команды Данные, Фильтр, Автофильтр.

Дополнительные пункты раскрывающегося списка команды Автофильтр: Все, Первые 10, Условие…:(рис. 9.3)

1. Пункт Все – позволяет отменить фильтрацию по данному столбцу.

2. Пункт Первые 10 – вызывает диалоговое окно, с помощью которого можно вывести заданное количество записей с наибольшим (или наименьшим) значением критерия по данному полю.

3. Пункт Условие – вызываем диалоговое окно, в котором можем установить выборку записей с использованием логических функций И, а также ИЛИ.