Оформление грузовых документов экспортных грузов в российских портах

Прием груза и его погрузка на судно происходит после заключения договора о морской перевозке груза. Прием груза и погрузка оформляется рядом грузовых документов установленного образца, конечной целью которой будет полноценное оформление процесса передачи груза порту, а затем и судну от грузоотправителя.

Прием экспортных грузов в порту оформляется «Приемным актом» («Карточка учета экспортных грузов»). После того, как экспедитор распорядился об отгрузке на судно очередной партии груза начинается непосредственно документальное оформление груза. Экспедитор, распоряжаясь об отгрузке, оформляет «Поручение на отгрузку экспортных товаров» (shipping order). Грузы, которые предназначены на одно судно, каждый экспедитор помещает в «грузовой список». На поручении должна стоять виза таможни и к нему должны прилагаться все необходимые документы и свидетельства, которые транспортируются вместе с грузом. Из сформированных грузовых списков вырабатывается «Предварительный грузовой план». Погрузка грузов на судно будет происходить только по грузовому плану, который утвержден капитаном судна.

Судовой администрации вручаются два экземпляра поручения вместе со всеми приложениями к нему. В поручении должны быть указаны: наименование судна, количество, род груза, его особые свойства (размеры для длинномеров, погрузочный объем), порт погрузки и выгрузки, конечный пункт доставки груза, номер склада, марки и номера мест, вид упаковки, номера акта приемки и накладной с железной дороги, по которой груз прибыл в порт. Также в поручении должны быть указания по оформлению основного документа для перевозки – коносамента. Грузовой помощник капитана должен проверить, насколько правильно заполнены поручения, все ли собраны необходимые сведения о грузе, и уже после этого выдается разрешение на погрузку. Ставя визу на документ, грузовой помощник указывает в нем номер грузового отсека, в котором будет размещена эта партия груза. Груз может перевозиться на верхней палубе только при условии, если сделана соответствующая отметка в поручении. Партия груза, которая отправляется по одному поручению, должна целиком располагаться в одном грузовом отсеке, эта мера облегчает учет груза и его сдачу грузополучателю в срок. По этой причине, по одному поручению не принимаются грузы, которые нецелесообразно или недопустимо перевозить совместно.

При погрузке тарно-штучных грузов производят двусторонний счет: тальманами судна и приемосдатчиками склада. Тальманские листы (tally-sheet receipt) оформляются по результатам этого двустороннего счета.

Сверка тальманских листов происходит после окончания каждой смены и при погрузке любой партии груза. Тальманские листы являются первичным документом учета о приеме груза на судно, по этой причине им придается огромное значение.

Расписку о принятии груза выдает грузовой помощник капитана по окончании погрузки на судно всей партии груза. Данная расписка грузового помощника о принятии груза еще называется штурманской распиской и служит доказательством факта, что на судно передан груз. Грузовой помощник, прежде чем выдать штурманскую расписку, обязан очень внимательно изучить тальманскую расписку и пометить в штурманской расписке все внешние недостатки состояния грузовых мест. Если же обнаружено расхождение в количестве мест, и невозможно провести проверку, делают оговорку в штурманской расписке: «такое-то количество мест в споре» и составляют акт о расхождениях в счете между судном и портом. Экспедитору грузоотправителя передается первый экземпляр штурманской расписки, второй остается на судне.

Штурманская расписка (mate's receipt) – документ, выдаваемый судовой администрацией (обычно грузовым помощником капитана) в подтверждение принятия на судне определенной партии груза. B штурманской расписке указывают наименование, количество принятого груза и его упаковку. Штурманская расписка делается обычно непосредственно на одном из экземпляров поручения на погрузку и служит основанием для выписки коносамента.

Коносамент (Bill of lading) выдается по просьбе грузоотправителя на основании штурманской расписки.

Коносамент – один из самых важных грузовых документов.

Коносамент, в системе грузового документооборота, является окончательной распиской перевозчика о приеме груза. Коносамент создает презумпцию о приемке груза к перевозке или произведенной погрузке груза на судно в таком состоянии и количестве, описанном в коносаменте.

Коносамент, который подписан капитаном в сроки, прописанные в договоре купли-продажи товара, является документом, подтверждающим надлежащее выполнение своих обязательств по торговой сделке продавцом.

Комплекс оригиналов коносамента, подписанный капитаном, продавец направляет покупателю груза сам либо же через банк, который кредитовал эту внешнеторговую сделку. После получения коносамента покупатель получает право распоряжаться грузом.

В момент подписания коносамента необходимо тщательно проверить, перенесены ли в него те оговорки о расхождении в количестве мест и состоянии груза и тары, которые были сделаны в штурманских расписках. Вся ответственность за груз, начиная со времени подписания коносамента переходит на судно (перевозчика).

Подписание коносамента не допускается до окончания процесса погрузки данной партии груза, ведь впоследствии может выявиться недостача или же некачественное состояние груза и тары. И уж само собой ни в коем случае не подписывать коносаменты задним числом, ведь это будет нарушением обязательств перевозчика перед получателем груза.

Все вопросы, оплаты фрахта, аванса фрахта или иные платежи необходимо урегулировать до подписания коносамента в порту отправления, в полном соответствии с порядком взаиморасчетов, прописанном в коносаменте.

Коносамент, по просьбе отправителя, может быть составлен в нескольких оригиналах, при этом число оригиналов коносамента обязательно указывают на всех оригиналах. Копий может быть любое количество, они не являются товарораспорядительными документами, об этом на каждой копии обязательно ставится надпись «copy, not negotiable».

Манифест (manifest, manifest of cargo) – документ, содержащий список грузов, которые приняты к перевозке на судно. Манифест составляется отдельно на каждый порт назначения на основании сведений, которые указаны в коносаментах. Манифест оформляют для таможни. В этом документе по каждой партии груза нужно указать следующие данные: номер коносамента, количество и маркировку грузовых мест, объем, массу и род груза, наименование получателя и отправителя, фрахт, который оплачен отправителем и общую сумму начисленного фрахта.

На основе манифестов таможня проверит грузы и произведет расчет сборов и пошлин, а также внесет данные в статистику экспортно-импортного грузооборота.

В обязанности грузового помощника капитана входит тщательная сверка данных, указанных в манифестах, с комплектом штурманских расписок на судне. Расхождения между ними обычно возникают из-за ошибок в момент составления манифеста либо в случае, если манифест выписан заранее, а уже в процессе погрузки на судно в предварительный грузовой список были внесены какие-либо изменения.

К манифестам существуют особые требования на прибывающий груз во многих портах и странах. Манифесты на порты Аргентины, Испании, например, должны иметь визу консула данной страны или иметь отметку таможни, что в порту отправления нет консульской службы.

В ряде портов заведено, что манифесты предъявляются за несколько суток до прихода судна, или в таможню должны быть представлены манифесты на все грузы, которые находятся на борту судна, а не только на грузы для этого порта и т. д.

Исполнительный грузовой план (executive cargo plan) оформляют по окончательным результатам погрузки судна. В нем содержится распределение груза на верхней палубе и по грузовым отсекам в общем.

Люковые записки (hatch list) составляют раздельно по каждому трюму. В люковых записках содержится список всех коносаментных партий, которые размещены в данном грузовом помещении, в порядке очередности их выгрузки. Грузовой помощник капитана составляет люковые записки на основе коносаментов и исполнительного грузового плана.

Люковые записки и исполнительный грузовой план являются обязательными документами, которые вручаются в порту назначения, а в иностранных портах – агенту судна.

На момент отхода судна с экспортным грузом на борту должны иметься следующие документы: «Поручение», в котором стоит отметка штурмана о приеме груза («штурманская расписка»), копии коносаментов, тальманские листы, манифесты и исполнительный грузовой план.