Документационных процессов в компании

На данном этапе происходит выявление и анализ важных проблем в функционировании системы ДОУ компании, экспертиза и объективная оценка существующей системы делопроизводства, выявление более значимых проблемных участков («узких мест») и поиск возможных путей преодоления возникших проблем.

По результатам обследования формируются выводы о текущем состоянии и предложения по повышению эффективности системы делопроизводства,формулируются требования к оптимизации и совершенствованию системы ДОУ, определяются приоритеты и способы практического осуществления намеченных мероприятий. При этом обязательно учитывается, что усовершенствованная система ДОУ должна точно соответствовать потребностям компании.По итогам диагностики разрабатывается и утверждается «Концепция совершенствования системы документационного обеспечения управления компании». Концепция является основным документом, в котором четко обозначены цели, задачи, принципы и подходы к оптимизации и совершенствованию системы ДОУ и ее автоматизированному решению (построению системы электронного документооборота).

Второй этап - разработка методологии проектирования системы ДОУ и построения системы электронного документооборота.

Создание методологической основы системы ДОУ включает в себя:систематизацию, классификацию и унификацию состава документов;построение маршрутизации документов;проектирование систем учета/регистрации и контроля исполнения документов;оптимизацию процедуры согласования;построение системы отчетности;актуализацию нормативной базы ДОУ и номенклатуры дел компании.

На этом этапе разрабатывается пакет нормативных и методических документов, регламентирующих процедуры обработки, передачи, учета/регистрации, контроля и анализа исполнительской дисциплины, архивирования и обеспечения сохранности документов, в том числе с учетом применения информационных технологий; формируется методика организации работы с электронными документами.

Особого внимания здесь заслуживает регламентация деятельности службы ДОУ, выбор ее организационной структуры. В условиях функционирования электронного документооборота роль, статус и численность службы ДОУ должны измениться.

Результатом работ на данном этапе будет являться спроектированная, апробированная и готовая к внедрению полнофункциональная система ДОУ компании, формализованная в системе разработанных внутренних нормативных документов.

Третий этап - разработка и реализация автоматизированного решения системы ДОУ.Выработка автоматизированного решения ДОУ включает два варианта действий на выбор:

разработка критериев оценки системы и выбор

готового программного продукта по документообороту (см. презентацию);

разработка индивидуальной автоматизированной системы

делопроизводства и электронного документооборота (АСДЭД) (для конкретной компании)

В первом варианте осуществляется окончательный выбор системы, представленной на рынке программных продуктов, которая будет развертываться на разработанную методологию системы ДОУ и поддерживать ее в рабочем режиме.

При выборе второго варианта - разрабатывается техническое задание на создание модели АСДЭД, концептуальная схема автоматизированного решения, проводится тестирование рабочей модели АСДЭД и подготовка ее к полномасштабному внедрению.

Перед началом внедрения АСДЭД разрабатываются регламенты работы в системе, порядок работы с электронными документами, проводится обучение персонала.

12) Унификация и стандартизация в делопроизводстве организации.

Ответ:Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов:

государственные стандарты (ГОСТ);

отраслевые стандарты (ОСТ);

республиканские стандарты (РСТ).

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

2.2.2. Работа по унификации включает <*>:

--------------------------------

<*> В работе по унификации используются действующие нормативно-методические материалы (Приложения 2-3).

разработку УСД, которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации (Приложение 1);

внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в республиканских и отраслевых УСД:

внедрение разработанных ОКТЭИ;

ведение УСД и ОКТЭИ с целью поддержания достоверности информации и их дальнейшее развитие;

разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

2.2.3. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу ведет головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.