Организация документооборота

Определение понятия «документооборот». Общие принципы и методические основы организации документооборота, их реализация в действующих государственных нормативных документах.

Структура и общая характеристика документопотоков. Объем документооборота учреждения. Учет количества документов.

Прием, прохождение и порядок исполнения поступающих документов. Экспедиционная обработка документов. Предварительное рассмотрение документов. Рассмотрение документов руководством учреждения и направление их на исполнение.

Доставка документов исполнителям, порядок их приема и передачи. Работа исполнителя с документами. Этапы исполнения. Порядок обработки отправляемых документов. Правила организации движения внутренних документов. Направления совершенствования документооборота и пути его сокращения.

Тенденции роста документооборота в современных учреждениях. Влияние автоматизации обработки информации на количественные и качественные характеристики документооборота. «Безбумажное» делопроизводство. Автоматизированные системы документооборота.

11) Методы исследования документооборота. Основные правила проектирования и совершенствования документооборота

Ответ:Есть несколько вариантов подхода к этому вопросу:

1)Компания-ЗаказчикобращаетсявIT-компаниюо покупке программного продукта и его внедрения на ту схему документооборота, которая существует у Заказчика.

2)Компания-Заказчик,выбрав программный продукт, обращается не только вIT-компаниюза внедрением продукта, но и к консультантам с целью оптимизации и совершенствования существующей в компании системы ДОУ;3)Компания-Заказчикобращается в консалтинговую компанию за одновременным решением вопросов оптимизации документооборота и внедрении его автоматизированного решения. Выбирая пути решения, необходимо учитывать, что, если автоматизировать документооборот без предварительного его упорядочения, то, скорее всего, лучше работать с документами не станет. Автоматизированная система - это только инструмент, который помогает нам облегчить некоторые рутинные операции в работе с документами, но не решает основные наболевшие проблемы компании, такие как: проблемы компании:

постоянный рост объема документооборота и увеличение количества дублирующих друг друга документов;длительность прохождения документов на всех стадиях их обработки;недостаточный уровень исполнительской дисциплины;утери бумажных документов;неструктурированное и неэффективное хранение документов;идругие.Для того чтобы внедрение системы электронного документооборота (СЭД) прошло более успешно, необходимо провести рядпервоочередных мероприятий по упорядочению и совершенствованию системы ДОУ. Таким образом, выполнение проекта по внедрению СЭД заключается в последовательной реализации следующих этапов: сначала - разработка методологии системы ДОУ, а затем - внедрение автоматизированной системы, поддерживающей разработанную методологию, а именно:

Первый этап - проведение диагностики