Управление контрактами

Контракт в проектной деятельности – это соглашение, по которому продавец обязуется поставить определенный набор продуктов или услуг, а покупатель обязуется оплатить этот набор по той или иной схеме.

Хотя процедуру утверждения в той или иной степени проходит большинство документов проекта, утверждению контрактов следует уделять особое внимание, так как потери в результате подписания плохо проработанного контракта могут быть очень велики. По этой причине не стоит экономить на услугах специалистов по контрактному праву.

Процесс управления контрактами направлен на обеспечение выполнения поставщиками своих обязательств и выполнение требований, предъявляемых проектом. В больших проектах с большим количеством поставщиков и субподрядчиков ключевым аспектом управления контрактами становится управлением взаимодействием между ними.

Управление контрактами включает применение соответствующих процессов управления проектами к задаче управления закупками и интеграция выходных материалов этих процессов в общее управление проектом. Перечень этих процессов включает:

· Выполнение Сводного плана проекта в части своевременной приемки работ, выполненных контрактором.

· Отчетность по эффективности выполнения проекта в части контроля затрат и сроков поставок/выполнения работ по данному контракту.

· Контроль качества в части оценки качества предоставленных контрактором продуктов и услуг.

· Контроль изменений в части, ответственной за внесение изменений в контракты и оповещение об этих изменениях всех заинтересованных лиц.

Управление контрактами содержит также и компоненту финансового менеджмента.

Условия платежей, определяемые контрактами, должны задавать прямую зависимость выплаты вознаграждения от выполненного объема работ и достигнутых результатов.

Входные материалы для процесса управления контрактами Контракты Результаты работ. Результаты работы поставщика характеризуются ответами на следующие вопросы: какие продукты и услуги были предоставлены и в каком объеме, а какие нет; в какой степени были удовлетворены требования по качеству; каковы были фактические затраты.

Запросы на изменения. Изменения могут касаться как условий контракта, так и свойств поставляемого продукта или услуги. Если работа поставщика признается неудовлетворительной, то прекращение контракта также рассматривается как запрос на изменение. Изменения, по которым поставщики и команда управления проектом не могут сразу прийти к соглашению по изменению цены, называют спорными.

Счета, выставляемые поставщиками. Периодически поставщики выставляют счета за предоставленные товары и услуги. Требования по оформлению этих счетов, включая состав требуемых сопроводительных документов, определяются контрактами.

4.Управление персоналом проекта — это процесс обеспечения эффективного использования человеческих ресурсов проекта, к которым относятся все участники проекта (спонсоры, заказчики, команда проекта, субподрядчики, подразделения компании и другие участники проекта).

Для успешного достижения целей проекта критически важным является следующее:

• идентифицировать состав участников проекта;
• определить роли участников проекта и порядок их взаимодействия;
• сформировать команду проекта и команду управления проектом;
• построить необходимую и достаточную для управления проектом организационную структуру.

Роль в проекте (проектная роль) — определенный набор функций и полномочий в проекте, созданный с целью распределения обязанностей между членами команды проекта. Проектную роль можно рассматривать как временную должность в организации (компании).

Участники проекта — организации Заказчика и Исполнителя и специалисты от организаций Заказчика и Исполнителя, а также другие организации и лица, которые участвуют в работе проекта или чьи интересы могут быть затронуты при исполнении или завершении проекта. Участники оказывают влияние на проект и его результаты.

Команда проекта — временная рабочая группа, выполняющая работы по проекту и ответственная перед Руководителем проекта за их выполнение. Команда проекта состоит из команды управления, участников проекта, выполняющих работы в рамках проекта, — Исполнителей проекта.

Команда управления проектом — члены команды проекта, уполномоченные принимать управленческие решения по управлению проектом.

Состав команды управления должен быть достаточным, чтобы осуществлять:

• управление ресурсами проекта, в том числе:
• определение требуемых для достижения целей проекта ресурсов;
• подготовку предложений по изменению состава группы управления проектом;
• утверждение персональных изменений в составе рабочих групп проекта;
• оценку стоимости проекта, подготовку бюджетов проекта и отчетов об исполнении бюджетов;
• управление сроками выполнения проекта, в том числе:
• подготовку плана работ проекта;
• контроль над выполнением проекта;
• подготовку отчетов о ходе работ проекта;
• управление качеством проекта, в том числе:
• контроль соответствия разрабатываемых проектных решений Техническому заданию;
• организацию экспертизы проектных решений;
• управление рисками проекта, в том числе:
• анализ рисков проекта;
• разработку планов мероприятий по снижению рисков;
• реализацию мероприятий по снижению рисков;
• управление проблемами проекта, в том числе:
• анализ проблем проекта;
• разработку мероприятий по разрешению проблем проекта;
• реализацию мероприятий по разрешению проблем проекта;
• контроль над организацией работ в проектных группах, в том числе:
• согласование отчетов о ходе работ;
• контроль над функционированием системы сбора и распределения информации;
• контроль документирования проектных результатов.

Персональный состав команды управления приведенных организационных единиц определяется Уставом проекта.

 

Для того, чтобы распределить функции и обязанности по проекту, составляют ролевые инструкции или Положение по проектной роли. В ролевой инструкции должно быть определено следующее:

• какие цели стоят перед сотрудником, назначенным на данную роль;
• кому подчиняется сотрудник, назначенный на ту или иную роль;
• каковы его функции, обязанности, полномочия.

Незнание ключевых участников проекта, их функций и полномочий может привести к большим сложностям при исполнении проекта.

Разработка плана управления персоналом

Определение ролей и ответственности в проекте должны производиться с учетом того, как будет осуществляться привлечение к проекту существующих организаций, а также взаимодействие между различными людьми по различным техническим аспектам.

Факторы внешней среды предприятия, затрагивающие корпоративную культуру и структуру предприятия, перечислены ниже.

• Организационные. Какие организации или отделы привлекаются к участию в проекте? Каковы механизмы взаимодействия, существующие на данный момент между ними? Каковы сложившиеся на данный момент формальные и неформальные отношения между ними?
• Технические. Какие различные навыки и специальности необходимы для выполнения данного проекта? Существует ли необходимость в обеспечении координации между языками программного обеспечения, инженерными подходами или различными типами оборудования? Существуют ли какие-либо специфические сложности при переходе от одной фазы жизненного цикла к другой?
• Межличностные. Какие официальные и неофициальные отношения подотчетности существуют на данный момент между кандидатами в члены команды проекта? Каковы должностные обязанности кандидатов? Каковы существующие между ними отношения типа начальник — подчиненный? Каковы существующие между ними отношения типа поставщик — заказчик? Какие культурные или языковые отличия между членами команды могут оказать влияние на рабочие взаимоотношения? Каков существующий на данный момент уровень доверия и уважения между ними?
• Логистика. Какое расстояние отделяет людей от модулей, которые будут частями проекта? Находятся ли эти люди в различных зданиях, часовых поясах или странах?
• Политические. Каковы цели и интересы каждого из потенциальных участников проекта? Какие люди или группы людей имеют неформальное влияние в областях, представляющих важность для проекта? Какие существуют неформальные связи между потенциальными участниками проекта?

Помимо вышеперечисленных факторов, на выбор членов команды проекта влияют ограничения. В качестве примеров ограничений, способных повлиять на гибкость процесса планирования человеческих ресурсов, можно привести следующие:

• организационная структура. В организации со слабой матричной базовой структурой роль менеджера проекта будет относительно слабой;
• коллективные договоры. Наличие договоров с профсоюзами или другими объединениями работников может потребовать создания определенных ролей или отношений подотчетности;
• экономические условия. В качестве примеров экономических условий, ограничивающих возможности по подбору персонала, можно привести ограничения по набору, сокращение бюджета по обучению персонала или недостаток средств на командировочные расходы.

План управления персоналом — это часть Плана управления проектом, описывающая, когда и как будут выполнены связанные с персоналом требования.

План управления персоналом включает в себя следующие пункты:

• набор персонала;
• график рабочего времени;
• критерии высвобождения ресурсов;
• система поощрения и мотивации;
• потребность в обучении;
• ссылки на регламентирующие документы (трудовые договоры, правила внутреннего трудового распорядка и т.д.);
• вопросы безопасности.

5. Управление качеством проекта включает в себя процессы, необходимые для обеспечения соответствия результатов проекта предъявляемым требованиям. Данный процесс включает все работы в рамках общей функции управления, определяющие политику качества, цели, обязанности (ответственность) и применяет их такими средствами, как планирование качества, контроль качества, гарантия качества, путем улучшения качества внутри системы качества. Рис. 5.1 дает краткий обзор следующих главных процессов управления качеством проекта:

1. Планирование качества - определяет, какие стандарты качества относятся к проекту, какие требования предъявляются к качеству работ, и что необходимо сделать для их достижения.

2. Обеспечение качества - оценивает общий ход проекта на регулярной основе для получения уверенности в том, что работы проект будут соответствовать установленным требованиям.

3. Контроль качества – выявление причин несоответствия качества выполненных работ, установленным стандартам, анализ выявленных причин и поиск путей устранения причин неудовлетворительного выполнения.

Базовый подход к управлению качеством, описанный в этом разделе, имеет соответствие с подходом Международной Организации по Стандартизации (The International Organization for Standardization (ISO)), изложенным в статьях стандартов и руководящих принципов ISO серий 9000 и 10000.

Этот обобщенный подход также должен быть совместимым с: (а) частными подходами к управлению качеством, рекомендованными Демингом, Джураном, Кросби и др., и (б) общими подходами - всеобщим управлением качеством (TQM), постоянным улучшением и др.

Планирование качества

Планирование качества включает установление того, какие стандарты качества относятся к проекту и определение того, как их достигнуть. Это один из ключевых обеспечивающих процессов в рамках планирования проекта, который должен выполняться регулярно и параллельно с другими процессами планирования проекта.

Например, желаемый уровень управления качеством может потребовать поправок в стоимости и расписании, или желаемое качество продукта может потребовать детального анализа рисков установленной проблемы. До разработки серии ISO 9000 работы, описанные здесь как «планирование качества», широко воспринимались как часть «гарантии качества».

Входные данные для планирования качества

- Политика качества. Политика качества - это общие намерения и направления в организации в отношении качества так, как это официально установлено высшим руководством. Политика качества исполняющей организации может быть заимствована и использована любым проектом. Но если исполняющая организация не удовлетворяет официальной политике качества или проект реализуется несколькими организациями, то команде управления проектом нужно разработать свою собственную политику качества для проекта.

Независимо от происхождения политики качества команда управления проектом является ответственной за то, что участники проекта полностью уведомлены о ней (например, посредством обеспечения информацией, описанным в процессе «Распространение информации»).

- Описание целей (процесс «Планирование целей») является основным входом в планирование качества, так как оно документирует как главные предметные цели проекта, так и цели проекта, которые служат для описания важных требований участников.

- Описание продукта. Элементы описания продукта (процесс «Планирование целей») часто содержит технические детали и другие важные моменты, которые могут повлиять на планирование качества.

- Стандарты и правила. Команда управления проектом должна принимать во внимание любые стандарты или правила прикладной сферы, которые могут повлиять на проект.

- Результаты других процессов. В добавление к описанию целей и описанию продукта, процессы в других областях знаний могут дать результаты, которые должны приниматься во внимание как часть планирования качества.