2018-02-13
4142
Документооборот – движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки. Различается три основных потока документации:
1. документы, поступающие из сторонних организаций, граждан - входящие;
2. документы, направляемые в другие организации и гражданам - исходящие;
3. документы, создаваемые непосредственно в отделе и используемые в управленческом процессе (письма, докладные, служебные записки) - внутренние.
Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей в отдел корреспонденции осуществляется канцелярией. Поступающая в отдел корреспонденция принимается работником канцелярии у почтальона. Перед вскрытием почтовых отправлений проверяется сохранность их упаковки и правильность адресования.
В канцелярии вскрываются все конверты (за исключением конвертов с пометкой «лично»). Конверты от поступающей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам лишь в том случае, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля имеет значение в качестве доказательства времени отправки и получения документа. Конверты, в которых поступили обращения граждан, прилагаются к обращениям.
|
|
|
Регистрация корреспонденции осуществляется в день ее поступления в отдел. На лицевой стороне полученного документа в правом нижнем углу ставится регистрационный штамп, содержащий информацию о дате поступления документа и регистрационном номере. Основные сведения о поступающих документах заносятся в регистрационные формы электронной базы данных «Служебная корреспонденция», которые хранятся в электронном виде и на бумажных носителях в форме журнала.
Для обеспечения информационной совместимости устанавливается следующий состав реквизитов для учета входящих документов в регистрационные формы электронной базы данных канцелярии:
1. регистрационный входящий номер документа;
2. корреспондент;
3. наименование документа;
4. дата документа;
5. краткое содержание (заголовок к тексту);
6. резолюция;
7. Перечень входящих документов, не подлежащих регистрации:
8. печатные издания (книги, журналы, бюллетени);
9. копии документов, поступившие для сведения;
10. поздравительные письма и телеграммы;
11. формы статистической отчетности;
12. пригласительные билеты;
13. бухгалтерские документы.
Документы, адресованные непосредственно должностным лицам (ответственным исполнителям), после регистрации передаются по назначению. Зарегистрированные документы передаются руководству отдела (в соответствии с распределением обязанностей) для рассмотрения и вынесения резолюции. Документы, рассмотренные руководством, направляются на исполнение с отметками в регистрационных формах не позднее следующего рабочего дня.
|
|
|
Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на утверждение (подписание) руководством отдела, подготовку к пересылке адресату. Документ подлежит исполнению в течение 30 календарных дней (если иной срок не установлен в резолюции руководства отдела или в самом поручении).
Исходящие служебные письма и другие документы до передачи на регистрацию и отправку в канцелярию проверяются исполнителем документа на наличие необходимых реквизитов: подписи, адресата, необходимых приложений, ссылки на номер и дату входящего документа, фамилии исполнителя и номера служебного телефона. Письмо-ответ, содержащее на бланке ссылку на его дату и номер, передается на регистрацию вместе с инициативным документом. Работник канцелярии, осуществляющий регистрацию, проверяет правильность оформления исходящих документов и наличие приложений. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для доработки. Дата и регистрационный исходящий номер документа проставляются работником канцелярии.
Устанавливается следующий состав реквизитов для учета исходящих документов в регистрационной форме электронной базы данных канцелярии:
1. дата документа;
2. регистрационный исходящий номер документа;
3. номер и дата документа, на который направляется ответ;
4. адресат;
5. наименование документа;
6. краткое содержание (заголовок к тексту).
Отправка исходящей корреспонденции производится только канцелярией. Документы, подлежащие отправке должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Внутренние документы – документы, создаваемые непосредственно в отделе и используемые государственными гражданскими служащими в управленческом процессе (докладные, служебные записки). Для обеспечения информационной совместимости устанавливается следующий состав реквизитов регистрационных форм электронных баз данных (регистрационных журналов) по учету внутренних документов:
1. регистрационный номер внутреннего документа, присвоенный по месту его исполнения;
2. дата документа;
3. корреспондент;
4. адресат;
5. наименование документа;
6. краткое содержание (заголовок к тексту).
Внутренние документы регистрируются в регистрационно-контрольной форме электронной базы учета входящих документов в категории «внутренниедокументы». Передача документов между сотрудниками отдела осуществляется через канцелярию под роспись в журнале регистрации входящей корреспонденции.
Объем документооборота – количество документов за определенный период времени (месяц, полугодие, год), проводится по данным регистрационно-контрольных форм. За единицу подсчета принимается сам документ, с учетом размноженных экземпляров. Размноженные экземпляры, предназначенные для отправки адресатам, подсчитываются отдельно.
