Тема 2.1 Организация документооборота при процедуре учета денежных средств

Для расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Получение и расходование наличных денег из кассы регламентируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным Центральным банком Российской Федерации.

Движение наличных денег в кассе организации оформляется приходными и расходными кассовыми ордерами.

В кассовых документах все реквизиты должны быть заполнены четко и ясно, подчистки, помарки или исправления не допускаются. Выдача приходных и расходных кассовых ордеров на руки лицам, вносящим или получающим деньги, не разрешается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам могут проводиться только в день их составления.

При получении приходных и расходных кассовых ордеров кассир обязан проверить: наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере - подписи руководителя и главного бухгалтера; правильность оформления документов; наличие перечисленных в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего их оформления. Приходные и расходные кассовые ордера немедленно после получения или выдачи денег подписываются кассиром, а прилагаемые к ним документы погашаются штампом или надписью «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Расходные кассовые ордера, оформленные на основании платежных (расчетно-платежных) ведомостей на оплату труда и других документов, регистрируются после выдачи заработной платы и других выплат в установленные сроки. Журнал регистрации позволяет контролировать целевое назначение полученных и израсходованных организацией наличных денежных средств, правильность нумерации кассовых документов, обеспечивает полноту и своевременность отражения осуществленных кассиром операций.

Информация о поступлении и выдаче наличных денег организации на основании приходных и расходных кассовых ордеров обобщается в кассовой книге. Записи в кассовую книгу делаются по мере совершения кассовых операций, оформленных первичными документами. Каждая организация имеет только одну кассовую книгу, листы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы, а сама книга опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации. Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах, вторые экземпляры листов служат отчетом кассира, первые остаются в кассовой книге, поэтому и на первых, и на вторых экземплярах листов проставляются одинаковые номера. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются, сделанные исправления заверяются подписями кассира, главного бухгалтера или лица, его заме­няющего.

В кассовой книге отражается остаток денежных средств на начало дня, который соответствует остатку на конец предыдущего дня, а также приход и расход денежных средств за день, согласно приходным и расходным кассовым документам. Кассовая книга является комбинированным регистром бухгалтерского учета, в котором находит отражение движение денежных средств с указанием корреспондирующих счетов, а также показано, от кого и за что поступили денежные средства, кому и на какие цели они были выданы. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги кассовых операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию второй отрывной лист в качестве отчета кассира с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.
В организациях в условиях автоматизированной обработки учетной информации кассовая книга ведется на компьютере — формируется ведомость -«Вкладной лист кассовой книги»- с указанием всех обязательных реквизитов, необходимых для данного учетного регистра. Одновременно с ней составляется ведомость -«Отчет кассира»- с прилагаемыми первичными кассовыми документами. Обе ведомости имеют одинаковое содержание и назначение, аналогичное содержанию и назначению кассовой книги. Нумерация листов в этих ведомостях осуществляется автоматически в порядке возрастания номеров с начала отчетного года. По истечении месяца в ведомости «Вкладной лист кассовой книги» автоматически печатается общее количество листов за каждый месяц, а в конце отчетного периода — общее количество листов за год.

Кассир после получения ведомостей «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность их составления, подписать и передать «Отчет кассира» вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во «Вкладном листе кассовой книги».

В целях обеспечения сохранности и удобства использования ведомости «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц. По окончании календарного года (или по мере необходимости) эти ведомости брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации, и книга сдается в архив на хранение.

Бухгалтерская обработка документа «Отчет кассира» заключается в проверке правильности оформления приходных и расходных кассовых документов, соответствия записей в отчете данным прилагаемых к нему документов, подсчету итогов операций за день и остатку на начало и конец рабочего дня. Должны быть сверены суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка с соответствующими выписками банка по расчетному и другим счетам организации. После проверки кассового отчета в нем проставляются номера корреспондирующих счетов в графах, отведенных для этой цели.

Если в расходных кассовых ордерах нет расписки получателя денежных средств, выдача денег из кассы считается неправомерной, а сумма взыскивается с кассира как недостача. Если наличные деньги не оформлены приходными кассовыми ордерами, то они рассматриваются как излишек кассы и включаются в состав прочих доходов организации.

Организация может держать в своей кассе денежные средства только в пределах лимита, величина которого устанавливается по согласованию с обслуживающим его банком. Размер лимита зависит от среднедневной выручки, среднедневного расхода наличных денег, особенностей деятельности организации, режима работы. Лимит денежных средств организации может изменяться по согласованию с обслуживающим банком в случае увеличения наличного денежного оборота. Если организация не согласовала с обслуживающим ее банком лимит остатка наличных денежных средств в кассе, то любой остаток в кассе считается сверхлимитным. Вся денежная наличность сверх лимита сдается в банк. Организация не имеет права накапливать в кассе наличные деньги сверх установленных лимитов для покрытия предстоящих расходов, включая расходы на оплату труда.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется счет 50 «Касса», к которому могут быть открыты следующие субсчета: 50-1 «Касса организации»; 50-2 «Операционная касса»; 50-3 «Денежные документы».

Для учета иностранной валюты в кассе организации открываются дополнительные субсчета к счету 50 «Касса» с целью получения сведений о движении валюты по каждому ее виду.

Субсчет 50-1 «Касса организации» применяется для учета движения денежных средств в кассе организации.

Субсчет 50-2 «Операционная касса» используется организациями, в состав которых входят территориально обособленные структурные подразделения (почтовые отделения, железнодорожные кассы, пристани, приемные пункты службы быта и др.). Эти подразделения осуществляют наличные денежные расчеты за выполненные работы и оказанные услуги с физическими и юридическими лицами по счетам, квитанциям и другим расчетным документам. Субсчет применяется также торговыми организациями, которые осуществляют расчеты с населением за проданные товары с применением кассовых аппаратов.

Субсчет 50-3 «Денежные документы» используется для учета оплаченных денежных документов: авиабилетов, санаторных путевок, почтовых марок, вексельных марок и марок государственной пошлины. Денежные документы оформляются аналогично денежным средствам в кассе организации по приходным и расходным кассовым ордерам, на основании которых составляется отчет о движении денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам. Отражение этой части кассовых операций на отдельном субсчете обусловлено разнообразным составом денежных документов и их оценкой по сумме фактических затрат на приобретение.

Синтетический учет кассовых операций ведется в ведомостях по поступлению и расходованию денежных средств и денежных документов, которые составляются по окончании отчетного периода на основании первичных документов.

Для составления отчета о движении денежных средств информацию о денежном обороте средств в кассе обобщают по основной, инвестиционной и финансовой деятельности.

Минфин России разрешил торгующим организациям и индивидуальным предпринимателям, которые применяют кассовую технику нового поколения, отказаться от некоторых форм первичной документации по учету торговых операций. Перечень документов, которые можно больше не использовать, чиновники привели в письме. Минфин России письмом от 16 сентября 2016 г. № 03-01-15/54413 "О применении постановления Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132" ответил на обращение Федеральной налоговой службы России о применении форм документов первичного учета кассовых операций в торговле, в случае перехода организации или ИП на новые кассовые аппараты, передающие информацию в режиме онлайн. Чиновники считают, что в этой ситуации бумажные формы учета кассовых операций налогоплательщику не нужны. ККТ против учетных документов на бумаге Формы первичной учетной документации по учету торговых операций, применяемые для кассового учета, были утверждены еще постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132. Они используются налогоплательщиками до сих пор и в их число входят такие учетные документы, как: Журнал кассира-операциониста (форма КМ-4), Справка-отчет кассира-операциониста (форма КМ-6). Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков ККМ (форма КМ-1). Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) ККМ в ремонт и при возвращении ее в организацию (форма КМ-2). Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма КМ-3). Сведения о показаниях счетчиков ККМ и выручке организации (форма КМ-7), другие учетные формы. Если торгующая организация начала использовать в работе кассовую технику нового образца, которая будет онлайн-режиме передавать сведения о выручке через оператора фискальных данных непосредственно в ФНС России, она может больше не вести вышеперечисленные документы. В Минфине считают, что в этом больше нет необходимости, поскольку все данные не только сохраняются в памяти ККТ, но и могут быть в любой момент распечатаны. Кроме того, чиновники разъяснили, что постановление Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132 не является нормативным правовым актом, принятым в соответствии с Федеральным законом от 22.05.2003 г. № 54-ФЗ. Поэтому, этот документ сам по себе не устанавливает никаких требований, не регулирует порядок применения ККТ и не подлежит обязательному применению. Исходя из этих разъяснений, приведенные в постановлении учетные формы могут не использовать и все прочие торговые точки, еще не оснащенные "умными кассами". Минфин России также напомнил, что окончательный переход на кассовую технику нового поколения должен быть осуществлен до 1 февраля 2017 года. С этой даты ФНС перестанет регистрировать новые и перерегистрировать старые ККТ, которые не обеспечивают передачу электронной информации оператору фискальных данных по каждому кассовому чеку или бланку строгой отчетности, содержащим фискальные признаки. С 1 июля 2018 года обязанность применять кассовую технику нового поколения возникнет даже у тех индивидуальных предпринимателей, которые сейчас освобождены от обязанности иметь касовый аппарат в связи с применением льготных режимов налогообложения. Такая обязанность определена статьей 7 Федерального закона от 3 июля 2016 г. № 290-ФЗ. На приобретение кассовых аппаратов и необходимого программного обеспечения к ним чиновники обещали предпринимателям налоговый вычет в сумме до 18 тысяч рублей.