Тема 1.2 Требования к составлению и оформлению документов

 

Важнейшим носителем информации является документ. Слово "документ" в переводе с латинского означает "свидетельство", "спо­соб доказательства" в широком смысле. Документ — это материаль­ный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. ГОСТ Р 51141-98 дает современное определение термина "документ". "Документ: зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющи­ми ее идентифицировать". Реквизит документа (текст, адрес, подпись и др.) — обязательный элемент оформления официально­го документа; идентификация означает отождествление (опозна­ние) приведенной информации по реквизитам документа, оформ­ленным в соответствии с установленными требованиями.

Документ имеет два свойства- информативное и эксплуатационное.
Информативное свойство документа- это его способность передавать информацию. Сюда относят актуальность, достоверность, доступность информации и др. К эксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа, способность противостоять различным воздействиям. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

Основные функции документа:

· информационная (в документе фиксируются факты, события, явления..)

· организационная (с помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности)

· коммуникативная (документ обеспечивает внешние связи предприятия);

· юридическая (содержание документа используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов;

· воспитательная (документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки;

· учебная (Для начинающих работников и молодых специалистов готовые документы или их копии становятся образцами для подготовки и оформления новых документов).

В процессе управленческой деятельности мы сталкиваемся с огромным количеством разновидностей документов. Каждую из них в свою очередь отличают от других не только оформления и содержания, но и порядок исполнения. Классификация документов служит для повышения эффективности работы с ними. Распределение документов по различным группам позволяет лучше организовать документационную деятельность.
Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на два класса:

· документы по общим и административным вопросам (вопросы общего руководства предприятием и его деятельностью). Такие документы могут составлять работники всех подразделений.

· документы по функциям управления. Эти документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, планирования, снабжения и сбыта.

Все документы также подразделяются на следующие группы:

· по способу документирования

рукописные;
электронные;
графические;
кино-, фотодокументы.

· по сфере использования

организационно-распорядительные;
финансовые;
научно-технические;
отчетно-статистические.

· по содержанию

простые;
сложные.

· по месту составления

внутренние;
внешние.

· по степени гласности

открытые;

с грифом ограничения доступа («для служебного пользования» - нформация, предназначенная только для работников данного предприятия; коммерческая тайна» - информация, разглашение которой может нанести ущерб ее обладателю; «секретно» - информация, составляющая государственную тайну).

· по происхождению

официальные или служебные (составленные юридическим или физическим лицом и оформленные в установленном порядке документы, отражающие интересы предприятия);

личные (затрагивающие интересы определенного лица, именные документы).

· по юридической силе

оригиналы или подлинники (первые или единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором);

копия (документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все его внешние признаки, не имеющие юридической силы);

отпуск (копия, изготовленная под копирку при оформлении подлинника и остающаяся в делах предприятия, как правило, подписью не заверяется);

заверенные копии (копии с необходимыми реквизитами, придающими им юридическую силу);

выписки (части документа с указанием, из какого документа сделана выписка, заверенные должностным лицом и печатью);

дубликаты(повторные экземпляры подлинника документа, имеющие такую же юридическую силу, как и подлинник) - выдаются при утере или уничтожении подлинника.

· по форме изложения (степени унификации)

индивидуальные (разовый документ, содержание которого излагается в произвольной форме);

трафаретные (когда структура и часть содержания документа заранее подготовлены, а другая часть заполняется при его составлении);

типовые (документы, описывающие стандартные процессы и явления- типовые инструкции);

примерные (используются для составления и оформления документов по аналогии);

унифицированные (входящие в какую-либо унифицированную систему документации).

· по срокам исполнения

срочные (с указанием срока исполнения);

несрочные.

· по срокам хранения

временного хранения (до 10 лет);

долговременного хранения (свыше 10 лет);
постоянного хранения.

Совокупность взаимосвязанных документов, используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называет­ся системой документации. Рационально организованный ком­плекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям, применяемый для управления в определенной сфере деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД)