Порядок составления документов и организация документооборота

От качества бухгалтерских документов зависит качество бухгалтерского учета, поэтому к бухгалтерским документам предъявляются следующие требования:

Соблюдение установленных форм и реквизитов документов.

При составлении документа необходимо заполнять все имеющиеся реквизиты, потому что неиспользование того или иного реквизита ведет к неполному описанию содержания хозяйственной операции и отрицательно сказывается на качестве бухгалтерского учета.

Если после заполнения реквизитов данными остается свободное место, его надо прочеркнуть. Это предотвращает возможность внесения в него данных после составления в целях злоупотребления.

Точность и ясность изложения содержания совершенных хозяйственных операций в документе.

Это значит, что при чтении составленного документа не должно возникать никаких вопросов, вызванных наличием в нем неясностей или неточностей.

Документы могут заполняться чернильной ручкой или при помощи вычислительной техники. Подписи должны быть разборчивыми.

Если в тексте или цифровых данных допущена ошибка, ее следует исправить, зачеркнув неправильное одной чертой так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое, и надписать над ним правильное. Исправление должно быть подтверждено подписями лиц, исправивших документ.

В кассовых и банковских документах исправления не допускаются. Порядок оформления кассовых документов установлен «Инструкцией о порядке ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории Республики Беларусь, а банковских документов – правилами банка.

В денежных документах сумма указывается не только цифрами, но и прописью. Для того чтобы документы не использовались дважды, некоторые из них подлежат гашению. Гашение осуществляется специальным штампом или подписью с указанием даты.

Ответственность за достоверность данных и качественное составление документов несут должностные лица, подписавшие эти документы.

Все документы должны проверяться по существу, по форме и по правильности арифметических подсчетов и вычислений.

Проверка документов по существу заключается в выяснении соответствия хозяйственных операций, оформленных в документах, действующему законодательству, правилам осуществления этих операций, сметам и заданиям, а также их экономической целесообразности.

Проверка документов по форме предполагает установление полноты и правильности заполнения реквизитов, подписей, четкости и ясности текста и цифр.

Проверка арифметических подсчетов и вычислений состоит в выяснении их правильности при заполнении документа. 

Проверенные и принятые бухгалтерские документы подвергаются учетной обработке, которая включает в себя расценку, группировку и контировку документов.

Расценка (таксировка) документов – это определение денежной оценки хозяйственных операций, зарегистрированных в документе.

Протаксированные документы подвергают группировке. Группировка состоит в подборе документов, составленных на однородные по содержанию хозяйственные операции за определенный период.

Сгруппированные документы направляются на контировку. Контировка – это указание корреспонденции между счетами по данной операции. Контировку делают в основном на бланке того документа, которым оформлена операция. Контировка пишется либо от руки, либо проставлением специального штампа с указанием кодов счетов и суммы.

Движение документов от момента их оформления, оперативного использования, бухгалтерской обработки, записи в учетных регистрах и до сдачи их на хранение в архив называется документооборотом. Правильно организованный документооборот.После записи в учетные регистры все документы поступают на хранение в архив предприятия

Инвентаризация как способ первичного наблюдения.

Инвентаризация – это проверка и документальное подтверждение фактического наличия средств или источников их образования, выявление отклонений от данных бухгалтерского учета и принятие решений по их регулированию.

Причина расхождения реального положения дел с данными текущего учета состоит в том, что при наблюдении, измерении, арифметических подсчетах и записях в бухгалтерские регистры могут быть допущены непреднамеренные ошибки. В реальной действительности существует и ряд естественных процессов и событий, которые изменяют количество, объемы, качество или стоимость средств – усушка, распыление, испарение, химическая реакция. Такие изменения невозможно учесть как обычные операции. Они могут быть установлены только после истечения определенного времени путем проведения инвентаризации.

Для проведения инвентаризации приказом руководителя предприятия назначается комиссия, в состав которой в обязательном порядке входит работник бухгалтерии. В приказе оговариваются также объекты и сроки проверки.

Различаются инвентаризации полные, когда проверяются все виды средств и источников, и частичные (выборочные), когда проверкой охватываются только их отдельные виды.

Наиболее обширной и трудоемкой инвентаризацией является годовая, которая проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчетности. При этой инвентаризации проверяется не только наличие материальных ценностей, но и состояние расчетов с дебиторами, обоснованность сумм созданных резервов и фондов, реальность кредиторской задолженности и других обязательств.

Перед началом инвентаризации комиссия должна получить от материально-ответственных лиц расписку в том, что все документы ими сданы в бухгалтерию, а материальные ценности оприходованы. Затем в присутствии материально-ответственных лиц и членов комиссии проверяется поштучно наличие всех видов средств, а их наименование и количество записывается в инвентаризационные описи.

Результатом инвентаризации может быть выявление недостач или излишков. Результаты инвентаризации в каждом конкретном случае внимательно исследуются членами комиссии, устанавливаются причины недостач и виновники их возникновения, вырабатываются меры по устранению недостач.

Выявленные при инвентаризации расхождения фактического наличия активов с данными бухгалтерского учета регулируются в следующем порядке:

а) излишек активов приходуется по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, а соответствующая сумма относится на финансовые результаты (прибыль);

б) недостача активов в пределах норм естественной убыли списывается на затраты по видам деятельности (себестоимость продукции, работ, услуг);

В) недостача активов, произошедшая сверх норм естественной убыли покрывается за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них сумм, недостача активов списывается на финансовые результаты (убыток).