Исправление ошибок в первичных документах и учетных регистрах

Тема 3. Организация документирования хозяйственных операций и документооборота.

3.1. Документ – основной носитель экономической информации .

Первичные учетные документы являются основой отражения в учетных регистрах информации о совершенных хозяйственных операциях.

Первичные учетные документы составляются ответственными исполнителями совместно с другими участниками операции и служат гарантией достоверности бухгалтерских данных.

Первичные учетные документы создаются, как правило, в момент совершения хозяйственной операции (если это не представляется возможным – непосредственно после ее совершения хозяйственной операции) и фиксируют факт ее совершения. Своевременное документальное оформление хозяйственных операций является неотъемлемым атрибутом обеспечения эффективного контроля за сохранностью материальных и денежных средств, основой для дальнейшего наблюдения за деятельностью лиц, наделенных правом распоряжаться имуществом организации.

Как отмечено выше, первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Среди типовых унифицированных документов, помещенных в альбомах, есть документы, обязательные для применения без каких-либо изменений и дополнений. Например, приходные и расходные кассовые ордера, товарные и товарно-транспортные накладные, квитанции на прием наличных денег от населения и организаций и др.

В большинство же типовых унифицированных форм первичной учетной документации могут включаться дополнительные реквизиты, учитывающие характер хозяйственных операций и систему обработки данных. При этом все реквизиты типовых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденные приказом министра финансов Республики Беларусь или согласованные с Министерством финансов Республики Беларусь, остаются без изменения (включая код формы, наименование документов). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

В формах должны быть предусмотрены зоны кодирования информации для ссылок на общебелорусские классификаторы.

Каждая организация вправе разрабатывать и применять собственные формы первичной учетной документации, учитывающие специфику организации производства и управления. Формы этих документов должны содержать следующие обязательные реквизиты:

– наименование, номер документа, дату и место его составления;

– содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

– должности лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления, их фамилий, инициалы и личные подписи.

Формы первичной учетной документации, разрабатываемые организацией самостоятельно, должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом, например, приказом.

Каждая форма первичного учетного документа должна иметь номер (указывается в правом верхнем углу) и содержать информацию о том, кем и когда была утверждена эта форма.

Типовые унифицированные формы первичной учетной документации утверждаются только Министерством финансов Республики Беларусь и республиканскими органами государственного управления.

При изготовлении бланочной продукции на основе унифицированных форм первичной учетной документации для удобства размещения и обработки необходимой информации допускается расширять и сужать графы и строки с учетом значимости показателей, включать дополнительные строки (в том числе свободные) и вкладные листы.

Первичная учетная документация должна обеспечивать возможность составления бухгалтерской, статистической или другой отчетности, предусмотренной законодательством Республики Беларусь.

ПОЛОЖЕНИЕ О ДОКУМЕНТАХ И ДОКУМЕНТООБОРОТЕ В БУХГАЛТЕРСКОМ УЧЕТЕ

ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящее Положение устанавливает порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов государственными, кооперативными и другими общественными организациями, объединениями, организациями и учреждениями, состоящими как на хозяйственном расчете, так и на государственном бюджете.

1.2. Действие настоящего Положения не распространяется на учреждения банков и колхозы.

ПЕРВИЧНЫЕ ДОКУМЕНТЫ

2.1. Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в регистрах бухгалтерского учета являются первичные документы, созданные в соответствии с требованиями настоящего Положения.

2.2. Первичные документы фиксируют факт совершения хозяйственной операции. Они должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции.

2.3. Первичные документы создаются на бланках типовых и типовых междуведомственных форм, а также на бланках специализированных форм, разрабатываемых и утверждаемых министерствами и ведомствами.

Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

2.4. В отдельных" случаях, при наличии соответствующих технических средств, допускается создавать первичные документы на машиночитаемых носителях информации. При этом должны соблюдаться требования настоящего Положения, общеотраслевых руководящих указаний о придании юридической силы документам на магнитной ленте и бумажном носителе, создаваемым средствами вычислительной техники, общеотраслевых руководящих методических материалов по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ организаций, учреждений и других нормативных актов.

2.5. Первичные документы для придания им юридической силы должны иметь следующие обязательные реквизиты:

а) наименование документа (формы), код формы;

б) дату составления;

в) содержание хозяйственной операции;

г) измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении);

д) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

2.6. В необходимых случаях в первичном документе могут быть приведены дополнительные реквизиты: номер документа, название и адрес организации, учреждения, основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

2.7. В условиях механизации (автоматизации) бухгалтер­ского учета реквизиты первичных документов могут быть зафиксированы в виде кодов.

2.8. Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Запрещается использовать для записей простой карандаш.

2.9. Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

2.10. Порядок записи в машиночитаемых первичных документах определен общеотраслевыми руководящими методи­ческими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ организаций, учреждений.

2.11. В организации, в учреждении руководителем утверждается по согласованию с главным бухгалтером перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. Количество лиц, имеющих право подписи документов на выдачу особо дефицитных и дорогостоящих материальных ценностей, должно быть ограничено.

2.12. Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

2.13. Дополнительные требования к порядку создания первичных документов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, операций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются положениями о главных бухгалтерах, о централизованных бухгалтериях, о ведении кассовых операций, правилами Государственного банка СССР и другими нормативными актами.

2.14. В случаях, установленных законодательством Союза ССР и союзных республик, а также министерствами и ведомствами, бланки форм первичных документов могут относиться к бланкам строгой отчетности.

2.15. Порядок использования и учета бланков форм первичных документов строгой отчетности, а также круг организаций, учреждений, на которых должны использоваться такие бланки, устанавливается министерствами и ведомствами в соответствии с по вопросу об унификации форм первичных документов и об отнесении их в необходимых случаях к документам строгой отчетности.

2.16. Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть пронумерованы в порядке, установленном министерствами и ведомствами (нумератором, типографским способом).

2.17. Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

2.18. Приемка и проверка отдельных первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, может быть поручена вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом руководителя организации, учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.

2.19. принимать к исполнению и оформлению первичные документы по операциям, которые противоречат законодательству и установленному порядку приемки, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных и других ценностей. Такие документы должны быть переданы главному бухгалтеру организации, учреждения для принятия решения.

2.20. Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке – дату записи в учетный регистр, а при обработке на вычислительной установке – оттиск штампа контролера, ответственного

2.21. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ

 Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах.

В условиях механизации (автоматизации) бухгалтерского учета результатная информация может формироваться в виде выходных документов на машиночитаемых носителях.

3.2. Формы учетных регистров, порядок записей в них, обработки и использования определены инструкциями о журнально-ордерной форме счетоводства, инструкциями по бухгалтерскому учету в учреждениях и организациях, состоящих на государственном бюджете, общеотраслевыми руководящими методическими материалами по созданию и внедрению автоматизированного бухгалтерского учета в составе АСУ организаций, учреждений и методическими указаниями по организации бухгалтерского учета с использованием вычислительной техники.

3.3 Информация о хозяйственных операциях, произведенных организацией, учреждением за определенный период времени (месяц, квартал, полугодие, год), из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерские отчеты, порядок составления которых установлен Положением о бухгалтерских отчетах и балансах.

ИСПРАВЛЕНИЕ ОШИБОК В ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТАХ И УЧЕТНЫХ РЕГИСТРАХ

 

4.1. В тексте и цифровых данных первичных документов и учетных регистров подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

4.2. Ошибки в первичных документах, созданных вручную (за исключением кассовых и банковских), исправляются следующим образом: зачеркивается неправильный текст или суммы и надписывается над зачеркнутым исправленный текст или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать исправленное.

4.3. Исправление ошибки в первичном документе должно быть оговорено надписью «исправлено», подтверждено подписью лиц, подписавших документ, а также проставлена дата исправления.

4.4. В приходных и расходных кассовых ордерах исправления не допускаются.

4.5. Порядок исправления ошибок в учетных регистрах в условиях ручной и механизированной обработки определен в соответствующих нормативных документах.

3.2. Альбомы форм первичной учетной документации

В соответствии с Законом Республики Беларусь «О бухгалтерском учете и отчетности» первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифициро­ванных форм первичной учетной документации.

Законодательством Республики Беларусь признаются альбомы унифицированных форм первичной учетной документации и рабочие альбомы форм первичной учетной документации.

Альбомы унифицированных форм первичной учетной документации формируются республиканскими органами государственного управления на основании типовых унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденных Министерством финансов Республики Беларусь, а также унифицированных форм, разработанных и утвержденных этими органами государственного управления с учетом отраслевой специфики. Альбомы согласовываются с Министерством финансов Республики Беларусь и регистрируются в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь.

Концерны и другие объединения (учреждения), подчиненные непосредственно Совету Министров Республики Беларусь, разрабатывают унифицированные формы первичной учетной документации для соответствующих отраслей экономики и видов деятельности, включают их в альбомы, представляют для утверждения в Министерство финансов Республики Беларусь и регистрируют в Национальном реестре правовых актов Республики Беларусь.

Все субъекты хозяйствования Республики Беларусь наряду с альбомами унифицированных форм первичной учетной документации должны иметь рабочие альбомы форм первичной учетной документации. Организации, применяющие в своей деятельности только типовые унифицированные формы первичной учетной документации, рабочие альбомы не составляют, а используют альбомы унифицированных форм первичной учетной документации, утвержденные вышестоящей организацией согласно действующему законодательству.

Рабочие альбомы форм первичной учетной документации включают всю первичную учетную документацию, применяемую в данной организации: типовые унифицированные формы; унифицированные формы, предложенные министерствами и другими органами государственного управления; формы первичной учетной документации, учитывающие специфику организации производства и управления в данной организации и утвержденные руководителем организации.

Использование в учете форм первичной учетной документации, не предусмотренных в рабочем альбоме, является основанием для применения к организации и ее руководителям санкций в соответствии с законодательством Республики Беларусь.

Рабочий альбом форм первичной учетной документации формируется по разделам учета: учет основных средств и нематериальных активов; учет материалов; учет труда и заработной платы и т.д.

Каждый раздел альбома состоит из пяти частей:

– титульного листа;

– общих положений;

– перечня форм первичной учетной документации;

– кратких указаний по их применению и заполнению;

– образцов форм первичной учетной документации.

Образцы форм первичных учетных документов должны быть напечатаны и заполнены данными наиболее типичных операций.

В кратких указаниях по применению и заполнению форм первичной учетной документации указывается: какими документами следует руководствоваться, в каких случаях их необходимо применять, в каком количестве экземпляров оформлять, кому направлять каждый экземпляр, кто подписывает и утверждает документ.

В определенных случаях указывается: в какие бухгалтерские регистры и их графы и на основании каких сведений записываются данные первичного учетного документа, требуется ли его брошюровать, шнуровать, нумеровать и скреплять печатями.

Указания должны быть составлены таким образом, чтобы составители документа имели полную информацию о способах и методах заполнения и применения первичных учетных документов и регистров.

Рабочие альбомы форм первичной учетной документации являются не только наглядным пособием, но и практическим руководством для всех работников организации, связанных с составлением и обработкой первичной информации. Наличие альбомов гарантирует хорошую организацию учетного процесса.

Рабочие альбомы форм первичной учетной документации утверждаются приказом по организации и хранятся в бухгалтерии наравне с другими нормативными материалами.

Форму и содержание рабочего альбома покажем на примере рабочего альбома форм первичной учетной документации по учету основных средств.

Титульный лист должен содержать название альбома и информацию об утверждении альбома руководителем организации.

После титульного листа излагаются общие положения, перечисляются используемые организацией формы первичной учетной документации, приводятся краткие указания по их применению и заполнению, образцы форм первичной учетной документации.

В разделе «Общие положения» приводится информация о государственных органах управления, разработавших и утвердивших формы первичной учетной документации, датах утверждения и дополнительных показателях, внесенных в унифицированные формы непосредственно организацией.

Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации должны отразить специфику организации учета и управления в данной организации.

Применение организацией форм первичных учетных документов, отличающихся от унифицированных, оговаривается в учетной политике. В этом случае рабочие альбомы включаются в качестве приложения к учетной политике и представляются в инспекцию Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь по месту регистрации организации.