Порядок розроблення бланків

5.1. Відповідно до ДСТУ для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів використовують такі реквізити:

۰ зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим – 01;

۰ зображення емблеми організації або товарного знака (знака об­слуговування) – 02;

۰ зображення нагород – 03;

۰ код організації за ЕДРПОУ – 04;

۰ код форми документа за ДКУД – 05;

۰ назва організації вищого рівня – 06;

۰ назва організації – 07;

۰ назва структурного підрозділу – 08;

۰ довідкові дані про організацію – 09;

۰ назва виду документа – 10;

۰ текст документа – 21 – використовують у разі застосування уніфікованих текстів документів (текстових шаблонів);

а також обмежувальні позначки для реквізитів:

۰ дата документа – 11;

۰ реєстраційний індекс документа – 12;

۰ посилання на реєстраційний індекс і дату документа – 13;

۰ місце складання або видання документа – 14;

۰ адресат – 16;

۰ заголовок до тексту – 19;

۰ відмітка про контроль – 20.

5.2. Бланки документів виготовляють з урахуванням складу реквізитів та порядку їх розташованості в документі, встановлених стандартом. Розміри берегів та площа розташованості конкретних реквізитів мають відповідати параметрам, зафіксованим у стандарті. Схеми розташованості реквізитів наведено у додатках 2, 3. Для бланків використовують папір форматів А4 (210 х 297 мм) і А5 (148 х 210 мм). Допускається виготовлення бланків на па­пері форматів А3 (297 х 420 мм) і А6 (105 х 148 мм).

5.3. Бланки формату А3 застосовують для оформлення документів у вигляді таблиць, формату А6 – для резолюцій (доручень).

5.4. Для виготовлення бланків застосовують папір білого кольору, у виняткових випадках – слабких кремових та жовтих тонів. Бланки для документів постійного зберігання виготовляють на папері вищої якості.

5.5. Бланки документів повинні мати такі береги:

30 мм – лівий

10 мм – правий

20 мм – верхній та нижній.

5.6. Бланки документів виготовляють друкарським способом, за допомогою комп’ютера, інших технічних засобів. Бланки із зображеннями Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим рекомендовано виготовляти друкарським способом.

Правила обліку, зберігання та використання бланків і печаток викладено у розділі 7.

5.7. Стандарт встановлює такі види бланків документів для організації, її структурного підрозділу та посадової особи:

۰ загальний бланк для виготовлення будь-якого виду документа (крім листа) (див. додаток 4);

۰ бланк листа (див. додатки 5, 6);

۰ бланк конкретного виду документа, крім листа (див. додатки 8, 10).

Бланки структурного підрозділу і посадової особи створюють у тому разі, якщо керівник цього підрозділу або конкретна посадова особа має право підпису.

Загальний бланк може включати такі реквізити:

۰ зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим – 01;

۰ зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) – 02;

۰ зображення нагород – 03;

۰ код організації за ЄДРПОУ – 04;

۰ назва організації вищого рівня – 06;

۰ назва організації – 07;

۰ довідкові дані про організацію – 09;

۰ місце складання або видання документа – 14.

Місце складання або видання документа може не вказуватися, якщо воно вхо­дить до складу назви організації. Реквізит “Довідкові дані про організацію” вказують у бланках для оформлювання документів, що їх направляють в інші організації.

Крім цього, загальний бланк може мати такі обмежувальні позначки для реквізитів:

۰ код форми документа за ДКУД – 05;

۰ дата документа – 11;

۰ реєстраційний індекс документа – 12;

۰ заголовок до тексту документа – 19;

۰ відмітка про контроль – 20.

Бланки конкретних видів документів доцільно виготовляти, якщо в організації створюють велику кількість цих видів документів – наказів (додаток 8), розпоряджень, довідок тощо. У цьому разі загальний бланк доповнюють реквізитом:

۰ назва виду документа – 10.

Бланк листа може містити такі реквізити:

۰ зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим – 01;

۰ зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) – 02;

۰ зображення нагород – 03;

۰ код організації за ЄДРПОУ – 04;

۰ назва організації вищого рівня – 06;

۰ назва організації – 07;

۰ назва структурного підрозділу організації – 08;

۰ довідкові дані про організацію – 09.

Бланк листа може містити обмежувальні позначки для таких реквізитів:

۰ дата документа – 11;

۰ реєстраційний індекс документа – 12;

۰ посилання на реєстраційний індекс і дату документа – 13;

۰ адресат – 16;

۰ заголовок до тексту документа – 19;

۰ відмітка про контроль – 20.

Реквізит “Довідкові дані про організацію” містить відомості про поштову і телеграфну адресу організації. Цей реквізит можна доповнювати номерами довідкових телефонів, факсів, телексів, рахунків, адресою електронної пошти, веб-сайта тощо.

На бланках посадової особи додатковий реквізит “Назва посади” розміщу­ють нижче реквізиту “Назва організації”.

5.8. Для виготовлення тих чи інших бланків документів встановлено два варіанти розташування реквізитів:

۰ кутове – постійні реквізити розташовують у лівому верхньому куті аркуша (кутовий бланк) (див. додатки 5, 9);

۰ поздовжнє – постійні реквізити розташовують вздовж верхньої частини аркуша (поздовжній бланк) (див. додатки 4, 6, 10).

Бланки кожного виду документа організації (за її вибором) можуть бути як кутовими, так і поздовжніми.

Виготовлення документів за допомогою

Друкувальних засобів

6.1. Документи створюють переважно за допомогою друкувальних засобів – комп’ютерів, друкарських машинок.

Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні записки, доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, можна писати від руки.

6.2. Всі документи (надруковані та рукописні), що створюють в організації і які підлягають зберіганню в її документаційному фонді, повинні мати береги, вказані у п. 5.5. цих Методичних рекомендацій.

6.3. Основна вимога до шрифтів при створенні документів за допомогою друкувальних засобів – це забезпечення можливості легкого розпізнавання і прочитання друкованих знаків. При підготовці документа на комп’ютері рекомендовано використовувати шрифти розміром 12–14 друкарських пунктів і гарнітуру Times New Roman. Деякі реквізити (04, 05, 09, 19, 28, 30) можна друкувати меншими розмірами шрифтів (8–11).

6.4. У ДСТУ рекомендовано тексти документів на папері формату А4 друкувати через 1,5 міжрядкових інтервали, а формату А5 – через 1–1,5 міжрядкового інтервалу. Під час підготовки документів за потреби можна застосовувати інші міжрядкові інтервали.

6.5. У разі підготовки документа за допомогою комп’ютера не рекомендовано фіксувати текст та іншу інформацію реквізитів безпосередньо в електронному шаблоні бланка, оскільки це може призвести до зміщення зон розташованості реквізитів.

6.6. Більшість реквізитів документа, що складаються з кількох рядків, друкують через 1 міжрядковий інтервал. Складові реквізитів “Адресат” (16), “Гриф затвердження” (17), “Відмітка про наявність додатків” (22), “Гриф погодження” (24) відокремлюють одну від одної 1,5–2 міжрядковими інтервалами.

Приклад 1

Генеральному директорові

АТ “Матадор”

Бондаренку С. Ф.

вул. Польова, 12,

м. Київ, 04256

Приклад 2

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор електромеханічного

заводу ім. В. С. Петрова

Підпис А. К. Маршук

25.03.2000

6.7. Реквізити документа відокремлюють один від одного 1,5–3 міжрядковими інтервалами.

Під час друкування документів, які мають на одній сторінці декілька реквізитів, треба вибрати оптимальні сполучення міжрядкових інтервалів для конкретного виду документа (див. додатки 9, 10).

6.8. Назву виду документа друкують великими літерами (див. додаток 10).

6.9. Розшифрування підпису в реквізиті “Підпис” (23) друкують на рівні останнього рядка назви посади.

Приклад

Заступник директора

з наукової роботи                    Підпис      М. Петренко

6.10. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім тексту) – 28 знаків (73 мм). Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його можна продовжити до межі правого берега.

6.11. Оформлюючи документи рекомендовано дотримуватись таких відступів від межі лівого берега:

12,5 мм – для початку абзаців у тексті;

92 мм – для реквізиту 16 “Адресат” (можна друкувати на 3–4 знаки праворуч від середини робочої площі);

104 мм – для реквізитів “Гриф обмеження доступу до документа” (15) та “Гриф затвердження документа” (17);

125 мм – для розшифрування підпису у реквізитах “Підпис” (23), “Гриф затвердження документа” (17), “Відмітка про засвідчення копії” (27);

Не роблять відступів від лівого берега для розташування реквізитів “Дата документа” (10), “Заголовок до тексту документа” (19), “Текст” (21) (без абзаців), “Відмітка про наявність додатків” (22), “Підпис” (23) (лише назва посади), “Гриф погодження” (24), “Візи документа” (25), “Відмітка про засвідчення копії” (27), “Прізвище виконавця і номер його телефону” (28), а також слів СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, ВИРІШИЛИ, УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, НАКАЗУЮ, ПРОПОНУЮ тощо.

Під час розміщення реквізитів рекомендовано дотримуватись схем їх розташованості і меж зон (див. додатки 2, 3). Допускається відхилення у межах 2 мм.

6.12. У разі наявності кількох грифів затвердження і погодження їх розміщують на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф – від межі лівого берега; другий – через 40 друкованих знаків (104 мм).

6.13. Якщо у тексті документа йдеться про додатки або окремим абзацом є посилання на документ, що став підставою для його видання, слова “Додаток” і “Підстава” друкують від межі лівого берега, а текст до них – через 1 міжрядковий інтервал:

6.14. Під час оформлювання документів на двох і більше сторінках, друга та наступні сторінки мають бути пронумеровані.

Номери сторінок проставляють посередині верхнього берега аркуша арабськими цифрами без слова “сторінка” та розділових знаків.

6.15. Текст документів постійного зберігання друкують з одного боку аркуша. Документи зі строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.