Разнообразие хозяйственных операций предполагает необходимость создания различных по содержанию и форме документов. Для разграничения особенностей документа используется их классификация, т.е. все бухгалтерские документы делятся на однородные группы по следующим признакам:
· По назначению;
· По содержанию хозяйственных операций;
· По порядку составления;
· По способу отражения операций;
· По месту составления.
По назначению:
1. Распорядительные – документы, содержащие распоряжение на выполнение определённой хозяйственной операции. Основное назначение – передача указаний руководителей исполнителям. Однако распорядительные документы не содержат подтверждения фактов совершения хозяйственной операции, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в бухгалтерском учёте.
Пример: доверенность, чеки на получение наличных денег, распоряжение руководителя о выдаче денежных средств под отчёт.
2. Оправдательные (исполнительные) – документы, которыми оформляют уже произведённые операции. Исполнители – кассиры, заведующие складами, экспедиторы, как бы оправдывают свои действия этими документами.
|
|
Пример: приёмные акты, акты на приём-передачу основных средств,
квитанции о приёмке ценностей, отчёты материально-ответственных лиц.
3. Бухгалтерского оформления – документы, которые служат для бухгалтерского оформления записей с целью дальнейшего использования их в учётном процессе.
Пример: группировочные ведомости, бухгалтерские справки о допущенных ошибках.
4. Комбинированные – документы, которые сочетают признаки всех выше перечисленных групп. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении операций, оправданием её выполнения, фиксируют совершённую операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения на счетах.
Пример: Авансовый отчёт, расчётно-платёжная ведомость на оплату труда.
По содержанию хозяйственных операций:
1. Материальные – документы, служащие для оформления операций по движению товарно-материальных ценностей
Пример: приходный ордер
2. Денежные – документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия
Пример: платёжное поручение
3. расчётные – используются для оформления расчётных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам. Пример: счёт-фактура
По порядку составления:
1. Первичные – хозяйственная операция отражается впервые Пример: накладная, приходный ордер.
2. Сводные – документы, которые составляются на основе первичных документов. В них отражают данные нескольких первичных документов. Пример: авансовый отчёт, ведомость распределения общехозяйственных расходов.
|
|
По способу отражения операций:
1. Разовые – документы, которые отражают одну или несколько однородных операций. После составления сразу передаются в бухгалтерию и используются для бухгалтерских записей.
Пример: приходные (расходные) кассовые ордера, наряды.
2. Накопительные – документы, используемые в определённый период времени и постепенно в них отражают однородные повторяющиеся операции
Пример: табель рабочего времени
По месту составления:
1. Внешние – документы, составляющиеся в других организациях и поступающие со стороны.
Пример: счёт-фактура
2. Внутренние – документы составляются самой организацией для оформления внутренних, хозяйственных операций.
Пример: акт приёма-передачи, расходно-приходный кассовый ордер.
Понятие документооборота.
Документооборот организации – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Вся документация учреждения делится на три документопотока:
• входящие (поступающие) документы;
• исходящие (отправляемые) документы;
• внутренние документы.
Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота являются:
- оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;
- максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);
- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.