Класифікація організаційно-розпорядчих документів

 

Документ як складний матеріальний об'єкт за певними класифікаційними ознаками розглядається як система, що може залежно від семантики, цільового призначення групуватися у підсистеми і т.д. Поділ системи документів на класи, підкласи і називається класифікацією документів. У наукових колах вченими ініційовано не одну дискусію з питань класифікації службових документів. Незважаючи на запропонований науковій спільноті широкий спектр рішень, його й донині зазначають серед питань, що потребують нагального вирішення загальним і управлінським документознавством, теорією діловодства.

Найважливішою класифікаційною ознакою документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої в ньому інформації до предмета чи напряму діяльності. Основним документом, що визначає систему документації як сукупності взаємопов'язаних документів, які застосовуються у певній сфері діяльності, та з метою уніфікації офіційно закріплює групування документів за певними ознаками, є Державний класифікатор управлінської документації (ДК. 010–98). Він є складовою державної системи класифікації та кодування техніко-економічної та соціальної інформації.

Результатом документування управлінської інформації є документ – інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є її зберігання та передання в часі і просторі. Класифікація документної інформації дає змогу встановити специфіку кожного класу, підкласу, номіналу та виду номіналу документа, допомагає орієнтуватись у різноаспектних інформаційних потоках. А тому виникає нагальна потреба навчитися визначати належність того чи іншого документа за різними ознаками, аналізувати його за змістом, формою та іншими властивостями.

В даному класифікаторі у другому розділі є визначення таких основних понять, необхідних для розкриття даної теми:

Система документації – сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності.

Уніфікована система документації (УСД) – система документації, що створена за єдиними правилами та вимогами і містить інформацію, необхідну для управління у певній сфері діяльності.

Управлінська документація – сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються для вирішення завдань управління національним господарством і мають нормативно-правову силу.

Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації – система документації, використовувана для вирішення організаційно-розпорядчих завдань управління.

Клас організаційно-розпорядчої документації (далі – ОРД) містить підкласи:

0201 Документація з організації систем управління;

0202 Документація з організації процесів управління;

0203 Документація з управління кадрами;

0204 Документація з оцінки трудової діяльності.

Для розуміння технологічного процесу обробки документів необхідно оперувати певними категоріями інших ознак документів, покладених в основу їхнього групування на основі виявлення зовнішньої подібності.

Залежно від обраної ознаки напрацьовано різні схеми поділу.

Документи за видом матеріальної основи та формою носія поділяють на:

традиційні (з паперовою основою);

аудіовізуальні;

електронні.

Так, в основу поділу управлінської документації за складністю покладено кількість порушуваних питань. За цією ознакою виокремлюють документи:

односкладні, що містять інформацію про одне питання;

складні, які містять інформацію про два і більше питань.

Слід зазначити, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За змістом документи поділяються:

загальні.

спеціалізовані.

Залежно від місця складання розрізняють такі документи:

внутрішні.

зовнішні (вхідні, вихідні).

За строками виконання документи бувають:

- з зазначенням строку виконання (термін встановлений актами законодавства або зазначений в самому документі).

- без зазначення строку виконання (не пізніше 30 календ. днів).

- документ з відміткою «Терміново» – протягом 7 робочих днів від дати підписання.

- з відміткою «Негайно», «Невідкладно» – протягом 3 робочих днів.

За рівнем доступу в установі виокремлюють документи:

загальнодоступні;

для службового користування (ДСК) – документи, що містять конфіденційну інформацію;

секретні – містять таємну інформацію.

За юридичною силою визначають документи, що:

мають юридичну силу (готуються в установленому законом порядку за всіма правилами, чинні документи);

не мають юридичної сили (ще не набули, не можуть мати, втратили юридичну чинність).

За послідовністю створення розрізняють:

оригінал – примірник службового документа, що перший або єдиний набуває чинності;

копію – документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках – деяких його зовнішніх ознак;

витяг (зі службового документа) – засвідчена копія частини тексту службового документа;

дублікат оригіналу (службового документа) – повторно оформлений службовий документ замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, що має таку саму юридичну силу.

За строками зберігання виокремлюють документи:

постійного зберігання;

тимчасового зберігання;

тривалого зберігання.

За належністю до сфер життя суспільства документи поділяють на:

офіційного походження – створюються організацією чи службовою особою й оформлюються в установленому порядку;

особового походження, що посвідчують особу власника, його права, обов'язки, службовий або соціальний стан, а також можуть містити біографічні і (або) інші відомості про нього;

особистий документ – документ, який створено фізичною особою поза службовою діяльністю або який містився в її приватному зібранні.

Залежно від призначення розрізняють документи:

індивідуальні – створюють в кожному окремому випадку для розв'язання конкретної управлінської ситуації;

типові – відображають однорідні питання й складаються за однаковими зразками (типові листи, типові інструкції, типові положення і т. ін.).

Відповідно до Порядку роботи з наказами в митних органах України, затверджений НДМСУ від 20.09.01 №622 Наказ – це основний розпорядчий документ органу митної служби.

У митній службі відповідно до змісту накази поділяються на такі види:

– з основної діяльності (з питань утворення, ліквідації, перейменування, реорганізації митного органу чи структурного підрозділу; перерозподілу та зміни зони його діяльності; затвердження положень, інструкцій, правил, структури та внесення змін до них; фінансово-господарської діяльності тощо);

– кадрові (з питань призначення на посаду, переміщення, звільнення з посади; нагородження працівників або застосування заохочення, стягнення чи заходів дисциплінарного впливу до них);

– про надання відпусток;

– про відрядження.

Окремо слід звернути увагу на те, що до форм документального фіксування роботи в митних органах також належать службові та доповідні записки.

Доповідна записка – документ, що містить інформацію керівництву митного органу з певними висновками (при потребі).

Службова записка – документ, що містить не тільки інформацію про певні факти, висновки, але й пропозиції працівника.

Службова й доповідна записки, адресовані керівництву митного органу, подаються для реєстрації до загального відділу з підписом і погодженням безпосереднього керівника й заступника керівника митного органу (згідно з розподілом обов’язків).

Процес диференціації документів, що циркулюють в митних органах, багатоаспектний і є предметом дослідження загального та управлінського документознавства. Мною ж виокремлено лише деякі аспекти класифікації документів, що мають практичне спрямування.