Требования к конфиденциальному делопроизводству и корпоративному документообороту

ПРИНЦИПЫ РАБОТЫ С КОНФИДЕНЦИАЛЬНОЙ ДОКУМЕНТИРОВАННОЙ ИНФОРМАЦИЕЙ В КОРПОРАТИВНОМ ЭЛЕКТРОННОМ ДОКУМЕНТООБОРОТЕ

Конфиденциальная информация

       Термин «конфиденциальный» от лат. сonfidential, – доверие, означает: доверительный, не подлежащий огласке.

       Конфиденциальной информациейявляется информация, требующая защиты

НЕОТЪЕМЛЕМАЯ ЧАСТЬ ЛЮБОГО УПРАВЛЕНИЯ -ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

       Документационное обеспечение управления (ДОУ) - это деятельность аппарата управления государственных и не государственных структур по реализации их функций, охватывающая документирование на всех видах носителей и организацию работы с документами, информационную безопасность технологий электронного документооборота и защиту информации на всех этапах жизненного цикла документа.

Разработка документов обеспечивающих защиту конфиденциальной информации

       В соответствии с новыми нормативно - методическими документами, для защиты конфиденциальной информации на предприятии, должны быть разработаны следующие документы:

· Перечень сведений, составляющих конфиденциальную информацию предприятия;

· Договорное обязательство о неразглашении КИ;

· Инструкция по защите конфиденциальной информации;

· Инструкция о работе с иностранными фирмами и их представителями;

· Соглашение о конфиденциальности (между организациями).

       Настоящая инструкция должна быть разработана в соответствии с нормативными актами, нормативно-методических документов по делопроизводству и архивному делу Российской Федерации (если живёте, например на Украине, то соответственно в соотв. С норм. Док Украины и т.д.).

    Инструкция должна состоять из следующих разделов:

1.  Общие положения.

2.  Конфиденциальная информация. В этом разделе должны быть описаны существующие грифы конфиденциальной информации.

3.  Ответственность за разглашение конфиденциальной информации. Для начала надо вспомнить что же такое разглашение сведений Разглашением сведений, составляющих конфиденциальную информацию, признается не вызванное интересами предприятия, умышленное или неосторожное действие либо сообщение, в результате которого такие сведения стали известны посторонним лицам.

       И что такое утрата информации. Под утратой документов, содержащих сведения конфиденциальную информацию понимается выход (в том числе и временный) документов из владения ответственного за их сохранность лица, которому они были доверены по работе, являющийся результатом нарушения установленных правил обращения с ними, вследствие чего эти документы стали или могут стать достоянием посторонних лиц.

       И самое главное что должно быть в этом разделе – это виды ответственности за разглашение конфиденциальной информации.

4.  Система допуска сотрудников к сведения, составляющим конфиденциальной информации. Система доступа к конфиденциальным документам – это совокупность установленных положений, обеспечивающих обоснованный и правомерный доступ исполнителей к необходимому им для производственной деятельности объему документов, сведений, содержащих конфиденциальную информацию.

       В этом разделе следует описать цели допуска сотрудников к существующим грифам конфиденциальности. Должны быть перечислены сотрудники Вашего предприятия, имеющие право давать разрешение на доступ к конфиденциальной информации. Так же следует описать технологию оформления разрешения на доступ к конфиденциальной информации. И ещё описать порядок доступа на совещания по вопросам, содержащим конфиденциальные сведения. Самое главное следует не забывать что совещания (на которых заходит речь о КИ предприятия) с участием представителей других организаций проводятся с разрешения руководителя предприятия. На совещания или переговоры допускаются ТОЛЬКО те сотрудники, которые имеют непосредственное отношение к обсуждаемым вопросам и участие которых вызывается служебной необходимостью. Обсуждение конфиденциальных вопросов может производиться только в помещении, специально выделенном для этих целей. Ответственность за сохранение конфиденциальной информации несет руководитель, организовавший данное совещание или переговоры.

4.1.Круг лиц, имеющих право давать на доступ к конфиденциальной информации.

4.2.Порядок оформления разрешения на доступ к конфиденциальным документам.

4.3.Порядок доступа на совещания по вопросам, содержащим конфиденциальные сведения.

5.  Подготовка и издание конфиденциальных документов.

6.  Учет, прохождение и отправление изданных конфиденциальных документов.

7.  Прием, учёт и прохождение поступивших документов.

8.  Учет документов выделенного хранения.

9.  Учёт журналов и картотек.

10. Организация хранения конфиденциальных документов.

11. Организация и технология контроля исполнения конфиденциальных документов.

12. Размножение документов

13. Уничтожение документов

14. Составление и оформление дел с грифом «Конфиденциально»

15. Формирование и оформление дел

16. Проверка наличия конфиденциальных документов.

17. Подготовка конфиденциальных документов на архивное хранение

18. Порядок передачи конфиденциальных документов в архив.

Жизненный цикл КДИ

       Технологии распространяются на различные виды, служебной, производственной, коммерческой и другой деятельности государственных и негосударственных структур, и включает не только управленческие, но и на другие виды документов, информация которых составляет различные виды тайн, - служебную, коммерческую, профессиональную, банковскую, аудиторскую и т.п., за исключением государственной тайны.

       Технологии распространяются не только на официальные документы, но и на их проекты, различные рабочие записи, не имеющие всех необходимых реквизитов, но содержащие информацию, подлежащую защите.

Требования к конфиденциальному делопроизводству и корпоративному документообороту

· регламентирование состава создаваемых документов, включая электронные документы, и процессов документирования на стадии подготовки черновиков и проектов документов

· обязательный поэкземплярный и полистный учет всех, без исключения, документов, проектов и черновиков

· необходимая полнота учетных и регистрационных данных о каждом электронном документе, а также носителей, технических средств, средств коммуникаций и др. в Реестре информационных ресурсов и АС

· фиксация прохождения и местонахождения каждого документа

· регламентация обшей технологии документирования, организации работы с документами и их защиты

· проведение систематических проверок наличия конфиденциальных документов

· разрешительная система доступа к документам, делам и АИС, обеспечивающая правомерное и санкционированное ознакомление с конфиденциальной информацией

· организация хранения документов и обращения с ними, которая должна обеспечивать сохранность и конфиденциальность информации

· регламентация обязанностей лиц, допущенных к работе с конфиденциальной информацией, по ее защите

· персональная и обязательная ответственность за учет, сохранность и защиту
конфиденциальной информации и документов, а также и порядок обращения с ними

Первая задача технологий конфиденциального делопроизводства и корпоративного документооборота: