Главное требование: полнота, своевременность и достоверность конфиденциальной информации
Полнота и своевременность характеризуется объемом КДИ, который должен быть достаточным для принятия управленческих решений и выполнения служебных, коммерческих и производственных заданий и являться действительно необходимым, не содержащим избыточной для деятельности организации информации
Достоверность КДИ характеризуется соответствием объективному состоянию того или другого вопроса и, ее юридической силе, характеризующейся наличием и правильностью оформления соответствующих реквизитов документа, - в электронных документе, наличием электронно-цифровой подписи (ЭЦП)
Вторая задача технологий конфиденциального делопроизводства и корпоративного документооборота:
Обеспечение сохранности и конфиденциальности информации
Главное требование - создание и поддержания специальных условий хранения, обработки и обращения КДИ, гарантирующих надежную защиту, как самих документов, так и содержащейся в них информации
Достигается путем организации специального режима хранения конфиденциальной информации и обращения с ней, установления разрешительной системы допуска и доступа, разработки регламентированных технологий создания и обработки КДИ.
Обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, имеет право:
· устанавливать, изменять и отменять в письменной форме режим коммерческой тайны;
· использовать информацию, составляющую коммерческую тайну, для собственных нужд в порядке, не противоречащем законодательству РФ;
· разрешать или запрещать доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, определять порядок и условия доступа к этой информации;
· вводить в гражданский оборот информацию, составляющую коммерческую тайну, на основании договоров, предусматривающих включение в них условий об охране конфиденциальности этой информации;
· требовать от юридических и физических лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, органов государственной власти, иных государственных органов, органов местного самоуправления, которым предоставлена информация, составляющая коммерческую тайну, соблюдения обязанностей по охране её конфиденциальности;
· защищать в установленном законом порядке свои права в случае разглашения, незаконного получения или незаконного использования третьими лицами информации, составляющей коммерческую тайну, в том числе требовать возмещения убытков, причиненных в связи с нарушением его прав.
Право доступа к КДИ
Предоставление различных полномочий должностным лицам организации на различных участках технологий делопроизводства и корпоративного документооборота по приему и отправке, ознакомлению, регистрации, учету, контролю исполнения, исполнению, ведению баз данных и их защите, редактированию, снятию с контроля, направления в дело, хранению, использованию и уничтожению
При этом необходимо определить:
· категории должностных лиц, уполномоченных относить информацию (документы) к разряду ограниченного доступа;
· круг должностных лиц, имеющих допуск к различным степеням доступа к КДИ;
· порядок снятия грифа ограничения доступа к КДИ;
· организацию защиты и охраны конфиденциальности информации
Охрана конфиденциальности информации
Меры по охране конфиденциальности информации, принимаемые её обладателем, должны включать в себя:
· определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;
· ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;
· учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;
· регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров, или контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;
· нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – Ф.И.О гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).
Наряду с вышеуказанными мерами, обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, вправе применять при необходимости средства и методы технической защиты конфиденциальности информации, составляющей коммерческую тайну, другие, не противоречащие законодательству РФ меры.