Формат представления управленческой отчетности

Эффективность обмена отчетной информацией в большой степени зависит от формата и структуры отчетов. Основными факторами, которые могут повлиять на выбор формата или структуры того или иного отчета являются:

характер представляемой информации;

требования и пожелания пользователей отчетов;

соотношение затрат и выгод.

Не существует стандартного набора управленческих отчетов с единым форматом и общей структурой, которые были бы приемлемы во всех ситуациях. Ниже приведены некоторые требования к формату управленческих отчетов, следование которым позволит оптимизировать представление управленческой информации:

Доступность для восприятия

Отчет должен быть простым для восприятия, точным и лаконичным. Названия документа и его разделов следует делать адекватными и понятными. Данные, представленные в отчете не должны допускать неоднозначного толкования или вводить в заблуждение.

Степень детализации

Содержание отчета должно соответствовать информационным потребностям его предполагаемого получателя (пользователя). Каждый руководитель предъявляет свои требования к отчетной информации. На нижних ступенях иерархической лестницы управления организацией необходимы более частые и более детальные отчеты. Чем выше уровень, тем реже представление и меньше подробностей. Слишком большая детализация информации может привести к информационной перегруженности пользователя и затруднить ее понимание.

Контекст предоставляемых данных

Разрозненные (пусть даже точные) данные малоинформативны. Только данные, помещенные в соответствующий контекст, обработанные соответствующим образом для определенной, четко обозначенной цели, становятся значимой информацией. Для подготовки управленческой отчетности наиболее часто применяется анализ тенденций происходящих изменений, и сравнение фактических показателей с плановыми показателями. Например, менеджер отдела реализации может провести сравнительный анализ показателей реализации за несколько периодов, показать их соотношение с плановыми показателями, а также с отраслевыми данными и показателями конкурентов и представить результаты проведенного анализа в табличной форме.

Несмотря на то, что лаконичные отчеты более эффективны, излишняя краткость может привести к потере контекста и, следовательно, уменьшить полезность документа. При формировании отчета следует выбрать разумный компромисс между эффективностью и результативностью.

Стандартизация

Для основных периодически формируемых управленческих отчетов целесообразно утвердить формат, содержание, сроки и частоту (периодичность) представления, а также правила распространения. Стандартизация повысит эффективность подготовки и предоставления отчетов, позволит сэкономить время, которое требуется менеджерам на ознакомление и осмысление предоставленной информации. Стандартизация не означает, что все руководители будут получать одинаковые отчеты. Она означает, что руководители будут знать о том, комплект из каких отчетов, в какой форме и с какой периодичностью (ежедневно, еженедельно или ежемесячно) они будут получать.

Комплект периодических отчетов должен включать в себя необходимые комментарии и поясняющую информацию. Дополнительная аналитическая информация может повысить ценность представляемых данных.

Ориентация на центры ответственности

В большинстве организаций существует разделение ответственности менеджеров за выполнение тех или иных задач в общей структуре управления, достижение тех или иных намеченных результатов. Такое разделение ответственности часто имеет иерархическую структуру.

Обычно в такой структуре условно выделяют три уровня, и менеджеры каждого из уровней имеют свои информационные потребности.

Операционный (нижний) уровень

Планирование на операционном уровне связано с получением очень подробной информации, и которая имеет отношение к текущему времени (плюс минус неделя/месяц), т.е. принимаемые решения являются краткосрочными по своей сути. Решения принимаются в отношении:

Дебиторской и кредиторской задолженностей;

Заработной платы;

Жалоб и претензий со стороны покупателей (клиентов);

Выполнение графика (плана) работ;

Выявление и анализ отклонений фактических результатов от плановых.

Тактический (средний) уровень

Рассматриваются вопросы эффективности использования ресурсов для достижения более высоких результатов. Решения принимаются в отношении:

Закупок

Месторасположения (хранения) запасов сырья, материалов и готовой продукции

Продаж (по результатам проведенного анализа)

Прогноза потоков денежных средств

Стратегический (высший) уровень

По своей сути, стратегическое планирование предполагает принятие решений в отношении всей организации в целом, направлено на долгосрочную перспективу и определяет направления развития организации в будущем. Решения принимаются в отношении:

Инвестиций в те или иные проекты;

Выхода на новые рынки (освоения потенциально возможных рынков);

Прогнозирования и бюджетирования.

Рекомендуется избегать такого структурного построения, когда операционная информация, предназначенная для центров ответственности нижнего уровня дублируется для центров ответственности среднего и высшего уровня в неизменном виде. Менеджер центра ответственности нижнего уровня должен быть ответственным за принимаемые оперативные решения в связи с разработкой, согласованием и выполнением производственного (рабочего) плана его подразделения. В связи с этим рекомендуется формировать отчеты для обеспечения менеджеров оперативной управленческой информацией начиная с нижнего уровня ответственности, где можно непосредственно влиять на результаты работы. Далее информация консолидируется согласно организационной и иерархической структуре ответственности, реализованной в организации. (Более подробно информация о возможных путях постановки системы управленческого учета в организациях будет представлена в методической рекомендации «Постановка управленческого учета»).

Среди возможных форматов представления информации в управленческой отчетности можно выделить следующие:

Табличный формат

Значительная часть управленческой информации является количественной, поэтому табличный формат отчетов представляется наиболее естественным. Большинство руководителей привыкли получать отчеты в виде набора цифр и считают их достаточно полезными. Значительную часть управленческой информации можно представить всего лишь на одной странице такого отчета. Правильно структурированные отчеты в цифровом виде являются основой управленческой отчетности при условии наличия соответствующих комментариев и раскрытия ключевых показателей.

Графический формат

Графики и диаграммы – наглядный способ представления данных. Основной проблемой применения графического формата является то, что при одновременном отображении большого количества показателей затрудняется восприятие информации. Графики и диаграммы можно достаточно быстро подготовить на персональном компьютере, используя стандартное программное обеспечение и принтер.

Текстовый формат

Информация, которая, как правило, не имеет количественных показателей (например, отчеты службы внутреннего аудита о состоянии системы внутреннего контроля организации), предоставляется в письменной форме, в обычном текстовом формате. Составитель такого отчета имеет возможность сделать акцент на каких-либо моментах, разъяснить взаимосвязь и значение представляемых данных..