Описание интерфейса программы

Перечень вопросов, подлежащих разработке

 

Ø Закрепление и углубление теоретических знаний и практических навыков по курсу «База данных», связанных с программированием в среде MS Access;

Ø Самостоятельное решение задачи, как алгоритмического программирования, так и разработки программ;

Ø Развитие навыков самостоятельного использования справочной литературы, справочной системы MS Access;

Ø Получение навыков в составлении текстовой программной документации в соответствии с существующими стандартами.

 

Анализ исходных данных и разработка ТЗ

 

Основание и назначение разработки

 

Курсовая работа является результатом подведения итогов по курсу «Базы данных». Назначением разработки является закрепление и углубление практических знаний и навыков, связанных с программированием в среде MS ACCESS.

Требования к функциональным характеристикам

 

Программа должна обеспечить:

- ввод данных (добавление новых книг, авторов, издательств и тем литературных произведений);

- редактирование данных (изменение информации о книге, её авторе, издательстве, теме, жанре произведения в случае возникновения ошибки при заполнении каталога);

- вывод данных (просмотр записей библиотечного каталога и получение информации о книге, её авторе и издательстве, в котором она была издана; просмотр отчетов обо всех имеющихся в библиотеке книгах данного автора и о количестве книг, изданных каждым издательством) на экран и печать отчетов.

Рекомендуемые требования к составу и параметрам технических средств, программной совместимости

 

- Microsoft Windows 98;

- Microsoft Access 97;

- CPU 266 Celeron;

- 16 Мб оперативной памяти.

Теоретические сведения

 

Данная база данных включает в себя одиннадцать таблиц. Для выполнения операций над данными, хранящимися в таблице, каждая запись имеет уникальный идентификатор (главный ключ), значение которого однозначно определяет только эту запись в границах таблицы. Главный ключ может состоять как из одного поля (например, для полей таблице «тблКнига» главным ключом является значение поля «Код книги»), так и из нескольких полей (например, для полей таблице «тблРасположение» главным ключом является значения полей «Код книги» и «Код отдела»). Таблицы соединены между собой следующими видами связи:

- «один – ко – многим» (например, «тблЖанры» и «тблКнига» - существует много книг имеющих один вид жанра, но каждая книга имеет только один вид жанра);

- «многие – к – одному» (например, «тблРасположение» и «тблКнига» - разные отделы библиотеки могут иметь книгу данного вида, но конкретная книга может находиться только в одном отделе);

- «многие – ко – многим» (например, «тблАвторы» и «тблКнига» - каждый автор может написать много книг и у одной книги может быть несколько авторов).

Последний вид связи в MS Access реализуется с помощью третьей таблице, куда включаются ключевые поля исходных таблиц. При объединении таблиц обеспечивается:

- условие целостности данных, которое не позволяет вводить во внешнее ключевое поле таблицы (со стороны «многие») значения, отсутствующего в ключевом поле справочника (со стороны «один»);

- каскадное удаление связанных записей, которое позволяет удалить записи из всех связанных таблиц;

- каскадное обновление связанных полей, которое позволяет обновить данные во всех связанных таблицах.

Данная база данных поддерживает следующий формат объединения данных в запросах: объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают.

 

Внешняя спецификация

 

Входные данные

 

Количество

– для формы «Добавление автора» - по одному значению для полей «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Пол», «Дата рождения», «Дата смерти»;

– для формы «Добавление книги» - по одному значению для полей «Шифр», «Автор книги», «Название книги», «Год создания», «Аббревиатура отдела», «Год издания», «Название издательства», «Количество страниц», «Жанр произведения», «Тема произведения», «Степень участия в создании книги»;

– для формы «Добавление издательства» - по одному значению для полей «Название», «Город», «Адрес», «Телефон»;

– для формы «Добавление города» - по одному значению для полей «Название города», «Телефонный код»;

– для формы «Добавление темы» - одно значение для поля «Название темы».

Тип – строковый для всех полей форм, кроме:

- «Дата рождения», «Дата смерти» (форма «Добавление автора») – дата;

- «Год создания», «Год издания» (форма «Добавление книги») – дата, «Количество страниц» (форма «Добавление книги») – числовой;

- «Телефонный код» (форма «Добавление города») – числовой.

Формат данных

- «Дата рождения», «Дата смерти» (форма «Добавление автора») – длинный формат даты (например, 12 августа 1856 г.) или краткий формат даты (например, 12.07.1856);

- «Год создания», «Год издания» (форма «Добавление книги») – короткий формат (например, 2000 г.).

Выходные данные

 

Количество – по одному значению для полей «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Пол», «Дата рождения», «Дата смерти» и список имеющихся в библиотеке книг этого автора, с указанием их шифра, названия, отдела, где они расположены, жанра, темы, года создания, издательства, в котором они были изданы, года издания и количества страниц.

Для «Справочника по издательствам» - по одному значению для полей «Название издательства», «Город», «Адрес», «Телефонный код», «Номер телефона», а также список всех имеющихся в библиотеке книг, изданных этим издательством, с указание автора.

Тип – строковый для всех полей формы, кроме:

- «Дата рождения», «Дата смерти» – дата;

- «Год создания», «Год издания»– дата, «Количество страниц» – числовой.

Формат данных

- «Дата рождения», «Дата смерти» – длинный формат даты (например, 12 августа 1856 г.) или краткий формат даты (например, 12.07.1856);

- «Год создания», «Год издания» – короткий формат (например, 2000 г.).

Функциональная схема

 

Функциональная схема представлена в Приложении Б (см. рисунок Б.1).

 

Руководство пользователя

 

Назначение программы

 

Разработать программный продукт, позволяющий просматривать и редактировать записи библиотечного каталога. Потенциальные пользователи программы – библиотекари.

Описание интерфейса программы

 

Форма «Литературные произведения»

Форма изображена на рисунке А.1 (см Приложение А). Для того, чтобы передвигаться по записям в левом верхнем углу формы приведены четыре кнопки перехода по записям (первая запись, предыдущая запись, следующая запись, последняя запись). При этом в текстовых полях формы приводится информация об авторе произведения, а в таблице – информация о книгах этого автора, имеющихся в библиотеке. Сверху, на панели инструментов приведены кнопки добавления записей (добавить автора, добавить книгу, добавить издательство), редактирования записей (редактирование автора, редактирование книги, редактирование издательства, редактирование города, редактирование темы), кнопки по работе с отчетами (просмотр отчета об авторах – его вид представлен на рисунке А9 (см Приложение А), печать отчета об авторах, просмотр отчета об издательствах (см рисунок А10 Приложения А), печать отчета об издательствах), а также кнопки «Удаление записи», «Найти запись», «Справочник по издательствам», «Выйти из приложения». Для того чтобы найти нужную запись необходимо передать фокус текстовому полю, по которому будет происходить поиск, и нажать кнопку «Найти запись». В строке «Образец» ввести искомое значение, в строке «Совпадения» выбрать, как будет происходить поиск, и нажать кнопку «Найти далее».

Форма «Добавление автора»

Форма изображена на рисунке А.2 (см Приложение А). Для добавления информации об авторе, введите в соответствующие поля фамилию, имя, отчество писателя, дату рождения, дату смерти (если писатель уже умер), выберете из выпадающего списка его пол. Кнопка «Вернуться к главной форме» открывает форму «Литературные произведения» и закрывает «Добавление автора». А кнопка «Добавить книгу» закрывает текущую форму и открывает форму «Добавление книги».

Форма «Добавление книги»

Форма изображена на рисунке А.3 (см Приложение А). Для добавления новой книги введите в соответствующие поля формы библиотечный шифр книги, название, год создания, год издания, количество страниц, а также выберете из выпадающих списков автора произведения, аббревиатуру отдела, где расположена книга, название издательства, жанр и тему произведения, степень участия автора в создании книги. Если требуемый автор, издательство, тема произведения отсутствуют в выпадающих списках, то, нажав соответствующую кнопку, их можно добавить в списки. После заполнения всех полей необходимо нажать на кнопку «Добавить запись». Кнопка «Вернуться к главной форме» закрывает текущую форму и открывает главную.

Форма «Добавить издательство»

Форма изображена на рисунке А.4 (см Приложение А). Для добавления нового издательства введите в соответствующие поля формы его название, адрес по которому оно расположено, и телефон, а также выберете из выпадающего списка город, в котором находится издательство. Если требуемого города в списке нет, то вы можете добавить его, нажав кнопку «Добавить город». Кнопка «Закрыть форму» закрывает текущую форму, а кнопка «К главной форме» закрывает текущую и открывает главную форму.

Форма «Добавление города»

Форма изображена на рисунке А.5 (см Приложение А). Для добавления нового города введите в соответствующие поля формы его название и телефонный код и нажмите кнопку «Выход» для закрытия формы.

Форма «Добавление темы»

Форма изображена на рисунке А.6 (см Приложение А). Для добавления новой темы введите в соответствующее поле формы её название и нажмите кнопку «Выход» для закрытия формы.

Форма «Справочник по издательствам»

Форма изображена на рисунке А.7 (см Приложение А). Для просмотра информации об издательстве найдите нужное издательство с помощью кнопок перехода по записям, расположенных снизу. При этом в текстовых полях будет отображаться информация об издательстве, а в таблице приводиться список книг, выпущенных этим издательством и имеющихся в наличии в библиотеке. Кнопки «Просмотр отчёта» и «Печать отчета» позволяют соответственно просматривать и печатать отчёт об издательствах. Кнопка «К главной форме» закрывает текущую форму и открывает главную.

Форма «Удаление книги»

Форма изображена на рисунке А.8 (см Приложение А). Для удаления книги, с помощью кнопок перехода по записям, расположенных снизу, выберете нужную книгу и щелкните по кнопке "Удаление книги". Кнопка «Закрыть форму» закрывает текущую форму и открывает главную.

Формы редактирования записей

Данные формы аналогичны формам добавления записей, но у них имеется кнопка «Найти и заменить запись». Алгоритм работы с этой кнопкой описан в пункте 4.2.1, но с той разницей, что на вкладке «Замена», кроме поля «Образец» нужно ввести значение поля «Заменить на:» и нажать кнопку «Заменить», а затем закрыть обе формы. Если при заполнении было не правильно выбрано значение из выпадающего списка, то при редактировании нужно выбрать новое значение и закрыть форму. Исключение составляют значения полей «Автор произведения» и «Аббревиатура отдела» формы «Редактирование книги», которые редактировать нельзя.