Створення запиту з умовами

1  Створіть запит, що включає таблиці і поля потрібних записів. Не повертайте результати запиту в Microsoft Excel.

2  Переконаєтеся, що кнопка Автоматичний режим не натиснутий.

3  Переконаєтеся, що кнопка Відображення умов не натиснута.

4  Виберіть осередок у рядку Умова і клацніть стрільцю, щоб вибрати зі списку поле, яке варто використовувати як параметр запиту.

5  Виділите перший осередок у рядку Значення. Уведіть [ (відкриваюча квадратна дужка) і текст, що Microsoft Query буде виводити при запуску запиту. Потім уведіть ] (закриваюча квадратна дужка).

Текст повідомлення повинний відрізнятися від імені поля, однак ім'я поля може входити в нього. Більш докладні зведення про типи умов, використовуваних для вибірки даних, можна знайти в довідці по Microsoft Query.

6  Натисніть кнопку ENTER.

7  Щоб запустити запит з Microsoft Query, виберіть Виконати запит.

Щоб передати таблицю результатів у Microsoft Excel, виберіть вихід з поверненням даних.

Побудова зведених таблиць, звітів

Зведена таблиця — це таблиця, що використовується для швидкого підведення підсумків чи об'єднання великих обсягів даних. Змінюючи місцями рядки і стовпці, можна створити нові підсумки вихідних даних; відображаючи різні сторінки можна здійснити фільтрацію даних, а також відобразити детальні дані області.

Зведену таблицю можна створити на основі даних, що знаходяться в списку чи в базі даних Microsoft Excel, декількох аркушах Microsoft Excel, у зовнішній базі даних, а також в іншій зведеній таблиці.

У зведеній таблиці містяться поля, що підводять підсумки вихідних даних у декількох рядках. Перемістивши кнопку поля в інше місце зведеної таблиці, можна змінити представлення даних. Наприклад, можна розмістити імена продавців у рядку чи в стовпці.

Зведена таблиця створюється за допомогою майстра зведених таблиць, використовуваного для розміщення й об'єднання аналізованих даних. Щоб почати створення зведеної таблиці, виберіть команду Зведена таблиця в меню Дані.

Підведення підсумків у зведеній таблиці виробляється за допомогою підсумкової функції (наприклад «Сума», «У значень» чи «Середнє»). У таблицю можна автоматично помістити проміжні чи загальні підсумки, а також додати формули в що обчислюються чи поля елементи полів. У нижченаведеному прикладі підводиться підсумок даних стовпця «Продажу».

Створення зведеної таблиці

Перед створенням зведеної таблиці, що використовує дані зовнішнього джерела даних, необхідно спочатку задати ці дані.

1  Відкрийте книгу, у якій необхідно створити зведену таблицю.

Якщо зведена таблиця створюється на основі даних, що знаходяться в чи списку базі даних Microsoft Excel, виділите осередок списку чи бази даних.

2  Виберіть команду Зведена таблиця в меню Дані.

3  Випливати інструкціям майстра зведених таблиць.

При створенні зведеної таблиці можуть використовуватися різні джерела даних:

¨ Створення зведеної таблиці на основі даних, що знаходяться в списку чи в базі даних Microsoft Excel

¨ Створення зведеної таблиці на основі даних, що знаходяться в зовнішніх джерелі даних

¨ Створення зведеної таблиці на основі даних, що знаходяться в декількох діапазонах консолідації

¨ Створення зведеної таблиці на основі даних, що знаходяться в іншій зведеній таблиці

Підведення підсумків і обробка даних зведеної таблиці

Поля даних зведеної таблиці можна настроїти на обчислення, відмінні від використовуваних за замовчуванням у підсумковій функції. Для виконання складних обчислень можна створити формулу.

¨ · Підсумкова функція використовується для виконання основних обчислень (наприклад, «Сума», «Середнє», «Мінімум» і «Максимум»). Щоб одержати опис доступних підсумкових функцій, натисніть кнопку.

¨ · Додаткові обчислення використовуються для чи порівняння індексування, а також для обчислення часткою.

¨ · Поле, що обчислюється, чи елемент, що обчислюється, поля використовується для створення користувальницької формули, що обробляє дані зведеної таблиці.

Звіти

Аркуші, представлення і сценарії можуть бути об'єднані в звіти, що потім можуть бути роздруковані за допомогою надбудови «Диспетчер звітів». Після додавання звіт зберігається разом із книгою, тому його можна роздрукувати пізніше.

Наприклад, якщо існують сценарій «Кращий випадок», сценарій «Гірший випадок» і два різних користувальницьких режими «Підсумки» і «Подробиці», те існує можливість створення звіту зі сценарієм «Кращий випадок» і видом «Подробиці» і звіту зі сценарієм «Кращий випадок» і видом «Підсумки».

Створення підсумкового звіту

1  Виберіть команду Сценарії в меню Сервіс.

2  Натисніть кнопку Звіт.

3  Установите перемикач у положення чи Структура Зведена таблиця.

4  В поле Осередку результату введіть ссыл