Материально-техническая база информационного обеспечения

 

1. Комплекс технических средств управления информационными ресурсами

В составе комплекса технических средств обеспечения управления информационными ресурсами выделяют средства компьютерной техники, средства коммуникационной техники и средства организационной техники.

Средства коммуникационной техники

Средства коммуникационной техники обеспечивают одну из основных функций управленческой деятельности — передачу информации в рамках системы управления и обмен данными с внешней средой, предполагают как автономное функционирование, так и в комплексе со средствами компьютерной техники.

К средствам коммуникационной техники относятся:

- средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи;

- средства и системы телеграфной связи;

- средства и системы факсимильной передачи информации и модемной связи;

- средства и системы кабельной и радиосвязи, включая оптико-волоконную и спутниковую связь.

Телефонная связь является самым распространенным видом оперативной административно-управленческой связи. Абонентами сети телефонной связи являются как физические лица, так и предприятия. Телефонную связь можно разделить на:

- телефонную связь общего пользования (городскую, междугородную)

- внутриучрежденческую телефонную связь.

Особыми видами телефонной связи являются: радиотелефонная связь, видеотелефонная связь.

Для всех фирм остро стоит проблема организации оперативной, высокоскоростной, многофункциональной и качественной связи со своими партнерами, сотрудниками, потребителями товаров и услуг. Интеграцию и организацию эффективного взаимодействия разнородных локальных информационных инфраструктур в единую информационную телекоммуникационную сеть позволяют выполнить системы компьютерной телефонии. Компьютерной телефонией называется технология, в которой компьютерные ресурсы применяются для выполнения исходящих и приема входящих звонков и для управления телефонным соединением. Интернет-телефония (IP-телефония) - технология, которая используется в Internet для передачи речевых сигналов.

Услуги IP-телефонии – бурно развивающегося сегодня вида связи – значительно дешевле услуг традиционной телефонии. В Интернет-телефонии существуют несколько типов телефонных запросов, среди которых запросы:

- с телефона на телефон;

- с компьютера на телефон;

- с компьютера на компьютер.

Средства организационной техники.

Средства организационной техники предназначены для механизации и автоматизации управленческой деятельности во всех ее проявлениях. К таким средствам относится достаточно большой перечень технических средств, устройств и приспособлений, начиная от карандашей и заканчивая сложными системами и средствами передачи информации.

Применение средств оргтехники в офисных процедурах и процессах связано с выполнением различных операций по обработке документированной информации или с организацией управленческого или иного труда. Поэтому классификация всей номенклатуры средств проводилась по функциональному признаку и была закреплена в соответствующем государственном стандарте (ГОСТ):

- носители информации;

- средства составления и изготовления документов;

- средства репрографии и оперативной полиграфии;

- средства обработки документов;

- средства хранения, поиска и транспортировки документов;

- офисная мебель и оборудование;

- другие средства оргтехники;

Средства оперативной полиграфии – машины, предназначенные для тиражирования документов. К этим средствам относятся: - машины для гектографической (спиртовой) печати;

- оборудование для оперативной офсетной печати;

- машины для трафаретной (ротаторной) печати;

- средства ризографического копирования (ризографы, дубликаторы).

Особого внимания заслуживает вариант оперативной полиграфии на ризографах, использующий достижения цифровой электроники и существенно улучшающий все характеристики трафаретной печати. Ризограф - копировально-множительный аппарат, предназначенный для оперативного выпуска печатной продукции, где нет слишком высоких требований по качеству печати. В основу тиражирования на ризографе положен принцип "трафаретной печати". Наибольшей популярностью пользуются тиражирование прайс-листов, бюллетеней, опросных листов, инструкций, справочные или технические материалы.

Средства обработки документов используются в условиях современного офиса для обеспечения единого порядка оформления документов, придания им формы, удобной для наглядного представления и практического использования информации. К этим техническим средствам относятся:

- фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины;

- машины и устройства листоподборочные и сортировальные;

- скрепляющее, склеивающее и переплетное оборудование;

- конвертовскрывающие и резательные машины;

- машины для нанесения защитных покрытий на документы;

- адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины;

- машины для уничтожения документов;

- агрегативные линии для обработки корреспонденции.

2. Программные средства современных информационных технологий

Программные средства современных информационных технологий в целом подразделяются на системные и прикладные.

Прикладные программные средства классифицируются следующим образом:

- системы подготовки текстовых, табличных и др. документов;

- системы подготовки презентации;

- системы обработки финансово-экономической информации;

- системы управления базами данных;

- личные информационные системы;

- системы управления проектами;

- экспертные системы и системы поддержки принятия решения; Личные информационные системы предназначены для информационного обслуживания рабочего места управленческого работника и, по существу, выполняют функции секретаря. Они, в частности, позволяют:

- планировать личное время на различных временных уровнях, при этом система может своевременно напоминать о наступлении запланированных мероприятии;

- вести персональные или иные картотеки и автоматически выбирать из них необходимую информацию;

- вести журнал телефонных переговоров и использовать функции, характерные для многофункциональных телефонных аппаратов;

- вести персональные информационные блокноты для хранения разнообразной личной информации.

Системы подготовки презентаций предназначены для квалифицированной подготовки графических и текстовых материалов, используемых в целях демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях. Для современных технологий подготовки презентаций характерно дополнение традиционных графики и текста такими формами информации, как видео- и аудиоинформация, что позволяет говорить о реализации гипер-медиа технологий.

Системы управления проектами предназначены для управления ресурсами различных видов (материальными, техническими, финансовыми, кадровыми, информационными) при реализации сложных научно-исследовательских и проектно-строительных работ.

Экспертные системы и системы поддержки принятия решений предназначены для реализации технологий информационного обеспечения процессов принятия управленческих решении на основе применения экономико-математического моделирования и принципов искусственного интеллекта.

Системы интеллектуального проектирования и совершенствования управления предназначены для использования так называемых CASE-технологии (Computer Aid System Engineering), ориентированных на автоматизированную разработку проектных решений по созданию и совершенствованию систем организационного управления.

3.Организационно-методическое обеспечение информационных технологий.

Материально-техническая база информационного обеспечения включает в себя также организационно-методическое обеспечение информационных технологий:

- нормативно-методические материалы по подготовке и оформлению управленческих и иных документов в рамках конкретной функции обеспечения управленческой деятельности;

- инструктивные и нормативные материалы по эксплуатации технических средств, в том числе по технике безопасности работы и по условиям поддержания нормальной работоспособности оборудования;

- инструктивные и нормативно-методические материалы по организации работы управленческого и технического персонала в рамках конкретной информационной технологии обеспечения управленческой деятельности.