Разработка состава информации проектируемого объекта

Цель данного подраздела состоит в рационализации информационного обеспечения отдела закупок компании «Нестле» на базе определения минимального объема информации, достаточного для осуществления эффективных управленческих процессов.

Рабочей документацией этого подраздела является:

1) логико-информационная схема объекта;

2) таблица повторяемости показателей в документах;

Логико-информационная схема (ЛИС) объекта позволяет представить перечень всей информации, циркулирующей в рассматриваемом отделе (входной, выходной, нормативно-справочной) с ее группировкой по основным видам работ, выполняемых в проектируемом объекте.

Таблица 3.4.

Логико-информационная схема финансового отдела

Перечень основных процедур	Исполнители		Входная информация	Выходная информация
	Начальник отдела продаж	Менеджер по продажам
1) Согласование договоров	Ö		Договор	Договор
2) Составление платежных поручений		Ö	Счет, счет-фактура, договор, акт выполненных работ	Платежное поручение
3) Получение и обработка банковских выписок		Ö	Банковская выписка	Банковская выписка
4) Оформление документов на получение кредитов и заемных средств		Ö	Журнал хозяйственных операций	Баланс, отчет по дебиторской задолженности и др.
5) Составление отчета руководству	Ö		Банковские выписки и документы	Отчет руководству
6) Контроль за правильностью оформления счетов		Ö	Счет, счет-фактура, накладная	Счет, счет-фактура, накладная
7) Принятие решений об очередности оплат	Ö		Счета, договора, акты выполненных работ	План платежей
8) Принятие счетов		Ö	Счет, счет-фактура, накладная	Счет, счет-фактура, накладная
9) Занесение первичных документов в план платежей		Ö	Счета, договора, акты выполненных работ	План платежей

 

От формы документа часто зависит объем трудозатрат не только тех работников, которые эти документы формируют, но и тех, кто их читает, анализирует, использует в справочных целях. В связи с этим, проектирование состава информационных массивов является важнейшей задачей рационализации информационного обеспечения объекта. Основной задачей исследователя является определение того минимального объема информации, который достаточен для процесса управления. Эта задача может быть реализована с помощью таблицы повторяемости показателей в документах.

Данная таблица должна выявить:

· дублирование отдельных реквизитов;

· соответствие содержащейся в документе информации задачам исследуемого объекта;

· соответствие каждого документа своему целевому назначению;

· характер использования документа в месте его назначения

 

Таблица 3.5.

Таблица повторяемости показателей в документах

Наименование отдельных реквизитов	Виды документов				Итог
	Служебная записка	Договор	Счет	Акт выполненных работ
Сумма заказа	Ö	Ö	Ö	Ö	4
Сумма налога на добавленную стоимость	Ö	Ö	Ö	Ö	4
Реквизиты покупателя	Ö	Ö	Ö	Ö	4
Реквизиты продавца	Ö	Ö	Ö	Ö	4
Дата оформления договора	Ö	Ö	Ö	Ö	4
Номер счета			Ö	Ö	2
Итого:					22

Из таблицы повторяемости отдельных реквизитов видно, что в большинстве данные повторяются. Но формы оформления документов являются стандартными, поэтому изменение их содержания нецелесообразно.

Разработка движения информации в проектируемом объекте

Целью данного подраздела является рационализация маршрутов движения и обмена информацией в исследуемом объекте.

Рабочей документацией этого раздела является:

Ø маршрутная схема движения документа;

Ø схема информационных потоков.

В каждом прямоугольнике, обозначающим документ, с помощью условных знаков отмечаются операции, выполняемые с документом в данном структурном подразделении данным исполнителем.

 

Таблица 3.6.