2020-01-15
166
Цель данного подраздела состоит в рационализации информационного обеспечения отдела закупок компании «Нестле» на базе определения минимального объема информации, достаточного для осуществления эффективных управленческих процессов.
Рабочей документацией этого подраздела является:
1) логико-информационная схема объекта;
2) таблица повторяемости показателей в документах;
Логико-информационная схема (ЛИС) объекта позволяет представить перечень всей информации, циркулирующей в рассматриваемом отделе (входной, выходной, нормативно-справочной) с ее группировкой по основным видам работ, выполняемых в проектируемом объекте.
Таблица 3.4.
Логико-информационная схема финансового отдела
| Перечень основных процедур | Исполнители | Входная информация | Выходная информация | |
| Начальник отдела продаж | Менеджер по продажам | |||
| 1) Согласование договоров | Ö | Договор | Договор | |
| 2) Составление платежных поручений | Ö | Счет, счет-фактура, договор, акт выполненных работ | Платежное поручение | |
| 3) Получение и обработка банковских выписок | Ö | Банковская выписка | Банковская выписка | |
| 4) Оформление документов на получение кредитов и заемных средств | Ö | Журнал хозяйственных операций | Баланс, отчет по дебиторской задолженности и др. | |
| 5) Составление отчета руководству | Ö | Банковские выписки и документы | Отчет руководству | |
| 6) Контроль за правильностью оформления счетов | Ö | Счет, счет-фактура, накладная | Счет, счет-фактура, накладная | |
| 7) Принятие решений об очередности оплат | Ö | Счета, договора, акты выполненных работ | План платежей | |
| 8) Принятие счетов | Ö | Счет, счет-фактура, накладная | Счет, счет-фактура, накладная | |
| 9) Занесение первичных документов в план платежей | Ö | Счета, договора, акты выполненных работ | План платежей | |
От формы документа часто зависит объем трудозатрат не только тех работников, которые эти документы формируют, но и тех, кто их читает, анализирует, использует в справочных целях. В связи с этим, проектирование состава информационных массивов является важнейшей задачей рационализации информационного обеспечения объекта. Основной задачей исследователя является определение того минимального объема информации, который достаточен для процесса управления. Эта задача может быть реализована с помощью таблицы повторяемости показателей в документах.
Данная таблица должна выявить:
· дублирование отдельных реквизитов;
· соответствие содержащейся в документе информации задачам исследуемого объекта;
· соответствие каждого документа своему целевому назначению;
· характер использования документа в месте его назначения
Таблица 3.5.
Таблица повторяемости показателей в документах
| Наименование отдельных реквизитов | Виды документов | Итог | |||
| Служебная записка | Договор | Счет | Акт выполненных работ | ||
| Сумма заказа | Ö | Ö | Ö | Ö | 4 |
| Сумма налога на добавленную стоимость | Ö | Ö | Ö | Ö | 4 |
| Реквизиты покупателя | Ö | Ö | Ö | Ö | 4 |
| Реквизиты продавца | Ö | Ö | Ö | Ö | 4 |
| Дата оформления договора | Ö | Ö | Ö | Ö | 4 |
| Номер счета | Ö | Ö | 2 | ||
| Итого: | 22 | ||||
Из таблицы повторяемости отдельных реквизитов видно, что в большинстве данные повторяются. Но формы оформления документов являются стандартными, поэтому изменение их содержания нецелесообразно.
Разработка движения информации в проектируемом объекте
Целью данного подраздела является рационализация маршрутов движения и обмена информацией в исследуемом объекте.
Рабочей документацией этого раздела является:
Ø маршрутная схема движения документа;
Ø схема информационных потоков.
В каждом прямоугольнике, обозначающим документ, с помощью условных знаков отмечаются операции, выполняемые с документом в данном структурном подразделении данным исполнителем.
Таблица 3.6.
