Проектирование системы контроля деятельности организации

 

Контроль – это деятельность руководителей предприятий и вышестоящих звеньев управления, устанавливающих стандарты, нормы и нормативы, проверяющих и оценивающих соответствие им продукции и корректирующих работу исполнителей.

Контролю подлежит все, что принимает прямое и опосредованное участие в производительной деятельности работников. Для организации контроля в настоящее время на предприятии на основании международных стандартов вводится система менеджмента качества.

Политика и цели в области качества устанавливаются, чтобы служить ориентиром организации. Они определяют желаемые результаты и способствуют применению организации ресурсов для достижения этих результатов. Политика в области качества обеспечивает основу для разработки и анализа цели в области качества. Цели в области качества необходимо согласовывать с политикой в области качества и приверженностью к постоянному улучшению, а результаты должны быть измеряемые. Достижения цели в области качества может оказать позитивное воздействие на качество продукции, эффективность (результативность) работы и финансовые показатели и, следовательно, на удовлетворенность и уверенность заинтересованных лиц.

На предприятии разработан ряд стандартов для осуществления контроля такие как:

· Процедура Качества «Руководство по контролю бизнес-процесса»

· Процедура Качества «Порядок подготовки и аттестации внутренних аудитов»

· Процедура качества «Внутренний аудит» и ряд других

Аудиты применяются для определения степени выполнения требований к системе менеджмента качества. Наблюдение аудитов используются для оценки эффективности системы менеджмента качества и определения возможностей для улучшения. Аудиты, проводимые первой стороной (самой организацией) или от ее имени, для внутренних целей могут служить основой для декларирования организацией о своем состоянии. Аудиты, проводимые второй стороной, могут проводится потребителями организации и другими лицами от имени потребителей. Аудиты, проводимые третьей стороной, осуществляются внешними независимыми организациями.

В стандарте процедура качества «Внутренний аудит» отражены:

1. Виды аудитов

2. Организация и проведения внутреннего аудита, которая включает в себя:

·  Планирование внутренних аудитов

· Подготовку к проведению внутреннего аудита

· Проведение внутреннего аудита

· Анализ и обобщение результатов внутреннего аудита

3. Годовое планирование внутренних аудитов

На основании утвержденной программы проведения внутренних аудитов системы менеджмента качества не менее чем за 3 недели до запланированного срока проведения аудита готовится проект приказа о проведении аудита, которым определяется состав и руководитель аудиторской группы.

Приказ руководителя предприятия о проведении аудита выпускается за две недели до начала аудита и доводится до сведения руководителя проверяемого объекта.

Члены аудиторской группы должны быть независимыми от лиц несущих непосредственную ответственность за проверяемую деятельность, и не должны проверять свою собственную работу.

4. Подготовка проверки объекта аудита

После разработки и утверждения Плана внутреннего аудита руководитель группы заранее, но не позднее чем за 10 дней до начала, извещает руководителя проверяемого объекта служебной запиской о предстоящем аудите

4. Подготовка аудиторской группы

 Руководитель аудиторской группы проводит совещание с членами аудиторской группы, на котором разъясняют план внутреннего аудита, уточняют план внутреннего аудита, уточняет порядок проведения предстоящей проверки, распределяет обязанности, определяет форму представления материалов и порядок подготовки отчета.

5. Проведения внутреннего аудита

 Проверка начинается с проверки наличия доступности документов, проверка соответствия документов установленным требованиям, проверка выполнения требований документов практической деятельности, выявление регистраций несоответствий.

6. Проводится оформление документов по результатам аудита

7. Анализ и обобщение результатов аудита, составления отчета о внутреннем аудите

8. Разработка и реализация корректирующих действий

На примере рассмотрим действие внутреннего аудита, осуществляемого УФПС Читинской области. При проверке составляется лист контроля и вырабатывается план корректирующих действий (см. Приложение №2).

Управленческое решение по практической реализации предлагаемых разработок

Организационный план проведения мероприятий

 

Мероприятия	Дата	Объем работ	примерные затраты на эти работы
введение должности в штатное расписание зам. начальника центра	01.09.07	1 чел.	7 тыс.руб
приобретение компьютерной техники	01.10.07	5 комплектов	150 тыс. руб.
приобретение автотранспорта	01.01.08	один автомобиль	550 тыс. руб
введение в штатное расписание должности оператора связи	01.02.08	5 единиц	30 тыс. руб.

Предполагаемые трудности в реализации мероприятий

 

Основными причинами осуществления намеченных планов являются:

· Недостаточная материальная база (дефицит средств)

· Плохое качество приобретаемой компьютерной техники

· Сопротивление работников к введению новых технологий, нежелание обучаться

· Слабое профессиональное знание работников

· Слабая производственная и трудовая дисциплина

 

Рекомендации по организации нововведений

 

Для преодоления сопротивления коллектива новым технологиям следует провести мероприятия по обучению персонала работе на компьютерах. Провести с работниками дополнительные инструктажи и разъяснить их должностные обязанности.

Чтобы улучшить качество предоставляемых услуг ежемесячно проводить дни качества и принять экзамены квалификационной комиссии.

Заключение

 

В данной курсовой работе мы рассмотрели деятельность Читинского МСЦ. Рассмотрели общую характеристику предприятия, состав и структуру персонала, внешние и внутренние факторы, влияющие на деятельность организации.

Мы разработали организационную структуру предприятия, систему мотивации персонала выявили наиболее важные цели и задачи организации, отметили наиболее важные проблемы организации и попытались найти пути к их устранению.