Глава 1. Правовые и организационные основы конфиденциального делопроизводства

Конфиденциальное делопроизводство

 

 

 

                                                                                 

Москва 2010

Содержание

Введение………………………………………………….………………………………………3

Глава 1. Правовые и организационные основы конфиденциального делопроизводства………………………………………………………………………………...4

Глава 2. Документирование конфиденциальной информации……………………….7

Глава 3. Организация работы с конфиденциальной информацией…………………..9

3.1. Учет конфиденциальных документов…………………………………..9

3.2. Составление номенклатур конфиденциальных дел…………………..10

3.3. Экспертиза ценности конфиденциальных документов………………11

3.4. Хранение конфиденциальных документов……………………………11

3.5. Уничтожение конфиденциальных документов……………………….12

3.6. Проверки наличия конфиденциальных документов…………………………13

Заключение……………………………………………………………………………………...15

Список использованных источников и литературы…………………………………………17

Введение

 

Тема организации работы с конфиденциальными документами актуальна на данный период времени, т.к. в достаточно бурном развитии экономики России и в условиях ужесточения конкурентной борьбы на рынке, всё чаще организации подвергаются различным видам коммерческих шпионажей, в том числе и промышленному.

Как правило, в большинстве случаев, организации и предприятия используют бумажные носители информации (в том числе и конфиденциальной) из-за их более удобного, практичного и долговечного хранения. Однако бумажные носители не имеют никаких специальных степеней безопасности, как электронные и другие виды носителей, поэтому вся ответственность за сохранность бумажных документов ложится на правильную организацию конфиденциального документооборота в частности.

Конфиденциальный документ – доверительный, секретный. В статье 2 Федерального закона от 20 февраля 1995 года № 24 – ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» конфиденциальная информация определена как документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Конфиденциальное делопроизводство представляет собой деятельность, обеспечивающую документирование конфиденциальной информации, организацию работы с конфиденциальным и документами и защиту содержащейся в них информации. При этом под документированием информации понимается процесс подготовки и изготовления документов, под организацией работы с документами - их учет, размножение, прохождение, исполнение, отправление, классификация, систематизация, подготовка для архивного хранения, уничтожение, режим хранения и обращения, проверки наличия.

Конфиденциальное делопроизводство в целом базируется на тех же принципах, что и открытое (несекретное) делопроизводство, но в то же время имеет отличия, обусловленные конфиденциальностью документированной информации. Эти отличия касаются сферы конфиденциального делопроизводства и охватываемых им видов работ с документами.

Конфиденциальная деятельность должна обеспечиваться минимальным количеством документов при сохранении полноты и достоверности информации — предоставление пользователям всех необходимых документов, но только тех, которые действительно требуются для выполнения должностных обязанностей.

Особенности конфиденциального делопроизводства одновременно выступают и в качестве требований к нему.

Целью данной работы является комплексное изучение и анализ конфиденциального делопроизводства.

Для этого необходимо решить следующие задачи:

- определить Правовые и организационные основы конфиденциального делопроизводства;

- рассмотреть документирование конфиденциальной информации;

- изучить организацию работы с конфиденциальной информацией.

Работа имеет традиционную структуру и состоит из введения, глав основной части, заключения и списка использованных источников и литературы.

Глава 1. Правовые и организационные основы конфиденциального делопроизводства

Понятие «конфиденциальная информация» стало неотъемлемой частью российской юридической лексики. В настоящий момент оно используется в нескольких сотнях нормативных правовых актов Российской Федерации. Не отстают от законодателя и правоприменители: все чаще в различных договорах можно встретить целые разделы или даже отдельные соглашения о конфиденциальности. Широкое распространение получило включение положений о запрете на распространение сведений конфиденциального характера в трудовых договорах.

Тем не менее, до сих пор в законодательстве не содержится четкого определения понятия «конфиденциальная информация». Ранее такое определение содержалось в ст. 2 утратившего силу ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации»[1]. Согласно этому закону «конфиденциальная информация — документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации». Данное определение в несколько измененном виде по – прежнему находит свое применение в актах органов государственной власти Российской Федерации.

Действующий ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»[2] (далее — ФЗ «Об информации») определение понятия «конфиденциальная информация» не содержит. Однако данное определение может быть получено на основании анализа его норм.

Согласно п 1 ст. 2 указанного закона информация — это сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.

В п. 7 той же статьи сказано, что конфиденциальность информации — обязательное для выполнения лицом, получившим доступ к определенной информации, требование не передавать такую информацию третьим лицам без согласия ее обладателя.

Таким образом, конфиденциальная информация — это сведения, независимо от формы их предоставления, которые не могут быть переданы лицом, получившим доступ к данным сведениям, третьим лицам без согласия их правообладателя.

Перечень сведений конфиденциального характера содержится в Указе Президента Российской Федерации от 06.03.1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера». Согласно данному указу к сведениям конфиденциального характера относятся:

· персональные данные;

· сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства, а также сведения о защищаемых лицах и мерах государственной защиты, осуществляемой в соответствии с Федеральным законом от 20 августа 2004 г. № 119 – ФЗ «О государственной защите потерпевших, свидетелей и иных участников уголовного судопроизводства» и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации;

· служебная тайна;

· врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений;

· коммерческая тайна;

· сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Следует обратить внимание на то обстоятельство, что данный перечень не может рассматриваться как закрытый. Действующий ФЗ «Об информации» не требует принятия нормативных актов Президента или правительства для дальнейшего развития понятия «конфиденциальная информация». Более того, закон позволяет обладателю информации самостоятельно решать вопрос о наделении ее статусом конфиденциальной. Поэтому перечень следует рассматривать как примерный.

Данный вывод имеет очень важное практическое значение. Возможность самостоятельного определения статуса информации позволяет ее обладателю вырабатывать способы ее защиты от несанкционированного доступа, использования и распространения, а также предусматривать меры гражданско – правовой ответственности в случае совершения указанных действий.

Особое значение вышеназванный вывод имеет для хозяйственных обществ. Как известно, в соответствии с п. 2 ст. 67 Гражданского кодекса РФ участники хозяйственных обществ обязаны не разглашать конфиденциальную информацию.

К сожалению, данная норма не получила своего развития в ФЗ «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 N 208-ФЗ, который вообще не упоминает о такой обязанности акционеров. Поэтому до сих пор в науке нет единого мнения о том, о какой конфиденциальной информации идет речь. Ряд авторов полагают, что обязанность не разглашать конфиденциальную информацию распространяется только на конфиденциальные сведения, подпадающие под режим коммерческой тайны

Режим коммерческой тайны распространяется на конфиденциальную информацию, позволяющую ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду. Несмотря на кажущуюся широту данного определения, оно в действительности затрагивает лишь информацию, составляющую секрет производства (ноу – хау).

Из – под режима коммерческой тайны выпадает значительный пласт информации, которая может прямо или косвенно влиять на экономическую ситуацию в акционерном обществе и, главное, на стоимость его акций. Часть информации, на которую не распространяется режим коммерческой тайны, указана в перечне в ст. 5 ФЗ от 29 июля 2004 г. N 98-ФЗ  «О коммерческой тайне». Но из всего данного перечня признаками конфиденциальности могут обладать лишь следующие сведения:

· о численности и о составе работников, о системе оплаты труда, об условиях труда, в том числе об охране труда, о показателях производственного травматизма и профессиональной заболеваемости, о наличии свободных рабочих мест;

· о задолженности работодателей по выплате заработной платы и по иным социальным выплатам;

· о нарушениях законодательства Российской Федерации и фактах привлечения к ответственности за совершение этих нарушений.

Иные содержащиеся в ст. 5 ФЗ «О коммерческой тайне» сведения вообще не могут быть признаны конфиденциальными в силу закона.

Хотя режим коммерческой тайны распространяется на очень узкий круг информации, он обеспечивает ее весьма эффективной правовой защитой. Так, согласно п. 1 ст. 1472 Гражданского кодекса РФ нарушитель исключительного права на секрет производства, в том числе лицо, которое неправомерно получило сведения, составляющие секрет производства, и разгласило или использовало эти сведения, а также лицо, обязанное сохранять конфиденциальность секрета производства, обязано возместить убытки, причиненные нарушением исключительного права на секрет производства, если иная ответственность не предусмотрена законом или договором с этим лицом.

В качестве иной ответственности можно привести административную ответственность в виде штрафа в размере от пятисот до одной тысячи рублей для граждан и от четырех тысяч до пяти тысяч рублей для должностных лиц за разглашение информации с ограниченным доступом (ст. 13.14 Кодекса об административных правонарушениях РФ).

Статья 183 Уголовного кодекса РФ предусматривает уголовную ответственность за собирание, использование и распространение сведений, составляющих коммерческую тайну. Особое значение имеет п.2 данной статьи, так как он предусматривает возможность привлечения к уголовной ответственности за использование и распространение сведений, относящихся к режиму коммерческой тайны, лиц, которым эти сведения были доверены или стали известны по службе или работе. При этом пп. 3 и 4 указанной статьи содержат квалифицирующие признаки (корыстная заинтересованность и тяжкие последствия), увеличивающие срок наказания до 10 лет лишения свободы.

Таким образом, закон предусматривает довольно существенные меры юридической ответственности за сбор, использование и разглашение сведений, составляющих коммерческую тайну.

ФЗ «О коммерческой тайне» также содержит ряд важных положений, которые могут быть использованы и используются на практике руководством акционерного общества для защиты любой конфиденциальной информации. В частности, п. 1 ст. 10 Закона устанавливает перечень обязательных мер по охране конфиденциальности информации, которые должны приниматься ее обладателем:

· определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;

· ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;

· учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;

· регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско – правовых договоров;

· нанесение на материальные носители (документы), содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя этой информации (для юридических лиц — полное наименование и место нахождения).

Статья 11 того же Федерального закона предусматривает меры защиты конфиденциальной информации в трудовых отношениях. В частности, к ним следует отнести обязанность работодателя по ознакомлению под расписку работника с перечнем информации, составляющей коммерческую тайну, ее режимом и возможными мерами ответственности за нарушения данного режима, а также по созданию условий для соблюдения работником режима коммерческой тайны.

Работник, в свою очередь, обязан выполнять установленный работодателем режим коммерческой тайны, не разглашать информацию, составляющую коммерческую тайну, обладателями которой являются работодатель и его контрагенты, и без их согласия не использовать эту информацию в личных целях. Также работник обязан передать работодателю при прекращении или расторжении трудового договора имеющиеся в пользовании работника материальные носители информации, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну.

К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, касающаяся деятельности организаций, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.

Положением определен перечень информации, которая не может иметь статус ограниченного распространения.

Некоторые специалисты выражают озабоченность по поводу того, что среди информации, на которую не могут распространяться ограничения по доступу, не указана информация о фактах нарушения законности органами государственной власти и их должностными лицами. Подобное «упущение» позволяет должностным лицам существенно ограничивать доступ к материалам служебных расследований негативной деятельности государственного аппарата и прочим недоработкам. Между тем максимально возможная открытость в данном вопросе является одним из основополагающих моментов оздоровления деятельности органов государственной власти.

В соответствии с Положением руководители федеральных органов исполнительной власти в пределах своей компетенции определяют категорию должностных лиц, уполномоченных относить служебную информацию к разряду ограниченного распространения, обеспечивают организацию ее защиты и т. д.

Сведения, относящиеся к служебной информации, не являются обычно предметом самостоятельных сделок, однако их разглашение может причинить имущественный ущерб организации и вред ее деловой репутации.

К служебной тайне, за исключением информации, составляющей государственную тайну, относится информация о деятельности государственных органов и их служащих, представляющая не коммерческий, а государственный интерес, а также иная конфиденциальная информация, составляющая частную, коммерческую тайну субъекта, полученная государственным органом в пределах своей компетенции для выполнения возложенных на него функций.

Следовательно, информация может быть отнесена к служебной тайне, если она отвечает следующим требованиям:

1. Отнесена федеральным законом (на настоящий момент данного закона не существует) к служебной информации о деятельности государственных органов, доступ к которой ограничен по закону или в силу служебной необходимости.

2. Является конфиденциальной информацией другого лица (коммерческая тайна, банковская тайна, тайна частной жизни).

3. Не является государственной тайной и не попадает под перечень информации, составляющей государственную тайну.

4. Получена представителем государственного органа или органа местного самоуправления только в силу исполнения обязанностей по службе в случаях и в порядке, установленных федеральным законодательством, и имеет действительную или потенциальную ценность в силу неизвестности ее третьим лицам.

Подводя итоги, следует отметить, что организация и технология конфиденциального делопроизводства не регламентированы государственными нормативными актами. Их должен определять обладатель конфиденциальных документов, учитывая специфику деятельности предприятия.

Однако при этом ему необходимую руководствоваться определенными нормами и правилами работы с конфиденциальными документами, обеспечивающими нужный уровень функционирования предприятия, сохранность документов и конфиденциальность содержащейся в них информации.

К сожалению, имеющиеся на сегодняшний день нормативные акты правового регулирования в области конфиденциальной информации не являются исчерпывающими, что создает определенные сложности и необходимость в совершенствовании законодательства касательно конфиденциальной информации.

 Глава 2. Документирование конфиденциальной информации

Документирование конфиденциальной информации заключается в фиксации по установленным правилам на бумажных или магнитных носителях управленческих действий, т.е. в создании конфиденциальных документов. Основанием для создания конфиденциальных документов является необходимость подтверждения наличия и содержания определенных действий, передачу, хранение и использование информации в течение определенного времени или постоянно.

Содержание конфиденциальной информации документируется, зависит от компетенции и функций предприятия, учреждения или организации, характера их деятельности, взаимосвязей с другими субъектами. В свою очередь это содержание влияет на качество соответствующей области деятельности, организацию и надежность обработки и защиты документов.

Установление состава издаваемых конфиденциальных документов направлено не только на предотвращение необоснованного их издания и на исключение избыточной конфиденциальной информации, но определение количества их экземпляров, адресатов, которым они должны направляться, т.к. не вызванная действительной необходимостью рассылка конфиденциальных документов также приводит к утечке информации. На стадии определения состава издаваемых документов решается вопрос и о придании им необходимой юридической силы путем установления должностных

лиц, которые должны визировать, подписывать и утверждать тот или другой документ. В конечном итоге регламентация состава издаваемых конфиденциальных документов преследует цель не только исключения необоснованного, но и неконтролируемого их издания.

Состав документированной конфиденциальной информации зависит от компетенции и функции предприятия, характера его деятельности, взаимосвязей с другими предприятиями, порядка разрешения вопросов. Такой состав закрепляется перечнями издаваемых предприятием конфиденциальных документов, раздельно по документам, отнесенных к коммерческой тайне, и документам, отнесенным к служебной тайне.

После установления состава документов определяются круг лиц, имеющих право составлять, визировать и подписывать (утверждать) тот или другой вид документа, а также предприятия, которым данный документ должен направляться.

Проекты конфиденциальных документов, как и проекты открытых документов, печатаются или с черновика, на котором они составлены, или с текста, нанесенного на иной носитель информации, или без использования того и другого. Самыми распространенными носителями документированной конфиденциальной информации являются бумажные и машинные носители.

Проекты конфиденциальных документов могут изготавливаться рукописным способом, на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств вычислительной техники. При любом способе изготовления (рукописном, печатном) проект документа должен иметь все необходимые и правильно оформленные реквизиты.

После отработки проекта текстового документа исполнитель должен проставить на экземплярах документа их номера, завизировать остающийся на предприятии экземпляр, получить визы соответствующих должностных лиц, подписать (а при необходимости и утвердить) проект у соответствующего руководителя и передать все экземпляры документа вместе с черновиком (если документ печатался с черновика) в подразделение конфиденциального делопроизводства.

Официальные конфиденциальные документы должны быть оформлены и удостоверены в установленном порядке. Чертежно-графические документы оформляются в соответствии с нормами, существующими для систем проектной, конструкторской и технологической документации, при этом оформление конфиденциальных документов отличается от оформления открытых документов только проставлением грифа конфиденциальности и номеров экземпляров.

Текстовые документы оформляются по установленным правилам оформления различных систем управленческой документации. Самой многочисленной по составу и объему документов, присущей всем организациям, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, является система организационно-распорядительной документации, применяемая для фиксации решений административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности организаций.

Таким образом, документирование конфиденциальной информации является важнейшей составной частью конфиденциальной делопроизводства, поскольку от правильности оформления документов зависит качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации. Объем и характер создаваемых документов влияют и на организацию работы по их защите. Кроме того, в процессе документирования создается документальная база, раскрывающая историю предприятия.