Проверки наличия конфиденциальных документов

Проверки наличия конфиденциальных документов являются важной составной частью конфиденциального делопроизводства. Цель проверок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается путем установления соответствия фактического наличии документов учетным данным на них, выявления отсутствующих документов и принятия мер по их розыску.

Проверки направлены и на выявление неучтенных по каким-либо причинам конфиденциальных документов, установление этих причин и взятие таких документов на учет.

'Положение о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения" предусматривает проведение проверок наличия документов не реже одного раза в год, допуская тем самым возможность их проведений только один раз в год. Однако при такой периодичности резко снижается вероятность своевременного обнаружения утрат документов и их нахождения. Чем чаще проводятся проверки, тем больше гарантий обеспечения сохранности документов. Проверками должны быть охвачены не только документы, но и дела, а также носители конфиденциальной информации.

Кроме того, существуют так называемые нерегламентные проверки фактического наличия документов, которые проводятся по мере возникновения необходимости в них.

В целях обеспечения контроля за проведением всех необходимых проверочных операций и избежания их дублирования необходимо проставлять соответствующие отметки о проверках.

Для проверки правильности проставления регистрационных данных бумажных носителей должны привлекаться журнал учета бумажных носителей и носители. В журнале и на носителе проверяется соответствие записей об учетном номере и грифе конфиденциальности носителя, дате регистрации, виде, наименовании или назначении носителя, количестве листов. В носителе проверяется правильность нумерации листов. Отметка о проверке проставляется в журнале рядом с номером носителя.

Для проверки правильности проставления отметок об отправлении документов привлекаются учетные журналы, в которых заре-гистрированы отправленные документы, и сопроводительные материалы, по которым отправлены документы (реестры, расписки, квитанции, сопроводительные письма). В журнале и сопроводи-

тельном документе проверяется соответствие записей о номере, грифе конфиденциальности, виде и наименовании документа, адресате, номерах отправленных экземпляров (по документам, зарегистрированным в журнале учета поступивших документов, вместо номеров экземпляров проверяется количество отправленных листов), наименовании, номере и дате сопроводительного документа.

Годовая проверка наличия дел должна проводиться после подшивки в дела истекшего года всех поступивших и изданных за этот год документов и после закрытия дел (просчета листов, составления заверительной надписи дела, его прошивки и опечатывания). Если отдельные документы требуют длительного исполнения и поэтому не могут быть подшиты в дела, то их следует перерегистрировать в журнал учета документов следующего года с целью закрытия соответствующего дела за истекший год, однако по документам постоянного срока хранения такая перерегистрация может допускаться как исключение.

Нерегламентные проверки наличия конфиденциальных носителей, документов и дел проводятся при смене руководителя и сотрудников подразделения конфиденциального делопроизводства, их временном отсутствии (болезнь, командировка, отпуск), временном отсутствии исполнителей, нарушении оттисков печатей на хранилищах документов, ликвидации предприятия. Во всех случаях они осуществляются путем проверки соответствия фактического наличия носителей, документов и дел учетным данным на них.

Подводя итоги данной главы, можно сделать вывод, что:

1. Важнейшая цель записи учетных данных состоит в обеспечении сохранности конфиденциальных документов и предотвращении таким образом утечки содержащейся в документах информации.

2. Номенклатура конфиденциальных дел, определяя наименования (заголовки) дел и выступая тем самым в роли плана распределения исполненных документов по делам, одновременно устанавливает индексы и сроки хранения дел и является составной частью системы доступа к конфиденциальным документам.

3. Экспертиза ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого в дело документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела.

4. Для обеспечения физической сохранности конфиденциальных документов, дел и носителей, а также для предотвращения утечки содержащейся в них информации должен быть установлен специальный режим их хранения.

5. Уничтожение дел, документов и учетных журналов (картотек) должно производиться путем сжигания или с помощью бумагорезательной машины. При уничтожении документов вне территории предприятия доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте и принимаются меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц.

6. Проверки наличия конфиденциальных документов являются важной составной частью конфиденциального делопроизводства. Цель проверок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается путем установления соответствия фактического наличии документов учетным данным на них, выявления отсутствующих документов и принятия мер по их розыску.

Заключение

 

Подводя итоги, следует отметить, что организация и технология конфиденциального делопроизводства не регламентированы государственными нормативными актами. Их должен определять обладатель конфиденциальных документов, учитывая специфику деятельности предприятия. Однако при этом ему необходимую руководствоваться определенными нормами и правилами работы с конфиденциальными документами, обеспечивающими нужный уровень функционирования предприятия, сохранность документов и конфиденциальность содержащейся в них информации.

К сожалению, имеющиеся на сегодняшний день нормативные акты правового регулирования в области конфиденциальной информации не являются исчерпывающими, что создает определенные сложности и необходимость в совершенствовании законодательства касательно конфиденциальной информации.

Документирование конфиденциальной информации является важнейшей составной частью конфиденциальной делопроизводства, поскольку от правильности оформления документов зависит качество и эффективность управленческой и производственной деятельности, достоверность и юридическая сила документов, трудоемкость их обработки и качество организации. Объем и характер создаваемых документов влияют и на организацию работы по их защите. Кроме того, в процессе документирования создается документальная база, раскрывающая историю предприятия.

Важнейшая цель записи учетных данных состоит в обеспечении сохранности конфиденциальных документов и предотвращении таким образом утечки содержащейся в документах информации.

Номенклатура конфиденциальных дел, определяя наименования (заголовки) дел и выступая тем самым в роли плана распределения исполненных документов по делам, одновременно устанавливает индексы и сроки хранения дел и является составной частью системы доступа к конфиденциальным документам.

Экспертиза ценности документов дела проводится путем изучения содержания каждого подшитого в дело документа и установления его соответствия сроку хранения и номерам статей перечня, указанным на обложке дела.

Для обеспечения физической сохранности конфиденциальных документов, дел и носителей, а также для предотвращения утечки содержащейся в них информации должен быть установлен специальный режим их хранения.

Уничтожение дел, документов и учетных журналов (картотек) должно производиться путем сжигания или с помощью бумагорезательной машины. При уничтожении документов вне территории предприятия доставка их к месту уничтожения производится на служебном транспорте и принимаются меры, исключающие доступ к документам посторонних лиц.

Проверки наличия конфиденциальных документов являются важной составной частью конфиденциального делопроизводства. Цель проверок состоит в обеспечении контроля за сохранностью документов. Это достигается путем установления соответствия фактического наличии документов учетным данным на них, выявления отсутствующих документов и принятия мер по их розыску.

Итак, в отличие от открытых документов к обработке конфиденциальных документов предъявляются следующие серьезные требования, которые в определенной степени гарантируют решение задач защиты документов от различных угроз:

1. Централизация всех стадий, этапов, процедур и операций по обработке и хранению конфиденциальных документов;

2. Учет всех без исключения конфиденциальных документов;

3. Операционный учет технологических действий, производимых с традиционным (бумажным) или электронным носителем (в т.ч. чистым) и документом, учет каждого факта “жизненного цикла” документа;

4. Обязательный контроль за вторым работником службы КД правильности выполнения учетных операций;

5. Учет и обеспечение сохранности не только документов, но и учетных форм;

6. Ознакомление или работа с документом только на основании письменной санкции (разрешения) полномочного руководителя, письменного фиксирования всех обращений персонала к документу;

7. Обязательная роспись руководителей, исполнителей и технического персонала при выполнении любых действий с документом в целях обеспечения персональной ответственности сотрудников учреждения, фирмы за сохранность носителя и конфиденциальность информации;

8. Строгий контроль за выполнением персоналом введенных в учреждении, фирме правил работы с конфиденциальными документами, делами и базами данных, обязательных для всех категорий персонала;

9. Систематическая (периодическая и разовая) проверка наличия документов у исполнителей, в делах, базах данных, на машинных носителях, ежедневный контроль за сохранностью, комплектностью, целостностью и местонахождением каждого конфиденциального документа;

10. Коллегиальность процедуры уничтожения документов, дел и баз данных;

11. Письменное санкционирование полномочным руководителем процедур копирования и размножения бумажных и электронных конфиденциальных документов, контроль за технологией выполнения этих процедур.