Формирование личных дел работников

Формирование дела – группировка исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и порядком, предусмотренным в отношении данного вида дел [1, с. 15].

Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность.

Формирование личного дела производится непосредственно после приема (перевода) работника. В личные дела группируются документы, представленные сотрудниками при поступлении на работу, а также образующиеся в период их профессиональной деятельности на данном предприятии, в том числе [2, с. 2]:

▪ личный листок по учету кадров или анкета (Приложение 3);

▪ дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете) (приложение 5);

▪ автобиография (Приложение 4);

▪ копии документа об образовании;

▪ трудовой договор (второй экземпляр);

▪ договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);

▪ характеристики (рекомендательные письма);

▪ заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность) (Приложение 6);

▪ выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (Приложение 7) (о перемещении на другие должности);

▪ выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;

▪ выписки (копии) документов об аттестации (отзывы, аттестационные листы и пр.).

С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются в отдельную папку, производится его первичное оформление. С этой целью:

▪ оформляется обложка личного дела (Приложение 1), обложка имеет заголовок личного дела – это фамилия, имя, отчество работника в именительном падеже, если работник поменял фамилию после оформления личного дела, то его старая фамилия будет указана в скобках, а новая написана над ней.

· личному делу присваивается учетный номер (индекс);

· производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;

· в личное дело вкладывается опись документов личного дела (Приложение 2).

Опись документов личного дела представляет собой перечень документов, помещенных в личное дело. Она содержит информацию о номерах страниц личного дела, на которых расположен конкретный документ и помогает быстро его найти, указываются сведения о названиях документов, которые включены в дело, их датах и индексах. Опись подшивается сразу при заведении личного дела и заполняется по мере поступления документов в течение трудовой деятельности работника. Нумерация листов внутренней описи производится отдельно от листов личного дела.

Не рекомендуется включать в личные дела документы, имеющие временный срок хранения – до 10 лет (например, справки о составе семьи, о состоянии здоровья и т.п.). Срок хранения документа поможет определить Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения.

При поступлениина работу сотрудник заполняет бланки документов: личный листок по учету кадров и автобиографию.

Личный листок по учету кадров (аналогичная форма – анкета) – перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.д. Работник заполняет листок (анкету) от руки при поступлении на работу. Ответы на вопросы дает полностью, без сокращений, пропусков, исправлений на основании личных документов - паспорта, трудовой книжки, документов об образовании. На личный листок наклеивается фотография работника. Личный листок должен быть проверен сотрудником, ответственным за документационное обеспечение кадровой деятельности в организации. Имеет место документ, именуемый дополнение к личному листку (анкете), в котором указывают сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка (анкеты). В нем указывают Ф.И.О. работника и два раздела. Первый раздел фиксирует перемещение работника по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности, а также соответствующий документ, подтверждающий это обстоятельство. Второй раздел фиксирует изменения в образовании, семейном положении, награждениях и т.п. Все изменения также должны быть подтверждены соответствующими документами. Дополнение к личному листку (анкете) заполняет работник, ведущий документы по кадрам. При этом в реквизитах к дополнению должна стоять отметка о проверке личного дела с подписью и датой.

Личный листок по учету кадров должен быть подписан составителем. В нем также должна быть указана дата заполнения. Когда листок заполнен, в него уже нельзя вносить изменения и дополнения.

Анкета отражает дополнительные сведения о работнике. Она может быть заполнена наряду с личным листком по учету кадров. В анкете работником указываются следующие сведения: дата рождения; пол; место жительства и домашний телефон; семейное положение; образование, специальность; отношение к воинской обязанности; предыдущее (-ие) место (-а) работы; заболевания, по причине которых работник затрудняется выполнять трудовые функции; а также иные сведения, ознакомление работодателя с которыми работник считает нужным.

В анкету обязательно должна быть вклеена фотография работника.

Если персональные данные работника изменились, то работник в письменной форме уведомляет об этом работодателя в четырнадцатидневный срок.

Работодатель вправе по мере необходимости истребовать у работника дополнительные сведения. В этом случае работник должен предоставить такие сведения, и в случае необходимости, для достоверности, предъявить подтверждающие документы.

К заполнению анкеты предъявляют те же требования, что и к заполнению личного листка по учету кадров. Анкета должна быть подписана работником по кадрам – специалистом кадровой службы.

Автобиография – документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Автобиография пишется сотрудником собственноручно, в произвольной форме без исправлений, в одном экземпляре, излагая основные события своей жизни в хронологической последовательности. Внизу ставится дата написания, подпись работника и ее расшифровка.
В автобиографии отражаются следующие сведения: